IVALUA Buyer – kompleksowe zarządzanie zakupami i wydatkami

IVALUA Buyer to wyspecjalizowane narzędzie informatyczne, wspierające firmy w optymalizacji procesów zakupowych. Ten  prosty w instalacji, obsłudze i konfiguracji system IT służy zarządzaniu wydatkami, zakupami i dostawami. IVALUA Buyer stwarza szybki dostęp do informacji, umożliwia współpracę i kontakt z dostawcami oraz służy raportowaniu w czasie rzeczywistym. Wartością dodaną dla użytkownika systemu jest całościowe wykorzystanie potencjału optymalizacyjnego firmy.

Implementacja innowacyjnego systemu IVALUA Buyer nie tylko usprawnia proces zarządzania wydatkami i zakupami, ale także przyczynia się do poprawy rentowności, redukcji kosztów zakupowych w długim okresie, zwiększenia płynności kapitału czy przystosowania organizacji zakupowej do elastycznego reagowania na zmiany na rynku – podkreśla Mateusz Borowiecki, Prezes OptiBuy.

IVALUA Buyer oparty jest na modułach, które zapewniają elastyczny wybór narzędzi, zgodny z zapotrzebowaniem. Może być zintegrowany z innymi systemami informatycznymi lub występować jako niezależna aplikacja. Narzędzie, stworzone przez francuską firmę Ivalua, w całości jest obsługiwane poprzez przeglądarkę internetową.

Euromedic International z IVALUA Buyer

Firma Euromedic International, specjalizująca się w urządzaniu i prowadzeniu nowoczesnych centrów diagnostycznych, radioterapii oraz kardiochirurgii inwazyjnej, postanowiła wdrożyć wielomodułowy system IT – IVALUA Buyer. Wybierając system optymalizujący zakupy i wydatki, firma kierowała się kompleksowością, wysoką elastycznością i funkcjonalnością oferowanych rozwiązań.

Euromedic jest pierwszą firmą w Polsce, w pełni wykorzystującą system IVALUA Buyer oferowany przez OptiBuy. IVALUA Buyer w Euromedic International obsługuje narzędzia: e-Zakupy, Purchasing Intelligence, Zarządzanie Umowami w ramach e-Sourcing oraz Repozytorium Danych.

Zarządzanie zakupami i wydatkami w Euromedic International

W obszarze e-Zakupów system jest wykorzystywany do zarządzania katalogami produktów kupowanych przez wszystkich pracowników firmy; procesu zatwierdzania zapotrzebowania zakupowego, zgłaszanego przez poszczególne jednostki organizacyjne firmy; procesu przyjmowania dostaw i faktur oraz wieloszczeblowej kontroli (akceptacji lub odrzucenia) odchyleń ilości produktów dostarczonych od zamówionych oraz wartości zafakturowanych od wartości dostarczonych.

Zastosowane rozwiązanie w obszarze Purchasing Intellgience służy do szczegółowej analizy i kontroli wydatków zakupowych. Zarządzanie umowami pozwala zaoszczędzić czas i zwiększa wydajność kontraktów zawieranych z dostawcami. Repozytorium Danych umożliwia gromadzenie i kategoryzowanie danych w ramach Umów i Katalogów.

OptiBuy dla Euromedic International

Wdrożenie systemu IVALUA Buyer zostało zakończone w październiku 2011 r. Obejmowało spisanie specyfikacji funkcjonalnej, dostosowanie systemu do wymogów w niej zapisanych, uruchomienie wersji testowej, przeszkolenie użytkowników, uruchomienie wersji produkcyjnej – gotowego systemu, obsługującego rzeczywiste transakcje.

Wdrożenie systemu IVALUA Buyer do zarządzania pozwoliło na uzyskanie pełnej kontroli nad zakupami dokonywanymi w rozproszonej strukturze firmy Euromedic – wyjaśnia, kierujący całym projektem, Mateusz Borowiecki, Prezes OptiBuy. IVALUA Buyer ujednolicił strukturę produktów zakupowych, które do tej pory zarządzane było osobno w każdej ze 150 spółek. Wbudowany mechanizm przebiegu procesów akceptacji wraz z szeroką gamą alertów sprawia, że proces zakupowy przebiega bez zakłóceń, jednocześnie ograniczając błędy użytkownika – dodaje Jacek Żak, dyrektor IT na Europę Grupy Euromedic.

Ivalua Buyer ułatwił proces wyboru kupowanych produktów poprzez ograniczenie użytkownikowi dostępności do danych spoza jego jednostki organizacyjnej. Moduł Kontaktów umożliwił powiązanie w systemie produktów, cen, dostawców oraz miejsca dostaw. Poprzez wymianę online plików XML zintegrowano system IVALUA Buyer z systemem ERP, służącym do zarządzania magazynami.

System IVALUA Buyer okazał się przyjaznym dla użytkownika narzędziem, pozwalając administratorowi w pełni kontrolować system. Użyta technologia WWW wraz z bazą MS SQL wykazała się dużą szybkością pracy. Procesy aktualizacji systemu również nie sprawiają problemów administratorowi. Euromedic będzie bacznie przyglądał się dalszemu rozwojowi programu IVALUA Buyer, licząc na wykorzystanie nowych rozwiązań w przyszłości – rekomenduje Jacek Żak.

Rozwiązanie IVALUA Buyer obsługuje 28 placówek Euromedic International na terenie Polski. Aktualnie prowadzone są prace nad dodatkowymi dostosowaniami systemu oraz rozwojem jego funkcjonalności dla klienta. Sukcesywnie dołączane są kolejne placówki. Docelowo w 2012 roku system będzie funkcjonował we wszystkich państwach, w których swoją działalność prowadzi Euromedic International (w adekwatnych wersjach językowych).

OptiBuy – kompleksowe doradztwo zakupowe

OptiBuy Procurement Solutions to założona w 2005 roku firma doradcza, specjalizująca się w obszarze zakupów i łańcucha dostaw. Jest dostawcą rozwiązań biznesowych w obszarze doradztwa startegiczno-organizacyjnego, global sourcing i narzędzi IT dla zakupów. Filozofia doradztwa OptiBuy opiera się na diagnozie (analiza sytuacji, identyfikacja potencjału redukcji kosztów), strategii (opracowywanie rozwiązań, planowanie działań, zasobów) i implementacji (coaching, pełne wdrożenie). Kompleksowe i interdyscyplinarne doradztwo w sferze zakupów realizowane przez OptiBuy polega na dostarczaniu usług od analizy poprzez doradztwo strategiczne, kończąc na pełnym wdrożeniu proponowanych rozwiązań, włącznie z narzędziami IT.

Klientom, dostrzegającym potrzebę kompleksowego zarządzania wydatkami, zakupami i dostawami OptiBuy oferuje kompleksowe wdrożenie, integrującego najnowsze technologie informatyczne, systemu IVALUA Buyer.

Nadesłał: OptiBuy http://www.optibuy.com/