„Mimo rosnącej popularności elektronicznych formularzy w dalszym ciągu wiele danych trafia do firm w  formie papierowej. Dotyczy to dokumentów takich jak testy, ankiety, listy, umowy, kontrakty, faktury, które zawierają istotne informacje dla wielu procesów biznesowych. Dzięki włączeniu do naszego portfolio produktów ABBYY Recognition Server oraz ABBYY FlexiCapture uzyskaliśmy narzędzia, które pozwalają automatycznie rozpoznać typy papierowych dokumentów i następnie pozyskać z nich dane na potrzeby przepływów tworzonych na platformie SharePoint 2013 przy użyciu narzędzia Datapolis Workbox 2013. Oba rozwiązania ABBYY cechuje skalowalna architektura pozwalająca na przetwarzanie dużej ilości dokumentów w systemie bez żadnych ograniczeń.” – powiedziała Magdalena Bogucka,  Business Development Manager w Grupie Passus.

ABBYY Recognition Server jest zaawansowanym rozwiązaniem serwerowym, które umożliwia automatyzację procesu skanowania i rozpoznawania wielostronicowych dokumentów. System umożliwia konwersję dokumentów do pliku w dowolnym formacie. Proces skanowania, przetwarzania, weryfikacji oraz indeksacji dokumentów może odbywać się równocześnie na jednym stanowisku roboczym lub w środowisku rozproszonym. Wersja oprogramowania dla środowisk rozproszonych zawiera dodatkowe funkcjonalności, takie jak zarządzanie procesem przetwarzania dokumentów, prawami użytkowników i ustawieniami konfiguracyjnymi systemu. Administrator ma również możliwość generowania raportów dotyczących pracy systemu.

ABBYY FlexiCapture umożliwia selektywne przechwytywanie danych z dowolnego rodzaju dokumentów. Technologii ABBYY pozwala na dokładne rozpoznawanie tekstu drukowanego, pisma odręcznego, pisma blokowego, pól wyboru, a także jedno i dwuwymiarowych kodów kreskowych. Funkcja automatycznej walidacji danych pozwala wyeliminować ryzyko wystąpienia błędów przy przechwytywaniu informacji. Najczęściej zawartość dokumentów weryfikowana jest z zewnętrzną bazą danych, a także sprawdzana jest poprawność sumy kontrolnej w kodach kreskowych, numerach PESEL, kodach pocztowych itp. System może sprawdzać poprawność dokumentów również w oparciu o dodatkowe bazy słownikowe. FlexiCapture wykorzystuje szablony FlexiLayout, które umożliwiają znalezienie najważniejszych danych na stronach dokumentów o zmiennym układzie. Oznacza to brak konieczności stosowania standardowych szablonów wskazujących pola z danymi do zeskanowania. System potrafi również automatycznie rozpoznać rodzaj formularza lub dokumentu, a także wykryć początek nowego dokumentu oraz obecność załączników.

Datapolis Workbox, jest narzędziem, które umożliwia modelowanie i zarządzanie przepływami pracy (ang. workflows) i dokumentów w środowisku SharePoint 2013. Doskonale sprawdza się jako rozwiązanie m.in. do projektowania obiegu dokumentów, wdrażania procesu zamówień, rozliczenia projektów lub czasu pracy, a także projektowania systemu help desk. Datapolis Workbox wykorzystuje dwie warstwy logiczne: biznesową i techniczną. Pierwsza obrazuje proces i jego fazy, druga tworzy przestrzeń pozwalającą automatyzować procesy. Obie warstwy tworzą jedno wspólne narzędzie dla menadżerów, analityków, projektantów, informatyków i uczestników procesu. Wydzielenie logiki biznesowej pozwala skupić się na celach i fazach procesu, odzwierciedlając ludzki sposób podejmowania decyzji.

Z rozwiązaniem Datapolis Workbox można zapoznać się na stronach testowych, które umożliwiają bezpłatne tworzenie własnych przepływów w wirtualnym środowisku SharePoint 2013. Testy pozwalające ocenić możliwości oprogramowania, z wykorzystaniem do 5 kont użytkowników, mogą być prowadzone bez ograniczeń czasowych.