Jak elektroniczne archiwizować dokumenty?
Wydatki na druk można zmniejszyć poprzez zapisywanie i archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej. SMARTSCAN, najnowsza aplikacja Konica Minolta, pozwala na łatwą zamianę dokumentów drukowanych na pliki elektroniczne, co ułatwia ich przechowywanie i usprawnia przepływ informacji w firmie.
Większość urządzeń wielofunkcyjnych do biur jest standardowo wyposażonych w skanery oraz oprogramowanie umożliwiające zamianę dokumentów papierowych na pliki JPG, TIFF oraz PDF. Dodatkowo, można je także wyposażyć w moduł I-OPTION, który pozwala na zamianę tekstu pisanego na tzw. przeszukiwalne pliki PDF. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo – bo w formie elektronicznej – archiwizować wszelkie potrzebne materiały. Co więcej, moduł ten umożliwia przeszukiwanie dokumentów pod kątem konkretnych słów i fraz kluczowych. Inżynierowie Konica Minolta poszli jednak o krok dalej i od niedawna dostępne jest najnowsze, autorskie rozwiązanie o nazwie SMARTSCSAN, służące do digitalizacji i dokumentów.
Inteligentne skanowanie
Poza standardowymi formatami JPG, TIFF i PDF, aplikacja SMARTSCAN pozwala na szybką zamianę dokumentów drukowanych także do formatu Word, Excel oraz SPDF, czyli przeszukiwalnych plików PDF. W wersji bardziej zawansowanej program automatycznie odróżnia od siebie digitalizowane dokumenty i zapisuje je na serwerze jako odrębne pliki, nadając im inne nazwy. Wystarczy, aby dokumenty w podajniku zostały przedzielone pustą, biała kartką. W wersji najbardziej zaawansowanej SMARTSCAN ARCHIVE oferuje użytkownikom program do profesjonalnego archiwizowania danych na serwerze. Aplikacja może być stosowana we wszystkich urządzeniach Konica Minolta, które bazują na technologii OPEN API.
– Rozwiązania Konica Minolta do digitalizacji i archiwizacji dokumentów pozwalają łatwo usprawnić obieg dokumentów w biurze, ograniczyć koszty ich przechowywania oraz szybciej dotrzeć do potrzebnych informacji – mówi Mateusz Macierzyński, kierownik produktu ds. oprogramowania i rozwiązań w Konica Minolta Business Solutions Polska.
Oszczędność czasu, pracy i kosztów
Aplikacja SMARTSCAN jest niezwykle łatwa i wygodna w obsłudze. Pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. W ciągu pięćdziesięciu sekund można zeskanować i zapisać w formie elektronicznej aż dziesięć stron maszynopisu! Ta sama praca zajęłaby profesjonalnej maszynistce co najmniej godzinę. Zamiast zatrudniać sekretarkę do przepisywania dokumentów lub kupować kolejne szafy, aby gromadzić w nich sterty dokumentów, wszystko możemy mieć szybko pod ręką, zapisane w komputerze. Co ważne, równie szybko możemy odszukać potrzebny nam dokument lub dane. Nie trzeba nikogo przekonywać, że łatwo przekłada się to oszczędność czasu i pieniędzy.
Nadesłał:
Marcin Sabała
|
