Mogą temu zapobiegać m.in. poprzez stworzenie odpowiedniego systemu obiegu informacji w firmie.  

Pierwsze, proste maszyny kopiująco-drukujące były urządzeniami analogowymi. Kopiowanie dokumentów odbywało się dzięki szeregowi luster i pryzmatów, które przenosiły obraz na bęben z substancją światłoczułą. Potem był on zamieniany na impulsy elektromagnetyczne i przenoszony na papier. W żadnym momencie procesu kopiowania nie był on digitalizowany ani zapisywany w pamięci urządzenia. Kopiowanego dokumentu nie można było też nigdzie przesłać.  Dziś wszystko wygląda zupełnie inaczej. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne do biura pracują w sieci i są narażone na ryzyko kradzieży danych. Duże zagrożenie stanowią także nieuczciwi pracownicy, którzy przy pomocy sprzętu biurowego mogą wykradać i przesyłać na zewnątrz firmy poufne informacje. W najnowszych technologiach kopiowany dokument zostaje bowiem zeskanowany i przetworzony na sygnał cyfrowy. Można go zapisać w pamięci urządzenia lub przesłać do odbiorcy w postaci e-maila albo faksu.

Bezpieczna praca w sieci

Aby poprawić bezpieczeństwo, pracodawcy coraz częściej decydują się na wprowadzenie systemów umożliwiających autoryzację użytkowników sieci. W wielu firmach to już właściwie standard. Zastosowanie kart zbliżeniowych lub kodów PIN pozwala na identyfikację wszystkich osób sporządzających  dokumenty oraz całkowitą kontrolę nad obiegiem informacji w przedsiębiorstwie. Pozwala to precyzyjnie określić  ilość wykonanych kopii przez każdy z działów oraz każdego z użytkowników. Systemy SafeQ oraz PSES oferowane przez Konica Minolta pozwalają nie tylko na bezpieczną pracę w sieci, ale również na określenie zakresu uprawnień pracowników. Dzięki nim można na przykład ograniczyć liczbę osób uprawnionych do wykonywania prac oraz zablokować użytkownikom możliwość wysyłania skanów i sporządzanych dokumentów poza wewnętrzną sieć firmy.  Ze względów bezpieczeństwa, dokumenty o dużej wrażliwości są automatycznie kierowane do druku tylko na dedykowanych urządzeniach, umieszczonych w pomieszczeniach niedostępnych dla osób postronnych. Praca w środowisku autoryzowanym i możliwość identyfikacji wszystkich użytkowników sieci znacznie poprawia bezpieczeństwo w każdej firmie i uniemożliwia dostęp do niej osobom postronnym.

- Nowoczesne systemy zarządzania drukiem Konica Minolta, umożliwiają także sporządzanie dokumentów w tzw. trybie podążającym i odbieranie ich z każdego zainstalowanego w przedsiębiorstwie urządzenia – mówi Mateusz Macierzyński, kierownik produktu ds. software w Konica Minolta Business Solutions Polska. - Prace drukowane są jednak dopiero po pojawianiu się osoby zamawiającej przy odpowiedniej maszynie i weryfikacji jej tożsamości poprzez wpisanie kodu PIN bądź użycie karty magnetycznej. Dzięki temu osoby nieupoważnione nie mają dostępu do zamówionych prac. Zapobiega to  także przypadkowemu pozostawianiu drukowanych materiałów w urządzeniach. 

Zabezpieczenie danych przed niepowołanymi rękami

Aby zapobiec wyciekowi danych gromadzonych na twardym dysku urządzenia drukującego, wiele firm decyduje się na zainstalowanie w nich modułów szyfrujących. - Dzięki temu każda wiadomość zapisywana na twardym dysku urządzenia jest zapisywana w sposób uniemożliwiający jej odczytanie przez osoby nieupoważnione, nawet jeśli całe urządzenie lub jego twardy dysk trafi w ręce osoby niepowołanej – dodaje Mateusz Macierzyński. – Najczęściej dochodzi do tego po okresie leasingowania, kiedy urządzenie trafia do kolejnego użytkownika. Można wtedy odczytać dane pozostawione przez poprzedniego właściciela. Pamiętajmy jednak, że zawartość dysków można także na trwałe zniszczyć.  

- W naszej ofercie OPS Secure gwarantujemy klientom całkowite zniszczenie zawartości twardych dysków. Cały proces jest  certyfikowany, a po jego zakończeniu urządzenie jest całkowicie bezpieczne – dodaje Mateusz Macierzyński.

Szyfrowanie wiadomości to z reguły droższe rozwiązanie. Podobnie, jak niszczenie twardych dysków w urządzeniach, które wędrują do innego właściciela. Niektóre agencje rządowe często jednak decydują się na nie, aby uniknąć ryzyka wycieku wrażliwych danych.

Odpowiedzialna praca

Dzięki zastosowaniu nowoczesnych aplikacji i pracy w zautoryzowanym środowisku druku, pracodawca może całkowicie kontrolować obieg dokumentów w firmie. Najważniejsza jest jednak świadomość pracowników. Każdy z nich powinien być zaznajomiony z możliwymi zagrożeniami i przestrzegać obowiązujących w firmie procedur bezpieczeństwa. Przełoży się to nie tylko na zwiększenie ochrony firmowych danych, ale również na zwiększenie efektywności codziennej pracy. Bezpośrednim rezultatem tego drugiego jest zaś zmniejszenie kosztów w firmie.