Kancelaria, która da sie lubić


Kancelaria, która da sie lubić
2013-08-05
Dobrze zorganizowana obsługa korespondencji powinna nie tylko usprawniać obieg firmowych informacji, ale także ułatwiać wykonowanie codziennych obowiązków pracowników. Na co warto zwrócić uwagę budując nowoczesną kancelarię?

Klient przede wszystkim
 
Z usług obsługi korespondencji korzystają pracownicy, czyli tzw. klienci wewnętrzni. To ich preferencje, przyzwyczajenia i priorytety powinny wyznaczać kierunek, w którym kancelaria powinna iść. Nie wystarczą niższe koszty, procesy wsparte systemami informatycznymi i praca bazująca na dokumentach elektronicznych, kiedy w parze z tym wszystkim nie idzie zadowolenie użytkowników tych rozwiązań.

Samodzielnie czy zewnętrznie?

Dzisiaj firmy mogą wybierać spośród bardzo szerokiej oferty z zakresu usprawnienia obsługi korespondencji. Dostępne na rynku rozwiązania można podzielić na dwie grupy: informatyczno – konsultingowe oraz kompleksowe. W pierwszym modelu klient pozostaje przy samodzielnym prowadzeniu kancelarii w oparciu o własne zasoby, jednak ulepsza sposób jej funkcjonowania korzystając z wiedzy firmy zewnętrznej. Ta, po szczegółowej analizie procesów, zaproponuje rozwiązania, które pozwolą realizować obsługę korespondencji sprawniej i taniej. Będą to m.in. aplikacje informatyczne uszczelniające obieg dokumentów oraz wspierające elektroniczne gromadzenie i dzielnie się informacjami.

Co jest zaletą takiego rozwiązania? Doświadczenie i specjalizacja zewnętrznego dostawcy, które wspierają prawidłowy przebieg zmian. Minusem jest ograniczona rola outsourcera w procesie, która kończy się po dostarczeniu wiedzy i systemu, bez odpowiedzialności za ich prawidłowe zastosowanie.

Zagrożenie to eliminuje kompleksowe podejście do zmian w kancelarii. Firmy już dawno przestały traktować obieg dokumentów jako działalność kluczową dla ich konkurencyjności. Stąd rosnąca popularność outsourcingu w tym obszarze. Firma zewnętrzna, świadcząca usługi w oparciu o własne systemy i zasoby ludzkie bierze na siebie codzienną odpowiedzialność za  sprawne funkcjonowanie kancelarii. Często zdarza się, że taka usługa jest realizowana
w siedzibie klienta, więc zmiana z punktu widzenia jego pracowników nie jest aż tak zauważalna.

Kluczową modyfikacją jest jakość obsługi korespondencji. Klient może zapomnieć o szczegółowym kontrolowaniu każdego szczegółu operacyjnego i skupić się na komunikacji z biznesem, kontroli kosztów oraz wyznaczaniu kolejnych kierunków zmian. Ceną za „święty spokój” jest wejście w bardzo ścisłe, często wieloletnie relacje z usługodawcą. Bardzo istotną kwestią jest więc wybór solidnego i wiarygodnego partnera biznesowego, który gwarantuje odpowiednią jakość usługi, ciągłość współpracy i możliwość jej dalszego rozwoju. Dobry partner w obszarze outsourcingu kancelarii ma ciekawe i wiarygodne doświadczenia, innowacyjne rozwiązania informatyczne i procesowe oraz daje się tak po ludzku lubić.

Konrad Rochalski, prezes zarządu ArchiDoc, Grupa OEX

Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy usług outsourcingowych
w obszarze kancelarii

REFERENCJE
I STABILNOŚĆ DOSTAWCY

W internecie można znaleźć kilkadziesiąt

firm, które oferują usługi kancelaryjne.

Już sama ich wstępna selekcja jest

pewnym wyzwaniem. Przygotowanie

zapytania, prezentacje i spotkania

negocjacyjne to szalenie czasochłonny

proces. By nie tracić energii na rozmowy

z firmami, które znają temat teoretyczne

planują poznać go w praktyce dopiero

na naszym wspólnym projekcie, warto

już na wstępie sprawdzić referencje i

doświadczenie. Pozwoli nam to

skoncentrować się na rozmowach z

poważnymi partnerami oraz na

przygotowanie rzetelnego zapytania.
 
  

INNOWACYJNOŚĆ
I WIARYGODNOŚĆ ROZWIĄZANIA

Na rynku funkcjonuje kilka firm, które

mają kompetencje w dziedzinie

zarządzania dokumentami, na przykład

papierowymi. Ogólna wiedza nie daje

gwarancji na skuteczne poprowadzenie

tak specyficznego zadania, jakim jest

kancelaria. Tacy usługodawcy

najczęściej nie mają własnej technologii i

wypracowanych procedur realizacji

procesów. Zakładają przejęcie kancelarii

w obecnym kształcie i brak jakichkolwiek

zmian i optymalizacji.

KOMUNIKACJA
Z DOSTAWCĄ

Kancelaria jest sercem obiegu

dokumentów w firmie. Od jakości jej

funkcjonowania bardzo wiele zależy. Ta

jakość to także sposób zachowania 

pracowników. Jeden uśmiech czy

uprzejmość może rozwiązać niejeden

problem. Jeżeli więc już na pierwszych

spotkaniach widzimy, że wzajemna

komunikacja szwankuje, nie należy się

spodziewać, że z czasem sytuacja się

poprawi.

ELASTYCZNOŚĆ
I UMIEJĘTNOŚĆ SZYBKIEGO REAGOWANIA NA ZMIANY

Klient decydujący się na outsourcing

kancelarii liczy na to, że pomoże mu to

elastycznie reagować na zmiany

wolumenów i  ewentualne zdarzenia

losowe wpływające na zakres prac w

kancelarii. Dobry outsourcer zapewni

taką samą jakość świadczenia usług, 

niezależnie od wahań ilości

obsługiwanych dokumentów.   

PRZEJRZYSTA UMOWA

Nawet najlepsza umowa nie zabezpieczy

obu stron przed niespodziewanymi

sytuacjami. Formułując ją warto więc

przygotować się na nawet bardzo

hipotetyczne kłopoty. Najlepiej

skorzystać z rad specjalistów znających 

specyfikę outsourcingu. Najważniejszy

jest jednak wybór partnera, który w

przypadku wystąpienia problemu, przede

wszystkim skupi się na jego rozwiązaniu.

Nadesłał:

OEX

Wasze komentarze (2):

  • avatar
    kowalska , 2017-02-06 14:42:20

    Moją ulubioną kancelarią jest wirtualna kancelaria http://www.lexagit.pl/ czynna całą dobe we wszystkie dni roku. Mam stały kontakt z prawnikiem dzięki online i to z dobrym rawnikiem. Mnóstwo interesujących informacji o nowelizacji i zmianach w przepisach prawa gospodarczego, podatkowego i nie tylko. Naprawdę świetny dostęp do konsultacji prawniczych.

  • avatar
    panroman , 2016-08-03 21:26:09

    Ja znam kancelarię adwokacką z Bielska-Białej - www.adwokat-grzyb.pl - i też da się lubić ;-) Z tego względu, że porady prawne udzielane są rzetelnie i klarownie, dzięki czemu wszystkie zawiłości prawne są do zrozumienia.


Twój podpis:
System komentarzy dostarcza serwis eGadki.pl