2010-11-10
Karnawał jest świetną okazją do zorganizowania firmowej imprezy o nieformalnym charakterze. Aby event był sukcesem, warto zadbać o dobre określenie celów oraz adekwatną do nich realizację imprezy w ciekawym miejscu.

Na początkowym etapie planowania imprezy karnawałowej, firma ją organizująca powinna rozważyć, jakie cele chce dzięki niej osiągnąć.

Jeśli ma być to spotkanie o charakterze biznesowym, przeznaczone dla partnerów i klientów firmy, którego celem ma być nawiązanie profesjonalnych kontaktów oraz budowanie wizerunku firmy, nie wypada zaprosić gości na bal maskowy. Spotkanie tego typu w okresie karnawału może być oczywiście mniej formalne, lecz zawsze powinno dawać możliwość przeprowadzenia kuluarowych rozmów. Z kolei, jeśli ma to być luźna impreza dla pracowników, której celem jest budowanie relacji i więzi z firmą oraz motywowanie do pracy, zabawa karnawałowa o swobodnym charakterze jest jak najbardziej na miejscu. Może to być zarówno zimowa wyprawa, np. kulig, jak i firmowy bal.

Warto przygotować małą ankietę, dzięki której pracownicy sami będą mogli wskazać, jakiego typu imprezy firmowej oczekują i która byłaby dla nich najlepsza. W ten sposób łatwiej podjąć decyzję o charakterze organizowanego wyjścia oraz zyskujemy pewność, że pracownicy będą zadowoleni i wdzięczni za miło spędzony czas.

Firma, która chce zorganizować imprezę czy to dla pracowników, czy też dla ważnych klientów i partnerów, powinna też na samym początku zdecydować, komu zleci przygotowania. Można wyznaczyć dedykowaną osobę z firmy, która zajmie się wyborem sali, muzyki i atrakcji, rezerwacjami, umowami oraz dopinaniem różnych szczegółów, bądź też zadania te powierzyć firmie zewnętrznej, która profesjonalnie zajmie się planowaniem i koordynacją imprezy.

Wybór miejsca - na co zwrócić uwagę?

Większość sal do wynajęcia oferuje możliwość dowolnego dostosowania wnętrza do charakteru imprezy. Dzięki temu możliwe jest zarówno zorganizowanie profesjonalnej konferencji, jak też karnawałowego balu - zależnie od preferencji wynajmującej salę firmy. Bardzo ważny jest wybór takiej lokalizacji, która będzie mogła zaoferować jak największe dopasowanie do indywidualnych potrzeb. Jest to szczególnie istotne, jeśli firma chce połączyć spotkanie biznesowe z rozrywką, albo dąży do zorganizowania imprezy karnawałowej dla pracowników, która zgrabnie połączy catering, salę do rozmów i potańcówkę - dzięki temu każdy z uczestników imprezy będzie miał szansę na satysfakcjonujące spędzenie czasu w gronie współpracowników.

- Coraz częściej firmy poszukują miejsc, w których możliwe jest kompleksowe przygotowanie imprezy. Chodzi zarówno o pełną obsługę, tak aby zminimalizować koszty organizacji wynikające z szeregu pośredników: od sali, cateringu, nagłośnienia, itd., ale też o systemową funkcjonalność sal. Polega to na tym, że w ramach jednego miejsca możliwe jest podzielenie pomieszczeń tak, aby w jednym odbywała się kolacja, w drugim taniec, w kolejnym była atmosfera do biznesowych rozmów, a w jeszcze kolejnym toczyła się zabawa, np. ruletka czy bilard - stwierdza Małgorzata Nowak, Koordynator Eventów w Teatrze Kamienica w Warszawie. - Firmy cenią sobie możliwość dowolnego ustawienia i organizacji sal w Teatrze Kamienica. Dzięki temu mogą z łatwością dostosować powierzchnię do indywidualnych potrzeb oraz konkretnej imprezy. Miejsce to oferuje ponadto dodatkową atrakcję, jaką jest na przykład przygotowanie mini show prowadzonego przez aktorów w trakcie imprezy, bądź też po prostu zaproszenie gości na spektakl przed imprezą. Taki pomysł to idealne połączenie wyjścia kulturalnego ze spotkaniem biznesowym - dodaje Małgorzata Nowak.

Dobre samopoczucie uczestników - kluczem do sukcesu imprezy

Zadbanie o dobrą atmosferę na firmowej imprezie jest szczególnie ważne. Mówiąc o wyjściu dla pracowników, jak i spotkaniu dla partnerów oraz klientów, zbudowanie dobrych relacji i osiągnięcie głównych celów organizowanej imprezy jest zależne od nastroju oraz samopoczucia gości. Warto więc już podczas wyboru sali zadbać, by było to miejsce ciekawe. Goście powinni mieć możliwość wyboru formy spędzania czasu, tak więc warto umożliwić zarówno rozrywkę, np. taniec czy udział w różnych zabawach, jak też spokojną rozmowę w sprzyjającym prowadzeniu konwersacji otoczeniu.

Miarą sukcesu imprezy jest zadowolenie osób w niej uczestniczących. Jeśli goście zapamiętają wyjście pozytywnie, wrażenie to zostanie skojarzone także z firmą. Dzięki temu cele, jakimi mogło być zarówno zmotywowanie pracowników oraz zbudowanie więzi, jak też stworzenie dobrych relacji biznesowych z klientami i partnerami, zostaną osiągnięte. Z tego powodu, słuszne jest stwierdzenie, że organizowanie imprez firmowych to swoista forma inwestycji, dzięki której możliwe jest nawiązanie relacji biznesowych i towarzyskich, tworzenie dobrej podstawy do rozwoju biznesu oraz budowanie dobrego wizerunku firmy.

Nadesłał: FuturePR