2018-01-15
Rozwój systemów elektronicznych, nowe uregulowania prawne dotyczące identyfikacji elektronicznej i usług zaufania, a także wymogi stawiane przedsiębiorcom w postaci plików JPK sprawiają, że księgowość online zyskuje na popularności. Jakie korzyści dla firm kryje w sobie e-księgowość?

Księgowość elektroniczna zarówno prowadzona samodzielnie, jak i przez biuro rachunkowe lub księgową z dostępem do aplikacji online, pozwala na wygodny i łatwy dostęp do dokumentów księgowych 24/7. Przechowywanie wszelkich danych w chmurze pozwala na wgląd do potrzebnych informacji zarówno z różnych urządzeń, jak i z każdego miejsca na świecie. To również sposób na pozbycie się tony segregatorów ze swojego biura – wszystkie dokumenty będą zarchiwizowane i dostępne w systemie. Ponadto tych danych nie można stracić, tworzone regularne kopie zapasowe, pozwalają na zminimalizowanie ryzyka ich utraty w wyniku nieprzewidzianych sytuacji – nawet awaria komputera czy przysłowiowy armagedon w firmie nie wpłynie na nie.

Uwzględniając wagę przechowywanych informacji warto również wspomnieć o bezpieczeństwie w kontekście nieupoważnionego dostępu do nich. W przypadku wyspecjalizowanych systemów do księgowości, dostawcy tych usług są doskonale przygotowani na wszelkie niebezpieczeństwa, a ich zabezpieczenia przypominają rozwiązania stosowane przez bankowe serwisy transakcyjne. Dla porównania wyobraźmy sobie przechowywanie elektronicznej bazy danych na słabo zabezpieczonych komputerach w firmie lub w opasłych teczkach i segregatorach…

E-księgowość to również konkretna oszczędność dla nas – możemy zrezygnować z inwestycji w oprogramowanie, eliminujemy także wydatki związane z czynnościami tworzenia i przechowywania kopii bezpieczeństwa. Ponosimy tylko koszty opłat abonamentowych. Najbardziej popularne programy do księgowości elektronicznej, dzięki modułowej budowie możemy łatwo dopasować do własnych potrzeb, dokonując zakupu tylko tych elementów, które są nam niezbędne, możliwości są ogromne – platformy poza oczywistymi modułami księgowo-finansowymi, umożliwiają również prowadzenie kadr, ewidencji pojazdów, środków trwałych czy magazynu.

Księgowość elektroniczna i związana z tym praca na jednej bazie danych przyczynia się także do poprawy efektywności pracy – wprowadzenie jakichkolwiek danych przez jedną ze stron skutkuje tym, iż dane te dostępne są dla drugiej strony. Jest to zarówno zaleta dla osób pracujących w ramach jednego projektu, jak i dla firmy oraz obsługującego ją biura rachunkowego
Księgowość online to także doskonałe narzędzie kontroli oraz analizy bieżącej sytuacji finansowej naszej firmy. W fakturach ukryte są informacje na temat przychodów, płatności, wydatków, przewidywanych podatków. Korzystając z tradycyjnej księgowości dostęp do tych danych jest bardzo ograniczony. Dowiadujemy się o wszystkim albo zbyt późno, albo musimy o nie prosić, uwzględniając czas niezbędny na przygotowanie odpowiednich zestawień. W przypadku e-księgowości na bieżąco uzyskamy raporty finansowe, dane dotyczące wydatków lub przychodów firmy w oparciu o kontrahentów czy konkretne kategorie kosztów, informacje o płatnościach i zaległościach.

„Dla małych firm wiedza o bieżącym stanie finansowym jest niezmiernie ważna. Wczesne zidentyfikowanie ewentualnych zagrożeń może stanowić o być albo nie być przedsiębiorstwa na rynku. Doświadczenie jednoznacznie wskazuje, że najwięcej firm upada, nie dlatego, że utraciło zdolność do generowania zysków, tylko dlatego, że przestało być wypłacalne. Dzięki odpowiedniej analityce możemy lepiej zarządzać biznesem, planować wydatki, szybciej reagować w przypadku zaległych płatności lub przygotować się do większych wydatków, tak by zadbać o płynność finansową. Uwzględniając te potrzeby w systemie EBI24 możliwości automatycznego generowania raportów są bardzo rozbudowane. Możemy sprawdzić koszty/przychody w podziale na projekt lub klienta, uzyskać informacje o przepływie finansów w konkretnym przedziale czasowym, sprawdzić terminowość realizacji zobowiązań czy odzyskiwania należności. Aby ułatwić zarządzanie dokumentami EBI24 umożliwia także bardzo dokładne sortowanie zgromadzonych faktur, możemy je filtrować po tytułach, typach dokumentów, opisach, datach, kwotach, kontrahentach, okresach rozliczeniowych czy etykietach, co znacznie pomaga utrzymać kontrolę nad sytuacją finansową w odniesieniu do poszczególnych projektów czy partnerów handlowych.” – mówi Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający  EBI24.

Możliwości analityczne wynikające z funkcjonalności systemów księgowości elektronicznej są ciągle mocno niedoceniane przez małe firmy. Warto z nich korzystać – wiedza o aktualnym stanie finansowym może być punktem wyjścia dla konkretnych działań mających na celu optymalizację kosztów i dalszy rozwój przedsiębiorstwa. 

System EBI24 to bezpieczny i przyjazny system wymiany dokumentów, stworzony głownie z myślą o komunikacji firma-firma, ale umożliwiający również łatwe zarządzanie dokumentami w ramach przedsiębiorstwa, ich elektroniczne tworzenie, przechowywanie i bezpieczną archiwizację a także zdalny podpis elektroniczny. EBI24 poza obsługą faktur, umów i innych dokumentów, w tym kasowych, magazynowych, daje możliwość tworzenia własnych szablonów dokumentów lub korzystania, z tych które już są dostępne w systemie oraz generowania raportów. Dzięki ewidencjonowaniu łańcucha zdarzeń – system pozwala na sprawdzenie statusu dokumentów, w tym czy dokument został odebrany, podpisany (oraz weryfikację integralności danych), zapłacony. Dostęp do usług możliwy jest przez sieci, 24/7. Ogromną zaletą programu jest również kompatybilność z innymi popularnymi programami finansowo – księgowymi oraz fakt, że spełnia on wszystkie wymagania prawne, również te nadchodzące. Więcej informacji na www.ebi24.pl

Nadesłał: BestBrands