Wirtualny adres to możliwość zarejestrowania własnej działalności gospodarczej pod adresem innej firmy. Na posiadanie takiego adresu najczęściej decydują się przedsiębiorcy prowadzący biznes samodzielnie, którzy nie chcą (lub nie mogą) zarejestrować go pod adresem domowym. Niektórym zależy na bardziej prestiżowej lokalizacji, inni natomiast nie chcą, by ich prywatny adres figurował np. w dostępnej w internecie, Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej.

Nie bez znaczenia może być także fakt, że decydując się na wirtualny adres, czasem w tej samej lokalizacji można organizować spotkania z klientami lub korzystać z innych usług, co mogłoby nie być możliwe w domu. Jednocześnie jest to rozwiązanie znacznie tańsze niż wynajęcie biura.

Wybór odpowiedniego adresu nie jest jednak prosty, dlatego nie rób tego na chybił-trafił. Wcześniej uważnie porównaj oferty, zwróć też uwagę na lokalizację poszczególnych budynków, a nawet na ich wygląd zewnętrzny.

Lokalizacja jest ważna

Nawet jeśli decydujesz się wyłącznie na wirtualny adres, od czasu do czasu musisz się pod nim fizycznie pojawić, choćby po to, by odebrać pocztę. Może też się zdarzyć, że jakiś zbłąkany klient zdecyduje się odwiedzić Cię bez zapowiedzi. W obydwu sytuacjach lepiej będzie, jeśli siedziba Twojej firmy nie będzie znajdowała się w walącym się budynku, do którego trudno dojechać i w pobliżu którego nie da się zaparkować.

Znacznie lepiej, jeśli Twoja siedziba znajdzie się przy znanej ulicy w centrum miasta, w bliskiej odległości od przystanków autobusowych, czy też niedaleko dworca kolejowego. Na korzyść będzie przemawiał również fakt, jeśli w tym samym budynku będą działały renomowane firmy – podniesie to prestiż Twojej.

- Gold Place mieści się w biurowcu klasy A, w którym znajdują się również siedziby dużych korporacji, takich jak Apsys, Nordea, czy UPC– mówi Katarzyna Brudnika, dyrektor zarządzający Gold Place. - W marcu tego roku firma przeszła generalny remont, a ulepszając wnętrze zyskaliśmy wielu nowych klientów, dla których nowoczesne, jasne i przestronne pokoje mają duże znaczenie.

Ale lokalizacja i standard budynku to nie jedyne elementy, na które warto zwrócić uwagę.

Nie każdy adres jest legalny

Naturalne, że klient poszukujący adresu dla swojej firmy, dużą uwagę poświęca niskim kosztom. Ale zdarza się, że w niektórych miejscach, w których możliwe jest bardzo tanie zarejestrowanie działalności, zabronione jest korzystanie z tego adresu do celów marketingowych!

A to oznacza, że nie będziesz miał prawa podawać adresu swojej firmy w materiałach informacyjnych i reklamowych. Jeśli tak jest, to możliwe, że adres udzielany jest nielegalnie, tzn. dana firma sama wynajmuje lokal bez prawa do podnajmowania powierzchni. Dlatego przed podpisaniem umowy, warto poprosić o wgląd do dokumentu określającego zasady współpracy najemcy z właścicielem lub zarządcą budynku.

- Posiadamy zgodę na podnajem, dzięki czemu klient może czuć się bezpiecznie i mieć komfort, iż z dnia na dzień nie zostanie bez siedziby – zapewnia Katarzyna Brudnicka, zwracając uwagę na fakt, że w Warszawie dochodziło już do sytuacji, kiedy klienci byli wyrzucani spod adresów, pod którymi byli zarejestrowani nielegalnie.

Co w pakiecie?

Jeśli zamierzasz po raz pierwszy skorzystać z wirtualnego adresu, możesz być narażony na pokusę najniższej ceny. Zauważ jednak, że adres wirtualny przeważnie otrzymujesz w zestawie z innymi usługami. Nawet jeśli możliwe jest znalezienie pakietu za ok. 50 zł miesięcznie, warto sprawdzić, czy zawiera on te same usługi, co pakiet za 200 lub 300 zł w innej firmie.

Może się okazać, że bardziej opłaca się zapłacić więcej, ale w cenie otrzymać obsługę korespondencji, łącznie ze skanowaniem listów bez limitów ilościowych, niż zapłacić mniej, ale musieć osobiście dowiadywać się o każdy list (a takie oferty też nie są rzadkością).

Wybierając właściwy zestaw usług, należy dokładnie sprawdzić, czy nie ma w nim żadnych ukrytych kosztów, a także czy umowa jest elastyczna. Ważne, aby okres wypowiedzenia umowy nie wynosił dłużej niż jeden miesiąc.

Plusem jest także możliwość skorzystania z usług dodatkowych – choćby zarezerwowania sali na spotkanie z klientem. Np. w Gold Place posiadacze wirtualnego adresu otrzymują zniżki na sale konferencyjne.

Kłopot z szyldem

Kłopotliwą sprawą dla firmy, która chce skorzystać z wirtualnego adresu może być obecność tabliczek z nazwami innych, czasem konkurencyjnych podmiotów, przy wejściu do siedziby. Nie wszędzie takie tablice są – czasem zamiast nich wywieszony zostaje jeden szyld, informujący o tym, że mamy do czynienia np. z centrum coworkingowym.

Jeszcze inne rozwiązanie zastosowano w Gold Place, gdzie nie ma żadnych wywieszek z nazwami firm, a nawet logotypu Gold Place.

- Firmy naszych klientów są dzięki temu bardziej wiarygodne. Klienci, ich kontrahenci i goście wiedzą, że przychodzą do siedziby konkretnego biura, a nie wirtualnego – podkreśla Katarzyna Brudnicka.

Przemyśl każdy scenariusz

Jeśli zamierzasz wynająć wirtualny adres, spróbuj wyobrazić sobie różne scenariusze. Możliwe, że będziesz chciał zorganizować spotkanie z kontrahentem, albo że klient pojawi się bez uprzedzenia. Czy firma, od której chcesz wynająć adres, jest przygotowana na takie ewentualności?

Zwróć uwagę na to, czy obsługa jest miła i kompetentna, a także dowiedz się, w jaki sposób reaguje się w niej na nieoczekiwanie niespodzianki. Nie zapomnij o takich „drobiazgach” jak dni i godziny otwarcia. Przeważnie firmy świadczące usługi wirtualnych biur otwarte są w godzinach 9:00-17:00, od poniedziałku do piątku. Od tej reguły zdarzają się jednak wyjątki.

- Jesteśmy czynni od poniedziałku do piątku w godzinach 8:30-19:00 i w tych godzinach świadczymy usługi – także asystenckie. Poza tym możemy zorganizować spotkania z klientami również w weekendy – deklaruje Katarzyna Brudnicka i dodaje, że w przypadku spotkań, napoje i ciasteczka są już wliczone w cenę.

I jeszcze jedno. Sugerujmy się opiniami – zadowoleni klienci polecają dane miejsce innym, a ich zadowolenie daje duże szanse, że również kolejni przedsiębiorcy będą usatysfakcjonowani. Rekomendacje mogą stanowić najlepszą gwarancję jakości.

- Wielu klientów przenosi się z korporacji świadczących usługi wirtualnych biur do nas – co jest istotnym potwierdzeniem tego, że niewielka firma może śmiało stanąć do walki z „gigantami” i często wygrywa tą walkę – podkreśla dyrektor Gold Place.