Z raportu „Poziom partycypacji w Pracowniczych Planach Kapitałowych po IV kohorcie wdrożenia” opracowanego przez Instytut Emerytalny wynika, że niespełna 25% uprawnionych Polaków korzysta z tej formy oszczędzania. – Z jednej strony może to wynikać z obaw Polaków przed „upaństwowieniem” oszczędności, z drugiej – a wiemy to z doświadczenia – wdrożenie PPK w firmach często stanowi prawdziwe wyzwanie. Sprawny system do obsługi planów kapitałowych musi uwzględniać nie tylko założenia ustawy o PPK, ale przede wszystkim specyfikę danej organizacji oraz systemy kadrowe, w oparciu o które ona pracuje – wyjaśnia Arkadiusz Siwek, ekspert firmy wdrożeniowej SAP – Quercus Sp. z o.o., jeden ze współautorów rozwiązania z rodziny Q-Solutions do obsługi PPK – Q-EM PPK.

Etapy wdrożenia aplikacji do obsługi PPK

Projekt wdrożenia oprogramowania do obsługi PPK w firmie trwa około miesiąca, oczywiście pod warunkiem, że firma pracuje na kompatybilnych systemach informatycznych. – Założeniem każdego projektu jest synchronizacja z istniejącymi systemami kadrowo-płacowymi oraz elastyczność, pozwalająca na konfigurację dopasowaną do potrzeb konkretnych organizacji. Tworząc rozwiązanie do obsługi PPK, trzeba bowiem uwzględnić, że będzie ono wdrażane zarówno w małych i średnich przedsiębiorstwach, jak i dużych firmach, grupach kapitałowych składających się z wielu podmiotów oraz jednostkach sektora publicznego. Organizacje te mogą podlegać innym przepisom, system musi być więc na tyle elastyczny, aby takie zmienne móc uwzględnić – podkreśla Maciej Szymanek, ekspert Quercus, odpowiedzialny za część płacową programu Q-EM PPK.

Zbadanie sytuacji wyjściowej jest częścią pierwszego etapu wdrożenia, czyli spotkania organizacyjnego, podczas którego: ustalane są dane na temat systemu, na którym pracują kadry, dokonuje się podziału zadań i ustala się wstępny harmonogram prac. Drugi krok to wgranie oraz dostosowanie rozwiązania (np. Q-EM PPK) w systemie klienta oraz dostosowanie rozwiązania płacowego PPK do istniejących rozwiązań płacowych klienta. Kolejny etap obejmuje testy wewnętrzne (sprawdzenie działania systemu przed udostępnieniem go klientowi). W czwartym kroku klient otrzymuje scenariusze testowe oraz podręcznik do obsługi systemu. Następnie przeprowadzane jest szkolenie z obsługi aplikacji oraz interfejsu PPK. Przedostatni krok to testy podzielone na trzy równoległe fazy: fazę testów aplikacji, interfejsu oraz płac. To czas, podczas którego klient wychwytuje ewentualne błędy systemu i czas na ich skorygowanie. Ostatni etap to odbiór projektu.

– Podzielenie całego wdrożenia na wyraźnie wyodrębnione etapy pozwala na lepsze zarządzanie nim, pełniejszą kontrolę nad postępami prac oraz na szybsze wychwycenie ewentualnych błędów – podkreśla Arkadiusz Siwek, przedstawiciel zespołu projektowego rozwiązania do obsługi PPK w Quercus.

Uczestnicy PPK

Elastyczny program do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych musi uwzględniać wszystkich uczestników tych planów. Są to oczywiście pracodawca i pracownicy, a także instytucja finansowa, której zadaniem jest inwestowanie odprowadzanych składek. Ważnym uczestnikiem PPK jest agent transferowy, którego zadaniem jest prowadzenie ewidencji PPK dla instytucji finansowej (agent transferowy otrzymuje pliki zgłoszeniowe bądź deklaracje pracownicze wprost z narzędzia obsługującego PPK). Ostatnim, nadrzędnym, uczestnikiem PPK jest Polski Fundusz Rozwoju (PFR), odpowiedzialny za prowadzenie centralnej ewidencji.

Program do obsługi PPK powinien automatycznie weryfikować wiek pracowników. Jest to o tyle ważne, że w przypadku grupy wiekowej 18–54 lata pracodawca ma obowiązek zapisania tych osób do PPK (chyba że zgłoszą rezygnację, ale uwaga – rezygnacje są ważne do 31 marca 2023 r., po tym terminie trzeba będzie wysłać je ponownie). Osoby w wieku 55–69 lat zapisywane są do PPK na podstawie złożonych deklaracji dobrowolnego uczestnictwa.

Spełnia czy nie spełnia – analiza warunków, jakie musi spełnić pracownik

Aby móc przystąpić do PPK, pracownik musi jednak spełnić szereg warunków zdefiniowanych w Ustawie z dnia 4 października 2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych. Dobrze skonfigurowany program zweryfikuje każdego z pracowników pod kątem spełnienia pięciu kluczowych warunków. Sprawdzi zatem, czy:

·         pracownik przepracował co najmniej 90 dni na umowie z obowiązkowymi składkami rentowno-emerytalnymi,

·         pracownik ma odpowiedni wiek (więcej niż 18 lat, mniej niż 70 lat), czy przynależy do grupy z zapisem obowiązkowym (18–54 lata), czy do grupy, która musi złożyć deklarację dobrowolnego uczestnictwa (55–69 lat),

·         pracownik jest zatrudniony w polskiej firmie,

·         pracownik nie przebywa w danym miesiącu na urlopie bezpłatnym, a jeżeli przebywa, czy otrzymał przychód ze składkami rentowno-emerytalnymi,

·         w przypadku ponownego zatrudnienia, sprawdza staż pracownika sprzed 12 miesięcy, licząc od daty ponownego zatrudnienia (jeżeli pracownik został zatrudniony na ozusowanej umowie przed datą obowiązku prowadzenia PPK, staż PPK nie jest dla niego sprawdzany).

Po weryfikacji spełnienia bądź nie powyższych warunków program automatycznie nadaje pracownikom odpowiedni status. – Chodzi o to, aby ten proces zautomatyzować, czyli wykluczyć m.in. konieczność ręcznego generowania statusów pracowników. Program jest ustawiany jako zadanie w tle i aktywowany w czasie, kiedy na pewno nie są dokonywane żadne zmiany w danych osobowych, np. nocą. W Q-EM PPK jest to ok. 3 w nocy – o tej porze statusy pracowników są aktualizowane – wyjaśnia Arkadiusz Siwek, ekspert Quercus Sp. z o.o.

Statusy pracowników w PPK:

·         Nieuprawniony do korzystania z PPK (w sytuacji niespełnienia warunków określonych w Ustawie o PPK).

·         Uprawniony na zapis obowiązkowy (dla spełniających warunki osób w wieku 18–54 lata).

·         Uprawniony na zapis dobrowolny (dla spełniających warunki osób w wieku 55–69 lat).

Kluczowe aspekty dobrego programu do obsługi PPK

Jak wskazują specjaliści Quercus, istnieją cztery kluczowe elementy, na które trzeba zwrócić uwagę, tworząc program do obsługi PPK. Pierwszym jest łatwość wdrożenia: dobrze zaprojektowane narzędzie do obsługi PPK przynajmniej w podstawowej części opiera się na rozwiązaniach uniwersalnych, które można zaimplementować w różnych typach organizacji, zarówno dużych, jak i małych, z jedną siedzibą i rozproszonych, w firmach prywatnych oraz w instytucjach państwowych.

– Kolejnym aspektem jest kompatybilność z systemem płacowym. Już na etapie projektowania takiego rozwiązania należy uwzględnić fakt, że musi ono pobierać i przekazywać dane do systemu płacowego. Dlatego dobrą praktyką jest uwzględnienie w rozwiązaniu specyfiki najpopularniejszych programów płacowych lub wdrożenie jednocześnie uniwersalnego rozwiązania płacowego ze współpracującym narzędziem do obsługi PPK. W szczególnych przypadkach może jednak okazać się, że najlepszym rozwiązaniem będzie opracowanie indywidualnego programu płacowego z obsługą PPK – zaznacza Maciej Szymanek, specjalista Quercus Sp. z o.o.

Trzecią kluczową cechą dobrego programu do obsługi PPK jest jego elastyczność, którą eksperci Quercus rozumieją jako możliwość dopasowania rozwiązania do specyfiki, wielkości oraz statusu prawnego danej organizacji oraz łatwość ustalania wysokości składek, również tych dodatkowych, deklarowanych jako benefit pracownika. – Z tą cechą wiąże się czwarty aspekt dobrego programu PPK – kompleksowość. O ile pod hasłem „elastyczność” rozumiemy łatwość konfiguracji w różnych warunkach organizacyjno-prawnych, o tyle „kompleksowość” oznacza przede wszystkim uwzględnienie również tych zdarzeń, które nie dotyczą teraźniejszości, lecz wystąpią w przyszłości, a więc na przykład transferu środków, wypłaty składek, aktualizacji statusu dla osoby, która miała prowadzone PPK u różnych pracodawców itp. Choć obecnie takie sytuacje w zasadzie nie występują, konieczność ich obsłużenia za kilka lat trzeba już dziś uznać za pewnik i uwzględnić to w programie – podsumowuje Arkadiusz Siwek.

Pracownicze Plany Kapitałowe z pewnością będą w najbliższym czasie tematem wielu pogłębionych analiz. Biorąc pod uwagę statystyki, jest w tym zakresie jeszcze wiele do zrobienia, począwszy od działań edukacyjnych skierowanych do pracowników i części pracodawców, po efektywne narzędzia, które umożliwią sprawne wdrożenie, a przede wszystkim bieżącą obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych, bez konieczności angażowania dodatkowych sił personalnych.

Ramka

Produkt Q-EM PPK z rodziny Q-Solutions składa się z:

·         programu do nadawania statusów PPK,

·         aplikacji PPK,

·         interfejsu komunikacyjnego pomiędzy systemem SAP a systemem agenta transferowego.

Autorami rozwiązania są eksperci Quercus Sp. z o.o.: Adam Rossa (interfejs), Arkadiusz Siwek (program do statusów PPK, aplikacja, raporty i formularze), Maciej Szymanek (dostosowanie rozwiązania płacowego oraz autor dwóch raportów płacowych w ramach modułu z raportami).

W maju 2021 roku rozwiązanie Q-EM PPK zostało wprowadzone do obsługi PPK w firmie Quercus.