Dobry Intranet wykorzystuje multimedia i narzędzia społecznościowe, takie jak czaty, forum, blogi, komentarze czy aukcje intranetowe oraz systematyzuje wiedzę w organizacji.

Kto posiada najlepszy Intranet w Polsce? Zdaniem Jury Konkursu Internale 2010, ING Usługi Finansowe, VB Leasing Polska i Urząd Miejski w Gliwicach. Największą innowacją w Intranetach może poszczycić się Kompania Piwowarska.

Intranet w firmie to narzędzie, którego podstawowym zadaniem jest usprawnienie codziennej pracy, komunikacji wewnętrznej i procesów wewnętrznych. Stanowi platformę wymiany informacji i dokumentów, jednocześnie ograniczając koszty ich dystrybucji oraz koszty pracy związane z poszukiwaniem danych. Zakładając, że dzięki Intranetowi każdy z pracowników oszczędza 30 minut dziennie, w firmie, która liczy ok. 230 osób a średnia pensja wynosi 4 tys. zł, możemy mówić o oszczędności rzędu nawet 60 tys. zł na miesiąc.

Liczy się skuteczność
Zarządy firm coraz częściej zauważają korzyści biznesowe, płynące z prawidłowego zarządzania komunikacją wewnętrzną w swojej organizacji, dlatego definiując budżety coraz częściej projekty Intranetu poprzedzają Audytem Komunikacyjnym.
- Stworzenie naszego Intranetu zostało poprzedzone audytem komunikacyjnym, który określił potrzeby pracowników i wyznaczył główne cele projektu. Dzięki temu zyskaliśmy unikalną wiedzę, na temat tego, czego pracownicy tak naprawdę oczekują od Intranetu oraz, w jaki sposób możemy za pomocą aplikacji intranetowych usprawnić ich codzienną pracę - mówi Magdalena Kuskowska, starszy specjalista ds. komunikacji w ING Usługi Finansowe.

Intranet - realne życie firmy
Dobry Intranet pozwala pracownikom w znaczący sposób wpływać na jego zawartość. W ING Usługi Finansowe pracownicy mogą dopasować stronę główną do swoich potrzeb i zainteresowań. Mają możliwość oceniania/komentowania aktualności, pisania i komentowania blogów, udziału w dyskusjach na forach i czatach, głosowania w ankietach i sondach. Mogą korzystać ze wszystkich aplikacji, m.in. rezerwacja samochodu, wniosek urlopowy lub odczytywanie spersonalizowanych danych typu liczba dni urlopu, rachunek za telefon służbowy, termin przeglądu służbowego samochodu itp. Prezes prowadzi swój blog, zaś wszyscy członkowie zarządu regularnie czatują z pracownikami. Istnieje specjalny moduł Aukcje Intranetowe, w którym pracownicy mogą wystawiać i licytować produkty - ponad 85 proc. pracowników korzysta z tego narzędzia.

Nowoczesne technologie
Intranety VB Leasing Polska oraz ING Usługi Finansowe zbudowane są na platformie Microsoft SharePoint. Wykorzystują autorskie składniki web party, czyli zarządzane elementy składowe portalu intranetowego, które wyświetlają wybrane informacje w formie tekstu, obrazu, tabeli, formularza czy filmu. W zwycięskich intranetach wykorzystane są autorskie web party, takie jak np. aktualności, wiadomości z działów, przegląd prasy, aukcje czy statystyki. Intranety są zintegrowane z usługą katalogową Active Directory. Procesy synchronizacji działające w środowisku Sharepoint pobierają dane AD o użytkownikach, takie jak np. imię, nazwisko, telefon, adres e-mail, miejsce w strukturze. Dodatkowo zwijane Web-party sprawiają, że pracownik sam może konstruować swoją stronę główną. Z kolei Intranet w Gliwicach został zrealizowany własnymi zasobami z wykorzystaniem technologii open source. Portal jest zbudowany na platformie PHP, mechanizmy zostały opracowane z wykorzystaniem języka skryptowego Javascript oraz framework'a Ajax. Przechowywanie danych zamieszczonych w Intranecie możliwe jest dzięki wykorzystaniu obiektów typu Blob, implementowanych do bazy danych Oracle. Podobnie jak portale zbudowane na platformie Sharepoint, Intranet w Gliwicach zawiera mechanizm synchronizacji z katalogiem domenowym użytkowników. Również uwierzytelnienie użytkownika odbywa się z wykorzystaniem mechanizmu NTLM.

Wdrożyłeś? Wypromuj!
Elementem, który wpływa na sukces Intranetu jest jego promocja wewnątrz organizacji.
- W czasie promocji naszego Intranetu przeprowadziliśmy akcję marketingową „Zawsze świeży Intranet", z wykorzystaniem teaserów oraz niestandardowych form komunikacji. Przed startem Intranetu w windach, na korytarzach, w toaletach i na biurkach pracowników znalazły się naklejki z intrygującymi hasłami, np. „Chcesz wiedzieć pierwszy...", „Zobacz kto z kim...", „O czym myśli prezes...", a w dniu startu nowego portalu każde z haseł zostało rozwinięte i wytłumaczone. Dodatkowo, w tym dniu, każdy pracownik znalazł na biurku świeże truskawki z hasłem „Zawsze świeży Intranet", co nawiązywało do głównego celu projektu, jakim było odświeżanie i aktualizacja wszystkich treści- mówi Magdalena Kuskowska, starszy specjalista ds. komunikacji w ING Usługi Finansowe.

Dopasuj intranet do potrzeb
Aby Intranet przynosił realne korzyści, musi być dobrze zaprojektowany oraz odpowiadać na realne potrzeby pracowników.
- Wiedzieliśmy, że potrzeby działów marketingu i PR są bardzo duże. Jednocześnie zdawaliśmy sobie sprawę jak wyjątkowi pracownicy pracują w tych działach i że trudno będzie zaspokoić potrzeby wszystkich jednocześnie. To założenie sprawiło, że nie mogliśmy skorzystać z żadnych istniejących rozwiązań. Innowacyjne podejście do kreowania systemu zakładało zdefiniowanie interakcji pomiędzy systemem a użytkownikami przez samych użytkowników. W ten sposób powstał, oparty na technologii SharePoint, system Archeo uszyty na miarę potrzeb pracowników KP. Ułatwia on zarządzanie projektami oraz archiwizację, akceptację a także opiniowanie dokumentów marketingowych co umożliwia dzielenie się wiedzą wewnątrz organizacji. - mówi Maciej Król, Dyrektor IT w Kompanii Piwowarskiej.

Dlaczego najlepsze?
Spośród kilkunastu zgłoszeń to właśnie Intranety ING Usługi Finansowe, VB Leasing Polska oraz Urzędu Miejskiego w Gliwicach zostały wybrane przez niezależne grono Jury za najlepsze w Polsce. Co zadecydowało o ich sukcesie?
- Decyzją Jury Intranet VB Leasing Polska zwyciężył ze względu na wzorcowo przeprowadzone wdrożenie, duże zaangażowanie zespołu oraz uwzględnienie komunikacji dwustronnej w małym przedsiębiorstwie. Intranet Urzędu Miejskiego w Gliwicach okazał się najlepszy ze względu na zaangażowanie zespołu, przemyślaną strategię oraz zrealizowanie projektu w całości własnymi zasobami. Z kolei Intranet ING Usługi Finansowe zachwycił Jury wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi komunikacji, wdrożeniem funkcjonalności usprawniających codzienną pracę oraz pomysłowością we wdrożeniu. W kategorii Największa Innowacja w Intranetach zwyciężył projekt Kompanii Piwowarskiej, który polegał na dużym sukcesie zaprojektowania, wdrożenia i dopasowania innowacyjnego systemu intranetowego dla działów marketingu i PR - podkreśla Aleksander Sala, Dyrektor Generalny Konkursu INTERNALE 2010, prezes Kolibro Intranet & BPM Experts.