2010-05-29
Rewolucja cyfrowa w administracji jest nieunikniona. Urzędnicy muszą zdecydować, czy chcą iść z duchem czasu, czy będą nadal żądać od obywateli opieczętowanych, papierowych dokumentów. Ci, którzy wdrażają rozwiązania IT w urzędach, przekonują, że e-administracja nie łamie kręgosłupów.

- Człowiek poświęca na wszystko coraz mniej czasu i coraz mniej pieniędzy, i właśnie to nazywa się postępem. Na naszych oczach dzieje się kolejna rewolucja – rewolucja cyfrowa – przekonuje Marcel Kasprzak, prezes firmy MIS SA, zajmującej się projektowaniem i wdrażaniem elektronicznych systemów dla gmin.

Jego zdaniem bronić dziś papierowych dokumentów i pieczęci to jak bronić maszyny do pisania przed ekspansją komputerów, pisać telegramy zamiast SMS-ów, a pieniądze nosić w portfelu, a nie trzymać na koncie w banku.

MIS SA ma na koncie kilkadziesiąt wdrożeń w urzędach miast i gmin. Z doświadczenia firmy wynika, że coraz więcej gmin docenia e-administrację. Burmistrzowie i wójtowie zauważają, że zinformatyzowanym urzędem łatwiej zarządzać i łatwiej go też kontrolować. Pierwszy krok, na jaki się decydują, to z reguły elektroniczny obieg dokumentów i spraw, który zastępuje rejestrowanie, tworzenie i modyfikowanie dokumentów papierowych. Po wprowadzeniu dokumentacji do systemu elektronicznego, wszyscy mają do niej dostęp i widzą nanoszone zmiany na bieżąco. To oszczędza czas, porządkuje przepływ informacji i eliminuje ryzyko błędu. Władze gmin mogą lepiej planować, szybciej wyciągać wnioski i sprawować skuteczny nadzór nad funkcjonowaniem urzędu.

- E-urzędnik jest przygotowany do wszelkich audytów, nie straszna mu kontrola NIK czy RIO. Dokumentacji dla kontrolerów nie przecież odszukiwać w stosach papierów – wszystko jest dostępne on-line w elektronicznym repozytorium – mówi Marcel Kasprzak. Taki obieg dokumentów jest też przyjazny dla mieszkańców gmin. Zinformatyzowani urzędnicy są w stanie na bieżąco informować klientów o postępie rozpatrywanych spraw. To także oszczędność czasu, a przede wszystkim poprawa wizerunku i relacji na linii klient-urzędnik.

Skąd strach przed e-zmianami?

Eksperci od wdrażania e-administracji przyznają, że elektroniczne rozwiązania budzą lęk, tak jak lęk wywołuje wszystko, co nowe i nieznane. - Przekonujemy samorządowców, że rozwiązania IT nie łamią kręgosłupów, to systemy elastycznie dopasowują się do potrzeb użytkowników – mówi przez MIS SA. Firma zawsze gruntownie poznaje organizację, nim zaprojektuje wdrożenie. Nawet rozmieszczenie poszczególnych katalogów w aplikacji projektuje się tak, by było one zgodne z przyzwyczajeniami pracowników, którzy korzystali do tej pory z dokumentacji papierowej. - Jeżeli więc na przykład księgowa trzymała faktury do zaksięgowania z prawej strony, to odpowiedni katalog będzie widoczny po prawej stronie na ekranie – tłumaczy Marcel Kasprzak.

MIS wykorzystuje też rozwiązania autorstwa urzędników. Na przykład w podwrocławskiej gminie Kobierzyce na platformę Lotus Notes przeniesiono rozwiązanie dotyczące obiegu faktur, z powodzeniem funkcjonujące w urzędzie. Umożliwiła to elastyczność oprogramowania IBM Lotus Notes

Ile kosztuje e-administracja?

Urzędy informatyzują się w ramach zadań własnych, organizując przetargi lub konkursy. - W naszej ocenie samorządowcy nie zawsze zwracają uwagę na rzeczywiste koszty e-administracji. Niektóre rozwiązania na etapie wdrożenia wydają się im tańsze i takie wybierają – zaznacza przez MIS SA. W trakcie użytkowania okazuje się jednak, że gmina musi opłacać co roku licencję, czy upgrade systemu – a dodatkowe koszty to rocznie jedna trzecia ceny całego wdrożenia. Co więcej, umowy są tak skonstruowane, że gminy muszą wnosić dodatkowe opłaty, nawet jeśli system nie funkcjonuje. MIS nie stosuje obowiązkowych, dodatkowych opłat w trakcie funkcjonowania systemu.

Rozważając zakup rozwiązania IT, samorządy powinny brać też pod uwagę bezpieczeństwo. W systemach MIS wymuszane jest szyfrowanie przesyłanych danych, dodatkowo dokumenty są potwierdzane podpisem elektronicznym (kwalifikowanym lub nie w zależności od wymagań prawnych). Firma opiera się na rozwiązaniach IBM - stosowane mechanizmy szyfrowania są tak dobre, że przed długi czas rząd amerykański zezwalał na eksport wyłącznie słabszej wersji klucza szyfrowania. Najbardziej zaawansowana wersja klucza dostępna była tylko w USA. Podsumowując, przed zakupem narzędzi IT należy sprawdzić rzeczywiste koszty i jakość – w tym bezpieczeństwo i trwałość rozwiązania.

O MIS S.A.

Spółka MIS S.A. specjalizuje się w tworzeniu kompleksowych rozwiązań wspierających zarządzanie wiedzą i informacją. Ma prawie 20-letnie doświadczenie w branży. Z rozwiązań MIS korzysta kilkadziesiąt urzędów administracji samorządowej i publicznej (m.in. Ministerstwo Sprawiedliwości, Agencja Mienia Wojskowego, Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu, Urząd Marszałkowski w Łodzi) oraz wielu komercyjnych klientów (m.in. EnergiaPro, Dialog, Grupa Żywiec, Coca-Cola, EuroLot, Elektromontaż Poznań, Fresenius).

Swoje rozwiązania MIS opiera na technologiach światowych potentatów branży IT – Microsoft i IBM. Jest także partnerem firmy QPR Software, fińskiego producenta programów wspomagających zarządzanie strategiami biznesowymi.

Według rankingu magazynu „Computerworld” – MIS należy do czołówki polskich firm informatycznych o największym wzroście przychodów. Spółka jest członkiem Business Centre Club, Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji, Krajowej Izby Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji oraz Dolnośląskiej Izby Gospodarczej. Biura MIS działają we Wrocławiu i Warszawie.

Więcej informacji www.mis.eu

Nadesłał: MIS http://www.mis.com.pl