2015-07-22
Bogactwo ofert powierzchni konferencyjnych do wynajęcia może przyprawić o zawrót głowy. Podejmując decyzję organizatorzy nie mogą skupić się wyłącznie na lokalizacji. Równie ważne, będą elementy dodatkowe związane z charakterem spotkania szkoleniowego, edukacyjnego czy biznesowego.

 

Różne potrzeby dla różnych spotkań

Planując konferencję lub szkolenie należy wykazać się bardzo wysokimi zdolnościami organizacyjnymi. Kluczem do rozplanowania całej logistyki przedsięwzięcia będzie zawsze ten sam punkt wyjścia – miejsce spotkania. Przystępując do wyboru sali konferencyjnej należy na wstępie odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki charakter będzie miało spotkanie? Dla wielogodzinnych konferencji przeznaczonych dla uczestników z różnych stron kraju czy nawet zza granicy konieczne będzie uwzględnienie zaplecza gastronomicznego i noclegowego. W przypadku szkolenia średniej wielkości firmy może się okazać, że potrzebne będzie większy od standardowego dostęp do urządzeń multimedialnych. Dla spotkania integracyjnego, które w planie zawiera wystąpienia prezesa, wręczanie nagród lub elementy szkolenia, kluczowa będzie lokalizacja zawierająca łatwy dostęp do atrakcji turystycznych lub innych możliwości organizacji czasu wolnego. Kiedy już odpowiemy sobie na to pytanie należy dokładnie przeanalizować elementy, które zagwarantują sukces organizatora spotkania.

Lokalizacja

Po pierwsze lokalizacja. Położenie Sali konferencynej będzie podstawowym elementem logistycznym, który należy uwzględnić w organizacji spotkania. Niezależnie od jego charakteru powinniśmy szukać miejsc, które jednocześnie ułatwią dotarcie do niego każdemu uczestnikowi oraz podniosą prestiż i komfort spotkania. Niezależnie od tego, czy będzie miało ono charakter lokalny czy międzymiastowy lub nawet międzynarodowy powinniśmy sprawdzić dokładnie jakimi środkami komunikacji można dotrzeć do celu. Lokalizacja w mieście o rozbudowanej sieci komunikacji, własnym lotniskiem, stacją kolejową i autobusową w bliskiej odległości będzie najbardziej uniwersalnym wyborem. Ogólnopolska, czy międzynarodowa konferencja najlepiej sprawdzi się w miastach centralnie położonych jak Warszawa czy Łódź, które jednocześnie podniosą prestiż spotkania samym otoczeniem. Również szkolenie lub integracyjne spotkanie, w którym uczestniczą pracownicy z różnych działów i departamentów, niekoniecznie pracujących na co dzień w jednym budynku lub nawet mieście powinno zakładać łatwy dojazd do miejsca wydarzenia. O czym jeszcze powinniśmy pamiętać wybierając lokalizację?

- Warto zwrócić uwagę na jakim poziomie znajdują się sale konferencyjne w wybieranej lokalizacji. Dzięki umiejscowieniu ich na parterze budynku zapewnimy łatwy i wygodny dostęp do Sali osobom niepełnosprawnym, które mogą brać udział w spotkaniu – mówi Justyna Kostyk z Hotelu Borowiecki w Łodzi.

Lokalizacja, jak każdy inny element strategii spotkania, będzie uzależniona od budżetu przeznaczonego na jego organizację. Warto więc ułatwić dostęp do miejsca spotkania wybierając dobrze położoną salę dzięki czemu możemy ograniczyć koszty z tytułu dojazdów służbowych pracowników czy partnerów uczestniczących w wydarzeniu.

Powierzchnia i układ

O tym, jak dużej sali będziemy potrzebować decyduje przede wszystkim liczba uczestników. Planując spotkanie dla 20-60 osób komfortowy udział w wydarzeniu zapewni powierzchnia około 60-70 m2. Jeżeli w spotkaniu ma wziąć udział 70, do nawet 200 osób, to w zależności od układu mebli potrzebna będzie powierzchnia 150-200 m2. To właśnie układ krzeseł i stołów decyduje o tym, ile osób zmieści się na określonej powierzchni. Nie warto jednak uzależniać rozkładu planu sali wyłącznie od maksymalnego wykorzystania przestrzeni. Dla komfortu, wygody i przebiegu wydarzenia o określonym charakterze przyjmuje się określone ustawienie. Rozkład teatralny da nam najwięcej miejsc do wykorzystania, nie sprzyja jednak naradom czy negocjacjom oraz integracji uczestników spotkania lub aktywnemu udziałowi w szkoleniu i jest dedykowany dla wystąpień przed dużą grupą uczestników jak np. w trakcie konferencji. Kompromisem dla szkolenia może być układ szkolny, który da nam również dużo miejsc jak i ułatwi korzystanie z notatek czy komputerów. Dla spotkań biznesowych lub integracyjnych uwzględniających prezentacje i wystąpienia lepiej sprawdzi się układ wokół dużego stołu konferencyjnego lub układ małych stołów ustawionych w podkowę. Należy jednak pamiętać, że ograniczamy tym samym przestrzeń dostępną dla uczestników. Ogromna aula dla niewielu uczestników na pewno nie sprawdzi się w przypadku tradycyjnych spotkań, podobnie zbyt duża liczba osób zamknięta na niewielkiej powierzchni również pogrąży organizatora. Jednak większość dobrych hoteli i ośrodków specjalizujących się w organizacji takich wydarzeń posiada różnej wielkości pomieszczenia o różnych możliwościach aranżacji. 

Zaplecze techniczne

Kolejnym elementem, który powinniśmy przeanalizować wybierając salę konferencyjną jest dostęp do multimediów. Trudno sobie dziś wyobrazić konferencje, szkolenia, narady czy inne wystąpienia służbowe bez dostępu do Internetu dla wszystkich uczestników, projektora multimedialnego i nagłośnienia. Dodatkowo sala powinna być wyposażona w klimatyzację i warto zwrócić uwagę na akustykę pomieszczenia, ponieważ sam mikrofon nie zagwarantuje wygody odbioru przekazu przez wszystkich uczestników spotkania, zwłaszcza jeżeli będzie to duża grupa. Wysokiej klasy hotele i ośrodki oprócz tych podstawowych elementów gwarantują również dostęp do innych narzędzi jak np. odtwarzacze dvd, telewizory plazmowe czy wskaźniki laserowe, które mogą ułatwić wystąpienia mówcy niezależnie od przygotowanego przez niego tematu wypowiedzi.

Elementy dodatkowe

Uzupełnieniem organizacji spotkania poza miejscem pracy będą dodatkowe elementy, do których dostęp zależeć będzie od charakteru spotkania. W przypadku konferencji międzymiastowych czy międzynarodowych powinniśmy szukać sali, w miejscu z dostępną bazą noclegową dla uczestników. Naturalnym i logicznym wyborem będzie więc hotel mający w swojej ofercie organizację takich wydarzeń. Długie całodzienne lub kilkudniowe spotkania wymagać będą od organizatora dostępu do cateringu i to nie tylko ciepłych i zimnych napojów ale kompletnego posiłku dla gości. W końcu, jeżeli organizujemy szkolenie, konferencję czy inne wystąpienia połączone z wyjazdem integracyjnym musimy zadbać o dodatkowe atrakcje.

- Szkolenia i konferencje organizowane w miejscach centralnie zlokalizowanych i atrakcyjnych turystycznie jak np. Łódź zapewnią mnóstwo możliwości do zaplanowania czasu wolnego dla uczestników – dodaje Justyna Kostyk z Hotelu Borowiecki.

Organizacja konferencji to przedsięwzięcie wymagające zaplanowania wydarzenia do ostatniego elementu. W ramach dostępnego budżetu powinniśmy więc uwzględnić nie tylko salę i jej wyposażenie ale również wszystkie inne czynniki wpływające na ostateczny odbiór wydarzenia przez naszych współpracowników, partnerów czy innych gości imprezy. 

Autor: Bogusław Skowron

Nadesłał: Marcin Stępień