Od czego zacząć optymalizację procesu obsługi kancelarii w firmie? Przedstawiamy kilka kluczowych działań, które pozwolą zwiększyć efektywność obiegu korespondencji i zmniejszyć nakłady finansowe na obsługę tego obszaru.

Krok 1: Audyt procesu

Optymalizowanie kancelarii powinien poprzedzić audyt, weryfikujący obecny kształt procesu i wskazujący elementy wymagające zmiany. Na początku pracy warto sklasyfikować kategorie obsługiwanej przez firmę korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Ważna jest zarówno ilość, jak i rodzaj poszczególnych przesyłek, a także poziom ich poufności (kto jest uprawniony do ich otwierania). Następnie należy ustalić ścieżkę poszczególnych rodzajów korespondencji – do jakich działów i osób trafiają? Czy kluczowe jest ich terminowe dostarczenie do adresatów? Które mają najwyższy priorytet, a które mogą poczekać? Czy występują zbędne punkty przestoju przesyłek?

Analizie podlegać powinny także godziny dostarczania i odbiorów listów oraz warunki współpracy z firmami zewnętrznymi (operatorami pocztowymi i firmami kurierskimi). Na tym etapie organizacja powinna podjąć decyzję czy decyduje się na skanowanie całości lub części korespondencji i przejście na jej elektroniczny obieg. Czy skorzysta z gotowego, dostępnego na rynku rozwiązania czy pójdzie w kierunku aplikacji dedykowanej?

Krok 2: Optymalizacja i monitoring procesu

Następnym etapem po przeprowadzeniu audytu jest wyodrębnienie najczęściej występujących kategorii korespondencji. Każdej z nich należy przypisać właściwe SLA. Z pewnością inny priorytet zostanie nadany dokumentom adresowanym do zarządu, a inny przesyłkom wysłanym na ogólny adres biura, bez wskazania konkretnej osoby.

Dobrze zorganizowana obsługa kancelaryjna powinna umożliwiać bieżące monitorowanie procesu. Pozwala to kontrolować terminowość dostarczania przesyłek, sprawdzać ich bieżące statusy, ograniczać przypadki zagubienia korespondencji czy skierowania jej do niewłaściwego adresata. Bardzo ważne jest objęcie tym procesem wszystkich kategorii przesyłek – nie tylko tych listów poleconych, ale także tych zwykłych, przesyłek kurierskich i innych rodzajów.

Jak skutecznie monitorować pracę kancelarii? Z pewnością pomoże w tym wprowadzenie kodów kreskowych dla każdej przesyłki. Są one następnie rejestrowane i opisywane w systemie kancelaryjnym. Adresat może otrzymać automatyczne powiadomienie o czekającej na niego korespondencji. Warto zastosować także elektroniczne potwierdzanie przyjęcia lub wydania przesyłek.

Niezwykle istotne jest opracowanie optymalnej ścieżki procesowej poszczególnych rodzajów korespondencji. Z jednej strony musi ona uwzględniać terminy, w których przesyłki należy dostarczyć do adresatów, z drugiej w efektywny sposób planować drogę pokonywaną przez osoby dystrybuujące dokumenty. Dla organizacji składających się z wielu komórek organizacyjnych sprawdzą się systemy nadzoru obiegu dokumentów, np. wykorzystujące technologię HandHeld (elektronicznych czytników). Umożliwiają one wczytanie mapy budynku lub budynków, w których mieści się firma. Kurier roznoszący korespondencję może więc w optymalny sposób przejść trasę dostaw poszczególnych listów do wybranych komórek organizacyjnych.

Krok 3: Digitalizacja korespondencji

Biuro funkcjonujące bez papieru staje się wyzwaniem dla całej branży. Szereg dokumentów musi mieć formę fizyczną. Dalsze usprawnianie procesu kancelaryjnego umożliwia przetwarzanie korespondencji na wersję elektroniczną. Pozwala to na szybki i wygodny dostęp do dokumentów i jednoczesną pracę nad daną sprawą przez wielu pracowników. Zabezpiecza także oryginały przesyłek przed zniszczeniem czy zaginięciem. Papierowa wersja korespondencji jest wykorzystywana tylko w określonych przypadkach, co skuteczniej chroni informacje zawarte w takich dokumentach.

Krok 4: Elektroniczny obieg dokumentów

Jeśli dokumenty podlegają skanowaniu, ich obrazy mogą zostać automatycznie umieszczone w kolejkach procesowych właściwych osób lub komórek organizacyjnych. Na czym to polega? Wpływająca do firmy faktura po zeskanowaniu jest wprowadzana do systemu i przekazywana kolejno do właściwych osób merytorycznych akceptujących dany koszt, a następnie do działu księgowości. Wraz z zadaniem wskazywany jest termin, w którym należy wykonać określone czynności. Takie działanie zapewnia nie tylko terminową realizację poszczególnych zadań, ale również pomaga w monitorowaniu wydajności procesów i działań pracowników.

Krok 5: Archiwizacja korespondencji

Przechowywanie papierowych oryginałów korespondencji wymaga wygospodarowania przez firmę odpowiednich zasobów. Powierzchnia magazynowa, kartony czy wynagrodzenia osób obsługujących archiwum to dla organizacji wymierne koszty. Dużo efektywniejszym rozwiązaniem może okazać się przekazanie papierowych wersji dokumentów firmie zewnętrznej, która w razie potrzeby udostępni dany dokument w wersji papierowej lub elektronicznej.