Rosnące koszty pracy sprawiają, że pewne obszary, szczególnie te wymagające specjalistycznej wiedzy i narzędzi oraz znajomości odpowiednich procesów, lepiej powierzyć zewnętrznym specjalistom. Wiele firm wciąż jednak nie dostrzega, że środowisko wydruku także może być zarządzanie przez zewnętrznego partnera. Zupełnie jak w przypadku telefonów firmowych czy floty samochodowej, która jest leasingowana albo wykorzystywana w różnych okresach najmu. Dzieje się tak, ponieważ outsourcing to model, który przynosi wiele korzyści.

Czym jest MPS?

W przypadku środowiska można mówić o analogicznym modelu zewnętrznego zarządzania, czyli MPS – Managed Print Services. Jakie korzyści przynosi on organizacjom? Daje kontrolę i przewidywalność kosztów oraz, w wielu przypadkach, ich znaczne ograniczenie. Pomaga zaprojektować bardziej przyjazny dla środowiska system, który ogranicza zużycie prądu i papieru. Odnosi się też do sposobu pracy z dokumentem drukowanym i cyfrowym, wspomagając efektywność procesów firmowych. To wszystko dzięki odpowiedniemu obiegowi dokumentów. Wreszcie - analizuje i wspomaga bezpieczeństwo firmowych danych, tych analogowych, które widnieją na wydrukach oraz tych cyfrowych, które są przechowywane na dyskach urządzeń drukujących lub w chmurze. W dobrze zarządzanym środowisku wydruku możemy niemal zapomnieć o samych urządzeniach, skupiając się na efektach ich działania.

Podstawową formą usługi związanej z zarządzaniem wydrukiem jest tzw. umowa serwisowa, w której dostawca zobowiązuje się zapewnić sprawne działanie środowiska wydruku klienta w zamian za ustaloną z góry cenę. Najczęściej usługa taka jest rozliczana na podstawie liczby wydrukowanych stron i w oparciu o ustaloną z góry cenę za wydruk. W ramach tej opłaty klient otrzymuje materiały eksploatacyjne oraz opiekę serwisową z ustalonym czasem naprawy.

MPS można rozwinąć

Bardziej zaawansowane formy zarządzania środowiskiem wydruku dodają do podstawowej oferty dodatkowe elementy. To np. audyt istniejącego środowiska i jego optymalizacja w celu uzyskania poprawy kluczowych wskaźników finansowych z zachowaniem odpowiedniej ergonomii. Dobrze wykonany audyt, który jest kluczowy w procesie projektowania środowiska wydruku, wykorzystuje profesjonalne narzędzia. W przypadku Xerox oprogramowanie AssetDB i Complete View Pro.

Usługę MPS można oczywiście rozwinąć. Są z nią blisko związane np. finansowanie w formie leasingu lub najmu – Xerox Financial Services lub możliwość zliczania kosztów i realizowania wydruku podążającego, czyli np. Xerox PrintSafe. Dużym zainteresowaniem cieszą się także rozwiązania automatyzujące monitorowanie urządzeń, dostawę materiałów i wykrywanie usterek. Warto pomyśleć także o narzędziach służących centralnemu raportowaniu kluczowych wskaźników efektywności floty drukującej oraz monitorowaniu urządzeń przez administratorów po stronie klienta dzięki Xerox Fleet Management Portal.

Obniżenie kosztów i oszczędność czasu

Najbardziej oczywistym efektem skutecznego MPS jest ograniczenie kosztów, które w wielu przypadkach może sięgać nawet kilkudziesięciu procent w porównaniu do kosztów klasycznego modelu działania. W polskich firmach opiera się on, niestety, na licznych i zróżnicowanych urządzeniach drukujących, przypadkowym zakupie materiałów eksploatacyjnych i incydentalnym zlecaniu napraw.

Powierzenie obsługi całego środowiska wydruku zewnętrznemu dostawcy oznacza również zmniejszenie zapasów materiałów eksploatacyjnych, ograniczenie liczby dostawców, faktur i rozliczeń, a w końcu - uwolnienie cennego czasu własnych zasobów. To także szereg mniej oczywistych korzyści: zwiększenie efektywności pracowników i bezpieczeństwa dokumentów, zmniejszenie wpływu na środowisko naturalne, a także znaczące uwolnienie czasu działów administrujących zarządzających flotą urządzeń po stronie klienta, najczęściej działów IT, administracyjnego i księgowego.