2009-02-22
Polskie prawo wymaga od przedsiębiorców umieszczania w e-mailach ujednoliconych stopek i podpisów. Rozwiązaniem problemu standaryzacji sygnatur jest program CodeTwo Exchange Rules, zaprojektowany przez spółkę programistyczną CodeTwo z Jeleniej Góry.

Najnowsza wersja tego narzędzia trafi do użytkowników pod koniec lutego br.

W firmie CodeTwo trwają właśnie końcowe testy programu CodeTwo Exchange Rules.

- Wprowadziliśmy szereg usprawnień, dzięki którym edycja sygnatur staje się szybsza i sprawniejsza - mówi Michał Bednarz, założyciel firmy CodeTwo, jedyny w Polsce specjalista z tytułem Microsoft MVP w dziedzinie Microsoft Outlook. - Wszystkie zmiany zostały zaprojektowane z uwzględnieniem potrzeb i sugestii naszych klientów.

CodeTwo Exchange Rules w wersji 3.0 został wzbogacony o możliwość dodawania stopek i podpisów do wiadomości wewnętrznych przesyłanych pomiędzy serwerami Microsoft Exchange w obrębie jednej organizacji Exchange, składającej się z kilku serwerów w firmie lub wysyłanych w obrębie jednego serwera. W starszych wydaniach programu sygnatury mogły być dołączane tylko do poczty wychodzącej, czyli wysyłanej na zewnątrz firmy.

Z myślą o wygodzie użytkowników do programu wbudowano zupełnie nowy edytor stopek HTML. - Do tej pory narzędzie to było zewnętrznym, gotowym komponentem. Posiadało niestety pewne ograniczenia, np. nie obsługiwało w zadowalający sposób sygnatur ze znakami narodowymi z języków innych niż zachodnioeuropejskie, dlatego też nowy edytor zaimplementowaliśmy sami - tłumaczy Michał Bednarz.

W nowym wydaniu CodeTwo Exchange Rules usprawniono nie tylko edycję stopek ze znakami niestandardowymi. Wersja 3.0 umożliwia także przetwarzanie wiadomości w różnych międzynarodowych kodowaniach. Odtąd pojedyncza sygnatura może zawierać teksty w wielu językach i zawsze będzie poprawnie wyświetlana na komputerze odbiorcy. W programie poprawiono również funkcję wykrywania, czy stopka już istnieje w wiadomości.

W nowej odsłonie programu usprawniono mechanizmy dostępu do ActiveDirectory, gdzie zapisane są takie atrybuty jak np. nazwa oddziału firmy, nazwa przedsiębiorstwa imię i nazwisko nadawcy wiadomości, adres e-mail, numer telefonu. To właśnie na podstawie tych informacji administrator definiuje szablon stopki. Wersja 3.0 programu rozszerza możliwości wyboru atrybutów użytkownika, na podstawie których zostanie wybrany dla niego szablon sygnatury.

Jednolite stopki wymogiem prawnym

Stopki dołączane do poczty elektronicznej wychodzącej z przedsiębiorstwa pełnią funkcję informacyjną, są częścią identyfikacji wizualnej firmy i budują jej wizerunek wśród klientów. Standaryzację podpisów regulują także przepisy prawa polskiego i unijnego. Kodeks spółek handlowych nakłada na przedsiębiorstwa obowiązek dodawania do wysyłanych wiadomości pocztowych takich informacji, jak forma spółki, adres jej siedziby, numer identyfikacji podatkowej NIP, wysokość kapitału założycielskiego, itp.

Program CodeTwo Exchange Rules jest idealnym rozwiązaniem problemu standaryzacji stopek. - Zaprojektowane przez nas rozwiązanie rozszerza możliwości Microsoft Exchange Server oraz Small Business Server - mówi Michał Bednarz. - Program w sposób scentralizowany dołącza stopki firmowe czy indywidualne podpisy pracowników do wysyłanych wiadomości, bez jakiejkolwiek ingerencji z ich strony.

Łatwa konfiguracja sygnatur

Dzięki rozwiązaniu CodeTwo Exchange Rules stopki i podpisy konfiguruje administratorów jednym miejscu - centralnie na serwerze, a nie w komputerach pracowników. Program pozwala również na zdefiniowanie różnych sygnatur w zależności od wybranych atrybutów nadawcy i odbiorców wiadomości. Częścią CodeTwo Exchange Rules jest prosty w obsłudze edytor. Rozszerzenie to pozwala na szybką edycję podpisów w formacie HTML, zawierających m.in. elementy graficzne, tabele, różne kolory i kroje czcionek. Projektowanie sygnatur trwa zaledwie kilka minut - w tak krótkim czasie administrator może utworzyć tak samo wyglądające stopki z podpisem dla kilkuset lub nawet tysięcy pracowników. Wystarczy, że utworzy jeden szablon z odpowiednimi zmiennymi.

- Nasz program ma szerokie zastosowanie. Dodaje sygnatury do wiadomości wysyłanych z wszystkich programów pocztowych: Outlook, OWA, OMA, BlackBerry itp. - wyjaśnia Michał Bednarz. - Użytkownicy CodeTwo Exchange Rules mają do dyspozycji jeszcze jedno funkcjonalne narzędzie - możliwość archiwizacji i sporządzania statystyk całej poczty przesyłanej przez serwer Exchange.

Program umożliwia dodawanie do korespondencji elektronicznej nie tylko danych adresowych i rejestracyjnych firmy - do stopek można dołączać również zastrzeżenia i noty prawne, reklamy, informacje wizerunkowe, elementy graficzne itp.

- Narzędzie do centralnej edycji stopek pozwala zaoszczędzić czas i eliminuje ryzyko pomyłki przy podawaniu w poczcie elektronicznej informacji o firmach. Każdego dnia z przedsiębiorstw wychodzi tysiące e-maili. Bez specjalistycznego oprogramowania bardzo trudne jest utrzymanie tak dużej ilości jednakowo wyglądających sygnatur - mówi Michał Bednarz. - Stąd zapotrzebowanie na oprogramowanie typu CodeTwo Exchange Rules, które stopki dołącza automatycznie.

O firmie CodeTwo:

Spółka software'owa CodeTwo z siedzibą w Jeleniej Górze zajmuje się tworzeniem wysoko wyspecjalizowanego oprogramowania dla platformy Microsoft Exchange Server i programu Microsoft Outlook. Firma oferuje rozwiązania wspierające pracę grupową w przedsiębiorstwach oraz procesy zarządzania zasobami, pocztą elektroniczną i zadaniami.

Z rozwiązań oferowanych przez CodeTwo korzysta obecnie blisko 2200 firm (620 w Polsce i 1550 za granicą, głównie w USA) Wśród klientów spółki znajdują się m.in. Grupa Lotos S.A., Kulczyk Holding, Getin Leasing, Skanska S.A., a także urzędy i instytucje: Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP, Urząd Miasta Stołecznego Warszawy, Polska Agencja Rozwoju.

Najważniejsze produkty dolnośląskiej firmy to: CodeTwo Public Folders - program do współdzielenia z innymi użytkownikami sieci firmowej lub domowej w Microsoft Outlook wybranych folderów poczty, kontaktów, kalendarzy i zadań oraz program CodeTwo Exchange Rules - rozwiązanie służące do dołączania firmowych, jak również indywidualnych stopek do wysyłanych wiadomości bez potrzeby ingerencji użytkowników. W ofercie firmy znajdują się również dedykowane rozwiązania (m.in. system do zarządzania wnioskami urlopowymi pracowników firmy, program służący do tworzenia kopii zapasowych danych serwera Microsoft Exchange, rozwiązanie usprawniające zarządzanie tradycyjną, papierową korespondencją firmową) oraz darmowe dodatki do programu Microsoft Outlook.

Nadesłał: ap