Telefonia DIALOG SA to jeden z największych operatorów telefonii stacjonarnej w kraju, dostawca usług telefonii stacjonarnej i komórkowej, Internetu oraz cyfrowej telewizji. Z jej usług korzysta ponad 700 tys. klientów.

- Chcemy zapewnić odbiorcom naszych usług obsługę na najwyższym poziomie - podkreśla Robert Banasiak, wiceprezes zarządu Telefonii DIALOG. - W tym celu usprawniamy procesy zarządzania, inwestujemy w nowe rozwiązania i technologie. Jedną z takich inwestycji jest wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów we współpracy z firmą MIS SA - mówi wiceprezes Banasiak.

Z system elektronicznego obiegu dokumentów, opartego na aplikacji misPartner21, korzysta ok. 1000 pracowników Spółki. Obecnie wdrożone są aplikacje obsługujące korespondencję ogólną oraz dokumenty wewnętrzne. System służy także do przepływu informacji w sprawach związanych ze wsparciem technicznym sprzedaży, zakupami i obiegiem faktur. Trwają prace nad oprogramowaniem wspierającym zarządzanie kadrami, utrzymaniem sieci telekomunikacyjnej oraz systemem jakości ISO. Ostatnim systemem ma być aplikacja do obsługi biura Zarządu.

- Informatyzacja w Telefonii DIALOG SA obejmuje wewnętrzne procesy zachodzące w firmie - wyjaśnia Krzysztof Lewicki, dyrektor realizacji MIS SA. - Nasze zadanie to maksymalne dostosowanie oprogramowania do potrzeb i specyfiki klienta. W tym celu gruntownie poznajemy organizację, analizujemy i opisujemy wszystkie procesy w niej zachodzące, a dopiero potem tworzymy dopasowane aplikacje - wyjaśnia.

Po dwóch latach pracy nad oprogramowaniem dla Telefonii DIALOG SA eksperci MIS są pewni, że to właściwa droga, ponieważ żadne gotowe oprogramowanie, które informatyzuje organizację firmy, nie jest doskonałe. - Gotowy garnitur to iluzja - uważa Krzysztof Lewicki. - Aplikacje dla biznesu trzeba szyć na miarę, uważnie wsłuchując się w potrzeby klienta. Dialog to tajemnica sukcesu - dodaje z uśmiechem.

Dlatego, informatyzując obieg dokumentów w Telefonii DIALOG SA, firma MIS tak bardzo koncentrowała się na procedurach testowych, sprawdzających, czy zastosowane rozwiązania przystają do codziennego funkcjonowania firmy. Zwłaszcza, że „elektroniczne biurko", jakim jest obieg dokumentów i spraw, zbiera i porządkuje wszystko, co dzieje się w firmie. Musi działać tak samo dobrze bez względu na lokalizację (duże rozproszenie oddziałów klienta, pracownicy terenowi) oraz być zintegrowane z innymi systemami, np. ERP, CRM. Tylko płynny przepływ informacji między systemami jest w stanie usprawnić funkcjonowanie organizacji.

Jak to wygląda w praktyce? Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów zapytanie o możliwość uruchomienia usług Telefonii DIALOG SA w danej lokalizacji trafia automatycznie do wszystkich zaangażowanych w sprawę działów, w odpowiednim porządku. Sprawdzane są warunki techniczne, koszty, terminy, procedury. W efekcie klient otrzymuje odpowiedź, tak szybko, jak tylko to możliwe.

- Kompleksowa informatyzacja ma wiele zalet. Wartością dodaną jest niewątpliwie fakt, że firma objęta oprogramowaniem od A do Z, staje się transparentna - uważa Marcel Kasprzak, prezes MIS SA. - Czarno na białym widać na przykład czas przebywania dokumentu czy załatwiania sprawy w poszczególnych działach. Efektywność pracowników staje się mierzalna. Obserwując ją, można modyfikować podział pracy, zakres obowiązków, strukturę firmy. Mając całościowe dane, wystarczy je analizować i wyciągać wnioski, na przykład przy pomocy programów klasy Business Intelligence. Okaże się wtedy, że do zarządzania firmą przy pomocy narzędzi IT niezbędny jest solidny fundament - taki jak elektroniczny obieg dokumentów i spraw - podsumowuje Marcel Kasprzak.

Nadesłał: MIS http://www.mis.com.pl