Efektywne zarządzanie przebiegiem procesów
|
Umiejętne zarządzanie przebiegiem procesów ma ogromne znaczenie w kontekście efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. W efekcie czego coraz większą rolę w sprawnym działaniu firmy odgrywają systemy wspomagając zarządzanie procesami.
System zarządzania przebiegiem procesów (ang. workflow) to pewien ustrukturalizowany sposób przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami zajmującymi konkretne stanowiska w przedsiębiorstwie. Workflow, w dosłownym tłumaczeniu, oznacza przepływ pracy, ale termin ten bywa również tłumaczony jako automatyzacja procedur administracyjnych. Jednak mimo licznych definicji, ciężko jest całościowo określić istotę tego procesu. Stanowi on bowiem połączenie nowoczesnych technologii z dogłębną analizą organizacyjną oraz elementami nauk humanistycznych (przede wszystkim psychologii pracy zespołowej oraz lingwistyki).
Należy zaznaczyć, iż systemy zarządzania przebiegiem procesów nie odnoszą się wyłącznie do przepływu dokumentów. Są one również narzędziem umożliwiającym skuteczne zarządzanie procesami biznesowymi. Z tego też względu mają one zastosowanie przede wszystkim w branżach, w których ilości realizowanych procesów biznesowych jest duża, czyli np. związanych z obsługą klienta i produkcją, gdzie podstawę stanowi dobra koordynacja oraz kontrola stanu wykonywania zadań będących elementami konkretnego procesu.
Na systemy workflow składają się różne moduły, takie jak moduł e-faktur, moduł księgowania, moduł płatności, moduł zamówień zakupu czy moduł faktur zakupu (więcej na: http://www.mddp-outsourcing.pl/uslugi/flexi-workflow-system/modul-faktur-zakupu/). Takie systemy coraz częściej posiadają również liczne funkcjonalności dodatkowe, jeszcze powiększające spektrum ich możliwości.
Systemy workflow istotnie ułatwiają zarządzanie procesami, co wynika z możliwości sprawnego podziału zadań i organizacji wszystkich etapów procesu. Każdy pracownik wie co leży w jego kompetencjach i za którą część procesu jest odpowiedzialny. Systemy te umożliwiają również swobodny monitoring efektywności i sposobu realizacji konkretnych zadań, dzięki czemu możliwa jest modyfikacja zaplanowanego harmonogramu oraz optymalizacja prowadzonych działań. Tego typu systemy są wykorzystywane przede wszystkim w branżach, gdzie podstawą działania jest praca zespołowa, gdyż umożliwiają dokładne określenie zakresu czynności, w procesie przetwarzania dokumentu, będących w kompetencjach danego pracownika.
Nadesłał:
admin11
|
