2013-12-05
Presja stale zmieniającego się świata, nieograniczone wręcz możliwości rozwoju i kolejne wyzwania zawodowe w większości przypadków sprawiają, że prędzej czy później w naszym życiu zaczyna brakować równowagi. Na całkowitym oddaniu się pracy cierpią najczęściej relacje rodzinne. Wbrew pozorom jednak nigdy nie stoimy przed wyborem: coś kosztem czegoś. A kluczem do sukcesu może być efektywne zarządzanie czasem.

Zbliżające się Święta Bożego Narodzenia to zwykle okres, w którym zapominamy o pracy i mocniej angażujemy się w życie rodzinne. Cieszymy się z prostych, ale wykonywanych wspólnie czynności, doceniamy ciepło „domowego ogniska” i wzmacniamy nasze relacje z bliskimi.

Takie warunki to także odpowiedni moment, by ocenić siebie nieco z dystansu. Warto zadać sobie pytanie: co zrobić, by takich przyjemnych chwil było jak najwięcej i jak sprawić, by tuż po nowym roku nie wrócić do powtarzanych wcześniej schematów postępowania?

- W domu ważna jest przede wszystkim ilość czasu spędzonego z rodziną i przyjaciółmi. Nawet chwile poświęcone na błahe rozmowy znacząco poprawiają nasze więzi społeczne. Zupełnie inaczej jest w pracy – tu liczy się wyłącznie jakość czasu, czyli to jak efektywnie potrafimy wykonywać powierzone nam zadania – mówi Grzegorz Frątczak, specjalista zarządzania czasem.

Projektowania swojego czasu nie możemy jednak traktować jako uniwersalnego lekarstwa na wszystkie problemy. To raczej zbiór rozmaitych technik, które są w stanie poprawić skuteczność pracy bez zaniedbywania życia prywatnego. A wybór odpowiedniej metody zależy od naszych indywidualnych potrzeb.

Długofalowe cele i codzienne zadania

Na początku zawsze warto jasno określić stawiane przed nami cele. Pozwoli nam to podjąć świadomą decyzję dotyczącą tego, na czym aktualnie powinniśmy się skupić. Co naturalne, nasze dążenia z czasem będą się zmieniać, nie oznacza to jednak, że powinniśmy postępować bez ułożonego wcześniej planu.

- Wiedząc dokąd zmierzamy będziemy bowiem w stanie działać bardziej racjonalnie i efektywnie. Dużo łatwiej przyjdzie nam także odrzucanie wszystkiego, co nie mieści się w zdefiniowanych wcześniej założeniach. Już samo to gwarantuje istotną oszczędność czasu, który możemy poświęcić np. na rodzinę – dodaje Frątczak.

Wyznaczenia celi długofalowych ma też niebagatelne znaczenie przy próbie zmierzenia się z kolejnym wyzwaniem: organizacją dnia codziennego. Dalekosiężne myślenie znacznie ułatwia nam określenie priorytetów pomniejszych czynności i daje jasną odpowiedź, jak to nad czym obecnie pracujemy wpłynie na naszą przyszłość.

Punktem wyjścia do zachowania zdrowego balansu pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym jest więc zatrzymanie się na chwilę, uzyskanie właściwej perspektywy i świadome ustalenie, do czego tak naprawdę chcielibyśmy dążyć.

Efektywność prostych czynności

Ową równowagę pozwoli nam przywrócić także rozsądne zarządzanie czasem podczas wykonywania obowiązków służbowych. Po wyznaczeniu celi i zadań powinniśmy zatem pomyśleć, jak poprawić naszą efektywność w pracy.

- W większości przypadków ani naszemu pracodawcy, ani tym bardziej nam nie zależy na tym, by w biurze spędzać kolejne nadgodziny. Warto więc przeanalizować swoje nawyki i znaleźć rozwiązania, które zagwarantują nawet drobne oszczędności czasu – zauważa właściciel CEO Solutions.

W praktyce sprowadza się to do kilku prostych zachowań. Przykładowo, skupiając się na konkretnym zadaniu powinniśmy, o ile to możliwe, ignorować telefony czy wiadomości e-mail. Kilkukrotne rozproszenie uwagi w znaczący sposób obniża bowiem naszą efektywność.

Stracone minuty, godziny i dni

Kolejną kwestią jest umiejętność posługiwania się sprzętem komputerowym. I choć brzmi to banalnie, to jak się okazuje większość z nas długie chwile traci chociażby na poszukiwaniu jakiejś opcji edytora tekstu czy arkusza kalkulacyjnego. Zamiast tego warto raz a dobrze poznać używane oprogramowanie, co w przyszłości może zaowocować szybszym wyjściem z pracy.

- Jak pokazują liczne badania, prawie 2/3 pracowników biurowych nie potrafi także szybko pisać na klawiaturze, tracąc w ten sposób nawet do 2 godzin dziennie. Łatwo policzyć, ile dni w skali roku marnujemy z tak błahego powodu. A rozwiązanie jest proste: kurs bezwzrokowego pisania trwa raptem 15 godzin – podpowiada Grzegorz Frątczak.

Powyższe problemy, choć z pozoru nieistotne, pokazują pewną prawidłowość. Nasze życie zawodowe wcale nie musi rozwijać się kosztem relacji rodzinnych. Czasem wystarczy jedynie poprawić zarządzanie swoim… czasem.

Nadesłał: publicum