Firmowe dokumenty - gdzie je składować?
|
Praktycznie każda firma generuje wiele dokumentów, takich jak chociażby faktury, rachunki i dokumenty kosztowe. Jeżeli doliczymy do tego chociażby wiele rodzajów umów, a także skomplikowane rozliczenia kadrowe, to mamy niesamowity bałagan.
Oczywiście w większości przypadków wszystkimi tego typu kwestiami zajmie się za nas w stu procentach nasze biuro rachunkowe, albo też zatrudniona u nas księgowość. Jednak czasami dokumentów generujemy niesamowicie wielkie ilości, które zbliżają się do kilku ton rocznie. W takiej sytuacji będziemy musieli również skorzystać z rozwiązania takiego jak archiwizacja dokumentów.
Archiwizacja dokumentów a prawo
Zgodnie z polskim prawem musimy dokumenty firmowe przez pewien czas przechowywać i udostępniać je w dowolnym momencie na życzenie niektórych instytucji zajmujących się w naszym kraju chociażby administracją i kontrolami firm. Dlatego odpowiednio zarchiwizowane dokumenty są podstawą do tego, by nasza firma prosperowała normalnie. Tony zalegających dokumentów niestety nie w każdym wypadku mogą być w wersji papierowej. Naturalnie na dzień dzisiejszy prawo umożliwia nam archiwizowanie dokumentów również w formie elektronicznej(koniecznie sprawdź np. http://www.business-care.pl/uslugi/archiwizacja.html). To dla nas także niesamowite uproszczenie, bowiem dobrze zabezpieczone serwery firm, które oferują nam usługi takie jak archiwizacja dokumentów są bezpiecznym miejscem dla wszystkich naszych dokumentów jakie generujemy w olbrzymich ilościach.
Czy musi być skomplikowana?
Jak więc widać archiwizacja dokumentów nie musi być niczym skomplikowanym i przy większych korporacjach nie musi wcale wiązać się z wynajmowaniem wielkich przestrzeni magazynowych na takie stosy dokumentów, po które de facto sięgamy niezmiernie rzadko. Wiele firm oferuje właśnie takie rozwiązania jak elektroniczna archiwizacja dokumentów, aczkolwiek znajdziemy również takie, które przechowają za nas takie dokumenty w wersjach tradycyjnych.
O ile w przypadku prowadzenia małej działalności gospodarczej liczba dokumentów jest na tyle niewielka, że możemy je pomieścić w kilku szafach po rastru latach prowadzenia firmy, o tyle w przypadku większych firm czy spółek, takie szafy wypełnialibyśmy dokumentami praktycznie każdego dnia. Dlatego też należy zadbać o to, by w naszej firmie jeżeli się ona rozrasta archiwizacja dokumentów stała na najwyższym poziomie zarówno organizacyjnym jak i prawnym.
Dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z możliwości elektronicznej archiwizacji wszystkich naszych dokumentów firmowych. To oszczędność czasu, miejsca, pieniędzy, a na dodatek znacznie łatwiejszy dostęp do poszukiwanych w archiwum dokumentów.
Nadesłał:
brenna
|
