ADe Line SA, właściciel ponad 60 salonów wyposażenia wnętrz AlmiDecor i FLO, wybrał system klasy Business Intelligence - PROPHIX Enterprise jako narzędzie wspomagające budżetowanie i  pozwalające na bardziej precyzyjne planowanie oraz analizowanie wszystkich elementów wpływających na wynik finansowy prowadzonej działalności oraz umożliwiający precyzyjne dostosowanie oferty firmy do różnych gustów i potrzeb klientów w różnych regionach Polski.Implementacji systemu dokonała wrocławska firma Infosynergia, partner handlowy i wdrożeniowy firmy Solemis Group SA, przedstawiciela kanadyjskiego producenta systemu PROPHIX w Polsce.

„Wdrożenie systemu PROPHIX i wykorzystanie jego możliwości usprawnienia budżetowania w połączeniu z automatycznym, bieżącym monitorowaniem wykonania budżetu, są dla nas podstawą sukcesu zmian w zarządzaniu firmą ” – mówi Zbigniew Mrozek, Prezes Zarządu i główny udziałowiec ADe Line SA.

„Dziś, w pół roku po implementacji, widać konkretne efekty i wymierne korzyści z precyzyjnego planowania i oparcia decyzji na realnych danych, a nie wyczuciu menedżerów i zarządu. Dostosowaliśmy ofertę do różnych upodobań klientów w różnych regionach. Zmniejszyliśmy zapasy magazynowe i przyspieszyliśmy rotację produktów – co w przypadku handlu jest sprawą kluczową” - dodaje Rafał Gawędzki, Kierownik działu controllingu ADe Line SA „Spokojnie mogę powiedzieć, że inwestycja w PROPHIX już się nam zwróciła.”  

AlmiDecor - inspirowanie jest naszą misją

Inspiracją do założenia w 1989 roku firmy, stały się dla właścicieli przytulne, rozświetlone wnętrza Skandynawii oraz egzotyczne kolory i zapachy Orientu.

Od pierwszej chwili działania misją firmy jest tworzenie pięknych wnętrz i inspirowanie innych do kreowania pięknej przestrzeni wokół siebie.

 Misję tę firma realizuje za pomocą ponad 500 pracowników w 40 sklepach AlmiDecor (w tym po dwa w Czechach i na Litwie) i 20 sklepach pod marką FLO (w tym 1 na Litwie). Sklepy oferują pełną gamę mebli i drobiazgów do wyposażenia wnętrz.

 Realne dane do podejmowania decyzji

Bogata oferta (30 głównych grup asortymentowych – m. in. meble, tekstylia, oświetlenie, nakrycie stołu oraz upominkowy koncept FLO) w połączeniu z lokalnymi gustami odbiorców to ogromne wyzwanie dla kadry kierowniczej związane ze sprawnym oraz efektywnym planowaniem i zarządzaniem.

Powodem sięgnięcia przez zarząd ADe Line SA po narzędzia klasy Business Intelligence (BI) była chęć podniesienia sprawności i jakości zarządzania, m.in. przez:

• szybsze uzyskiwanie bardziej dokładnej informacji o bieżącym stanie firmy
• lepszą kontrolę i analizę kosztów oraz możliwość ich racjonalizacji
• większą precyzję planowania potrzeb zakupowych
• przyspieszenie procesu budżetowania i możliwość bieżącej kontroli jego realizacji
• możliwość szybszego uzyskiwania przez zarząd niestandardowych raportów i analiz
• możliwość kwartalnej weryfikacji budżetu
• możliwość wielowymiarowych analiz i budżetowania
• budżetowanie i controlling wielowalutowy
• zapewnienie możliwości elastycznego rozwoju systemu

Podobnie jak w przytłaczającej większości firm, przed implementacją systemu PROPHIX planowanie, budżetowanie i analizy prowadzone były w niezliczonych arkuszach kalkulacyjnych, a całościowa weryfikacja budżetu odbywała się praktycznie tylko raz, w trakcie roku finansowego.  

Decyzję o implementacji systemu BI podjęto jednocześnie z wprowadzaniem zmian organizacyjnych w firmie i wprowadzaniem nowego układu rachunku wyników firmy.

O wyborze PROPHIX zdecydowały trzy elementy: 

• funkcjonalność
• elastyczność w dostosowaniu do potrzeb ADe Line SA i bardzo łatwa integracja z istniejącą w firmie hurtownią danych
• silne wsparcie ze strony firmy wdrażającej Infosynergia, sprawdzonego już od lat partnera firmy ADe Line SA w obsłudze rozwiązań Business Intelligence

Ostatecznie podjęto decyzję o wdrożeniu systemu PROPHIX Enterprise 7 w dziale finansowym i controllingu. Głównymi użytkownikami systemu są dyrektor finansowy i pracownicy działu controllingu. Generowane automatycznie raporty otrzymują regularnie kierownicy poszczególnych działów oraz zarząd firmy.

 
Całość wdrożenia w 3 miesiące

Zarząd ADe Line SA miał bardzo klarowną koncepcję potrzeb biznesowych i nowego układu rachunku wyników firmy. Dzięki temu, kierowany przez dyrektora finansowego ADe Line SA, wspólny zespół wdrażający - składający się ze specjalistów z Infosynergii oraz pracowników działu controllingu ADe Line SA – w zaledwie 3 miesiące poradził sobie z całym wdrożeniem układów budżetowych.

Zdecydowano, że zaimplementowane zostaną od razu wszystkie funkcjonalności oraz dokonana zostanie pełna integracja z eksploatowaną w firmie od wielu lat, opartą na platformie Microsoft SQL Server hurtownią danych, również dostarczoną, rozwijaną i administrowaną przez specjalistów z Infosynergii.  Zaprojektowany został od razu cały dostęp do dokumentów i zdefiniowano podstawowe raporty.

Najistotniejszą częścią - z punktu widzenia użytkowników systemu – było szkolenie z tworzenia własnych raportów i pełnego wykorzystania możliwości analitycznych systemu. Wykształcenie użytkowników sprawnie posługujących się systemem, jest gwarancją, że system przyniesie wymierne korzyści biznesowe – wszystkie pomysły „a gdyby tak …” można będzie sprawdzić bazując na realnych danych.

PROPHIX umożliwił także precyzyjne powiązanie – dla celów planowania i controllingu – różnych okresów rozliczeniowych. Kalendarzowych dla potrzeb zakupowych i zgodnych z rokiem finansowym (zaczyna się od kwietnia) – dla potrzeb budżetowania.

 „Implementację wykonaliśmy w trakcie roku finansowego” – mówi Rafał Gawędzki. „Zdecydowaliśmy więc – bardziej dla świętego spokoju – korzystać równolegle z dwóch rozwiązań, ale tylko do zamknięcia roku obrachunkowego”.     

Uzyskane efekty biznesowe

Wdrożenie systemu PROPHIX było jednym z elementów zmiany biznesowego działania w Polsce i krajach ościennych – przejścia na precyzyjne planowanie i dogłębne analizy – zarówno w sprzedaży jak i marketingu.

Najważniejsze korzyści z implementacji systemu PROPHIX w ADe Line SA to:

• uzyskanie szybkiego dostępu do bieżących, precyzyjnych danych dotyczących firmy
• możliwość szybkiego sprawdzenia różnych scenariuszy przed podjęciem decyzji
• lepsza kontrola kosztów – możliwość różnego ich grupowania i wiązania z innymi danymi
• większa precyzja planowania potrzeb zakupowych – w podziale na sklepy w różnych regionach
• możliwość automatycznego monitorowania bieżącego wykonania budżetu
• szybciej przebiegający proces budżetowania
• usprawnienie procesu budżetowania – włączenie dodatkowych, zainteresowanych osób, które poprzednio nie mogły aktywnie uczestniczyć z braku narzędzi (arkusze na to nie pozwalały)  
• szybsze reagowanie na wymagania informacyjne zarządu – przygotowywanie raportów i analiz ad hoc

 „Wdrożenie nowego narzędzia do budżetowania oraz możliwość automatycznego monitorowania jego wykonania i szybkiego korygowania w razie potrzeby, jest dla nas podstawą zmian w zarządzaniu firmą” - mówi Rafał Gawędzki.  

Rozwój systemu 

Zarząd i obecni użytkownicy systemu odczuli już korzystne zmiany w codziennej pracy po wdrożeniu systemu PROPHIX. Zauważono nowe możliwości i oczywiście, pojawiły się nowe potrzeby.

Zdecydowano już, że kolejnym krokiem będzie zwiększenie liczby użytkowników – dostęp do systemu dostaną menedżerowie poszczególnych działów firmy. Planowana jest również zmiana architektury systemu – przejście na platformę klient-serwer.

ADe Line SA (dawniej Almi Decor) www.almi-decor.com ADe Line SA (dawniej Almi Decor) to założona w 1989 roku firma specjalizująca się w dostarczaniu mebli i innych elementów wyposażenia wnętrz. Od początku misją firmy jest tworzenie wyjątkowych wnętrz i inspirowanie innych do kreowania pięknej przestrzeni wokół siebie. W skład Grupy ADe Line SA wchodzą sklepy AlmiDecor i FLO a także Almi Design i Almi Cafe.  ADe Line SA to dziś 500 pracowników, 40 sklepów AlmiDecor (w tym po dwa w Czechach i na Litwie) i 20 sklepów FLO (w tym 1 na Litwie).  

Infosynergia www.infosynergia.eu Infosynergia jest wrocławską firmą doradczo-wdrożeniową w obszarach controllingu i budżetowania. W swojej ofercie firma zwłaszcza podkreśla połączenie przemyślanych koncepcji merytorycznych z doborem odpowiednich narzędzi informatycznych. Przedmiotem jej działalności w szczególności są:

·          opracowywanie i wdrażanie systemów budżetowania i controllingu, rachunkowości zarządczej,

·          wdrażanie systemów Business Intelligence, hurtowni danych, specjalistycznego oprogramowania do budżetowania i controllingu,

·          doradztwo przy wyborze i wdrażaniu systemów informatycznych klasy ERP/CRM/BI, analizy przedwdrożeniowe, prowadzenie procedury wyboru systemu informatycznego,

·          audyty systemów controllingu, budżetowania oraz systemów informatycznych w przedsiębiorstwach,

·          szkolenia w zakresie controllingu i zastosowań informatyki w zarządzaniu.Infosynergia to od 2006 roku certyfikowany partner handlowy i wdrożeniowy firmy Solemis Group SA.

Solemis Group S.A. www.solemis.com

Solemis Group SA. jest wiodącym dostawcą zaawansowanych rozwiązań biznesowych obecnym w Polsce od 1986 roku.

Ofertę firmy stanowią specjalistyczne produkty uzupełniające istotne luki w klasycznych systemach  ERP/CRM. Aktualnie w ofercie firmy znajdują się dwa światowej klasy produkty należące do tej klasy rozwiązań: PROPHIX i TARGIT. Kanadyjski system PROPHIX jest aplikacją  finansową używaną przez tysiące osób na całym świecie do budżetowania, prognozowania, raportowania i analiz. Duńskie oprogramowanie TARGIT to rozwiązanie z obszaru Business Intelligence umożliwiające decydentom na wszystkich szczeblach zarządzania wielowymiarową analizę danych i uzyskanie natychmiast całościowego obrazu sytuacji w firmie.

Solemis Group jako jedyna firma w Polsce świadczy outsourcing usług IT dla Microsoft w zakresie oprogramowania ERP – Microsoft Dynamics GP (Business Solutions Great Plains). W ofercie firmy znajdują się także rozszerzenia funkcjonalne do systemu Microsoft Dynamics GP (MBS Great Plains) oraz system finansowo-księgowy dla małych firm SM-BOSS.

Realizując konsekwentnie swoją misję: „Współpracować z Partnerami i Klientami w osiąganiu sukcesów”, 
Solemis Group SA planuje sukcesywnie wprowadzać na rynek nowe, coraz bardziej zaawansowane produkty, spełniające wysokie wymagania klientów, ze szczególnym uwzględnieniem bardzo wąskich, wysokospecjalizowanych rynków.

Kontakt dla prasy:         

           Małgorzata Winiarczyk,  mailto:mwiniarczyk@solemis.com  
           tel. (0-58) 661-22-22 w. 112
           Solemis Group S.A., ul. Kłajpedzka 7F, 81-533 Gdynia 

Obsługa Prasowa i PR:
            Zbigniew Blewoński, mailto:zbigniew.blewonski@indalo.pl 
            komórka: (+48) 501-772-619
            tel. (0-22) 698-70-74, (0-22) 698-70-24
            INDALO Public Relations, ul. Grochowska 341 lok. 281A,

             03-822 Warszawa

Nadesłał: Indalo PR http://www.indalo.pl