Nowoczesne metody wymiany dokumentów między firmami
|
Codziennie różne organizacje i przedsiębiorstwa wysyłają między sobą pisma dotyczące umów, zamówień, faktur czy płatności. Coraz częściej odbywa się to za pośrednictwem plików elektronicznych, które usprawniają prowadzenie działalności, a przy tym pozwalają na zmniejszenie kosztów administracji.
Korzystanie z systemów służących do elektronicznej wymiany dokumentów nie jest dla dużych spółek niczym nowym. Stosują one takie rozwiązania od bardzo dawna. Jednak to, co było dotychczas zarezerwowane tylko dla największych graczy, teraz dostępne jest także dla małych i średnich przedsiębiorstw.
Jeszcze jakiś czas temu, aby wdrożyć taki system w firmie, konieczna była inwestycja w potrzebną infrastrukturę, instalację systemu i serwis. Wszystko oczywiście związane było z ogromnymi kosztami, które skutecznie odstraszały przedsiębiorców. Rozwiązaniem tego problemu stało się stworzenie aplikacji służących do wymiany dokumentów, które opłacane są w formie abonamentu. Płaci się po prostu za usługę (SaaS, Software as a Service). Pozwalają one na szybkie przesłanie danych między użytkownikami i partnerami biznesowymi, bez konieczności drukowania i wysłania dokumentów tradycyjną metodą. Jest to ogromne ułatwienie, które pozwala oszczędzić czas i pieniądze.
Aplikacje tego typu doceniają w szczególności te organizacje, które muszą wysyłać dużą liczbę dokumentów, współpracując z licznymi partnerami biznesowymi. Abonament dla takiej usługi uzależniony jest od liczby dokumentów. Tym, co wyróżnia program od zwykłego e-maila to archiwizacja i bezpośrednie katalogowanie dokumentów umożliwiające dostęp wielu użytkownikom. To ogromna przewaga, ale nie jedyna. Nowoczesne systemy oprócz wysyłania dokumentów, pozwalają na zebranie pełnoprawnych potwierdzeń odbioru (np. przy wysyłce faktur korekcyjnych) czy wręcz odręcznych podpisów składanych na ekranie dotykowym. Dzięki temu łatwiej jest zapanować nad dużą ilością plików, które otrzymujemy i wysyłamy.
Zalety tego typu rozwiązań dostrzegli również politycy, którzy jakiś czas temu wprowadzili kilka udogodnień związanych z e-fakturami. Takie działania mają na celu zachęcenie osób zajmujących się biznesem do korzystania z dokumentów elektronicznych i odejścia od drukowania niepotrzebnych stert papieru. Tym co uległo zmianie, jest m.in. zniesienie konieczności otrzymania zgody kontrahenta na otrzymywanie e-faktury. Od 2013 roku jeśli druga strona nie wyrazi sprzeciwu, będzie istniało domniemanie, że zgadza się na taką formę.
Jeśli więc chcemy aby nasze przedsięwzięcie było efektywne, a nadzór nad dokumentacją, które generuje nie pochłaniało znaczących ilości czasu, warto rozważyć skorzystanie z usług dostępnych na rynku.
Autorem komentarza jest Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający systemu EBI24
www.ebi24.pl
Nadesłał:
BestBrands
|
