Lobos Sp. z o.o. jest dystrybutorem szerokiego asortymentu akcesoriów, materiałów eksploatacyjnych i urządzeń do wyposażenia biur. Od 2007 r. wsparciem dla procesów zarządzania firmą jest system ERP Sente, który w 2013 r. został rozbudowany również o obszar dotyczący planowania zamówień i zarządzania gospodarką magazynową (w tym system WMS).

Dotychczasowe przekształcenia oparte na rozwiązaniach informatycznych Sente przyniosły tak dobre wyniki, że zarząd spółki Lobos podjął decyzję o kolejnych zmianach, tym razem mających na celu poszerzenie oferty i rynku sprzedaży. Narzędziem informatycznych umożliwiającym realizację tych planów jest specjalistyczny moduł Zintegrowane Kanały Sprzedaży (ZKS) będący częścią funkcjonującego już w firmie systemu ERP .

Cele wdrożenia – szersza oferta i rynek sprzedaży

Przeważającą część klientów firmy Lobos stanowią odbiorcy końcowi w modelu B2B, którzy obsługiwani są w 80% telefonicznie, a w pozostałej części za pomocą witryny handlowej. Obecnie asortyment dystrybutora wynosi 44 tys. produktów. Wprowadzenie planowanych zmian ma za zadanie zwiększyć katalog produktów do kilkuset tysięcy różnych pozycji (elektr. sprzęt biurowy, urządzenia i art. biurowe, także art. spożywcze, chemiczne, bhp i drobny sprzętu agd) bez konieczności zwiększania powierzchni magazynowych.

Kolejnym zadaniem nowych rozwiązań jest ułatwienie przedstawicielom handlowym dostępu do danych na temat całego asortymentu firmy oraz jej klientów poprzez aplikację mobilną na tablety.

Z drugiej strony bardzo istotną nową funkcją będzie budowa kanału sprzedaży omijającego udział handlowca w obsłudze rutynowych zamówień. Dotychczas pozyskiwane od sprzedawcy informacje i realizowane przez niego kolejne kroki procesu sprzedażowego klient będzie mógł wykonać sam - za pomocą panelu w witrynie internetowej.

Metody wprowadzenia planowanych zmian

Wdrożenie rozwiązań systemu ERP w obszarze ZKS opierać się będzie o istniejącą witrynę handlową i integrację systemu ERP Sente funkcjonującego w Lobosie z oprogramowaniem dostawców. W pierwszej fazie wdrożenia zostaną przygotowane mechanizmy importowania kartotek towarowych kilku największych dostawców, w przyszłości planowane jest zintegrowanie z pozostałymi kontrahentami. Mechanizmy będą obejmować pełną informację o asortymencie wraz z cenami, czasem dostawy i stanami magazynowymi dostawcy. Istotą projektu jest automatyczne aktualizowanie informacji o produktach, przekształcanie opisów produktów, budowanie informacji o parametrach produktów tak, aby zarządzanie tak dużą kartoteką było efektywne i możliwe jak najmniej angażujące pracy ludzkiej. Poprzez panel na stronie internetowej klient we własnym zakresie będzie mógł sprawdzić wszelkie interesujące go dane na temat produktu, a następnie dokonać zamówienia oraz na bieżąco kontrolować stan jego realizacji.

Poza tym zostanie rozbudowana funkcjonalność obszaru CRM po to, żeby zbierać i przetwarzać dane o kliencie i jego kontaktach z firmą. Od strony technologicznej wsparciem dla rozwiązań systemowych stanie się aplikacja mobilna na tablety pomagająca handlowcowi w jego codziennej pracy - umożliwiająca przygotowanie się do rozmowy z klientem, rejestrację kolejnych kroków wizyty handlowej, prezentację produktów i tworzenie ofert. Do wszystkich tych danych przedstawiciel handlowy będzie miał dostęp w każdej chwili online poprzez stronę www.

Wprowadzenie nowych modułów systemu ERP pozwoli także na stałą i bieżącą możliwość oceny rentowności współpracy z klientami i wykonywanych transakcji na każdym etapie kontaktów z odbiorcami (oferta, zamówienie, faktura) i różnym poziomie agregacji.

Optymalizacja procesu sprzedaży zwiększy rentowność firmy

Planowane zmiany pozwolą zoptymalizować procesy zachodzące w firmie Lobos Sp. z o.o. przede wszystkim na styku obszarów obsługi klienta i sprzedaży. Ciężar sprzedaży zostanie przesunięty z handlowców na witrynę www.

Usprawnienia wpłyną także na funkcjonowanie działów logistyki i magazynu. Poprzez integrację z sytemami dostawców i biezącą informację na temat dostępnego asortymentu spółka Lobos eliminuje konieczność utrzymywania rozbudowanej sieci własnych magazynów czy zwiększania ich powierzchni przy jednoczesnym kilkunastokrotnym zwiększeniu wolumenu oferowanego asortymentu.

W efekcie zasoby firmy będą wykorzystywane bardziej efektywnie, co przyczyni się do spadku kosztów, wzrostu sprzedaży i zwiększenia rentowności przedsiębiorstwa oraz zwiększenia przewagi nad konkurencją.

Autor i źródło: Sente Systemy Informatyczne