Embedos wdrożył obieg dokumentów w Kościerzynie
Firma Embedos wdrożyła w Starostwie Powiatowym w Kościerzynie system elektronicznego obiegu dokumentów. Nowy system ułatwił mieszkańcom załatwianie spraw urzędowych, usprawnił pracę urzędu oraz wpłynął na zwiększenie atrakcyjności regionu wśród inwestorów.
Elektroniczny obieg umożliwia petentom przekazywanie wniosków i innych pism do urzędu drogą elektroniczną. Do tej pory każdy mieszkaniec Kościerzyny musiał osobiście udać się do siedziby powiatu – nierzadko z całym plikiem dokumentów.
W samym zaś urzędzie nie tylko musiał znaleźć odpowiedni dział, gdzie jego dokumenty zostaną przyjęte, ale też odstać w kolejce. Teraz każdy dokument można przesłać drogą elektroniczną lub po prostu wypełnić elektronicznie odpowiedni formularz. Starosta powiatu kościerskiego, Wiesław Baryła wymienia zalety nowego rozwiązania: „System umożliwia obywatelom załatwianie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu, co więcej, każdy może sprawdzić czy złożony przez niego elektroniczny wniosek został już rozpatrzony. Można to zrobić poprzez stronę internetową lub za pomocą wiadomości SMS.”
Usprawniona praca urzędników
E-obieg usprawnił znacznie pracę urzędników. Wszystkie dokumenty, mające niejednokrotnie kilkanaście stron, przekazywane były wcześniej w formie tradycyjnej: papierowe wydruki i wielokrotne kserokopie dla każdej osoby, która zajmuje się daną sprawą. Potęgowało to możliwość zagubienia dokumentów podczas przekazywania i wiązało się z dużym zużyciem papieru. Od teraz w formie papierowej przygotowywane są jedynie niezbędne dokumenty, takie jak akty prawne czy oryginały pism urzędowych. Oszczędność czasu odczuli także starosta, wicestarosta oraz sekretarz, którzy mogą zatwierdzać dokumenty za pomocą VPN i podpisu kwalifikowanego.
Serce systemu
Podstawą uruchomionego w Kościerzynie systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest serwer ethernus 2 corporate z oprogramowaniem EmbedOS 2.0. Rozwiązanie stanowi zintegrowaną platformę programowo-sprzętową i umożliwia m.in. udostępnianie dokumentów jedynie uprawnionym użytkownikom, bezpieczny zdalny dostęp VPN, ochronę danych przed wirusami, jak również zabezpieczenie przed utratą przechowywanych na serwerze danych. „Oferowane przez nasza firmę rozwiązanie e-Urząd umożliwia kompleksową informatyzację jednostek administracji terytorialnej, zgodną z wymogami ustawodawcy. Dzięki temu możemy z powodzeniem realizować najróżniejsze wdrożenia, dostosowując ofertę do specyfiki konkretnego urzędu czy instytucji" – podkreśla Łukasz Bieńko, dyrektor generalny firmy Embedos. Aplikacją obsługującą obieg dokumentów jest system e-obieg firmy e-Studio - użytkownik uzyskuje do niej dostęp za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej.
e-Kościerzyna przyszłości
Po wprowadzeniu w Urzędzie Powiatowym rozwiązań Embedosa: elektronicznego obiegu dokumentów i przekazywania dokumentów, Starostwo planuje zaimplementować podobne rozwiązania w jednostkach podległych, takich jak szkoły czy zakłady budżetowe. Następnym krokiem w usprawnieniu pracy starostwa będzie zakup i wdrożenie infomatów.
Nadesłał:
Embedos sp. z o.o.
http://www.embedos.com 
|
