Współcześnie panuje przekonanie, że połowa sukcesu firmy  to dobra sekretarka. Niezaprzeczalną prawdą jest to, że dobrze zorganizowany sekretariat zapewnia komfort pracy prezesowi, dyrektorowi czy innej osobie na stanowisku menadżerskim.

Można powiedzieć, że nie ma firmy bez sekretarki. Zarówno małe, jaki i duże instytucje, przedsiębiorstwa państwowe i prywatne, spółki, konsorcja, urzędy – wszędzie, gdzie istnieje potrzeba prowadzenia sekretariatu – tam jest sekretarka. Jaka jest jej rola w firmie? Czy jest szarą eminencją, prawą ręką prezesa, czy tylko dziewczyną od parzenia kawy?

- We współczesnym biurze odchodzi w zapomnienie stereotyp, że sekretarka ma parzyć kawę. Prestiż zawodu zarówno sekretarki, jak i asystentki jest coraz większy – mówi Mirosława Popek, dyrektor Państwowego Studium Stenotypii i Języków Obcych – ZSP na Ogrodowej w Warszawie. – Na obecnym rynku pracy wymogi, jakie stawiane są kandydatkom na stanowisko sekretarki, są bardzo wysokie. Dzisiaj sekretarka musi być wykształconą prawą ręką swojego przełożonego, której można powierzyć każde zadanie. I co więcej – oczekuje się od niej, że zadaniu temu podoła. – podsumowuje Mirosława Popek.

Współczesna sekretarka czy asystentka przede wszystkim pomaga swoim przełożonym w sprawnej organizacji pracy. Dotyczy to zarówno spraw administracyjnych, jak i korespondencji, sporządzania notatek, umawiania spotkań, opieki nad gośćmi, pośrednictwie w kontaktach między przełożonym a pozostałymi pracownikami firmy czy osobami zewnętrznymi, nadzorowania zgodnie z ustalonym harmonogramem przebiegu dnia pracy.

Sekretarka z racji swojego miejsca pracy, ma bardzo częsty kontakt z ludźmi, dlatego musi umieć z nimi rozmawiać i współpracować, wykazywać opanowanie oraz odporność emocjonalną. Osoba na tym stanowisku jest też naturalną ochroną swojego szefa – to właśnie przez sekretariat trzeba najpierw przejść , aby umówić się na spotkanie czy chociażby telefoniczną rozmowę z prezesem firmy. Osoba na stanowisku sekretarki musi być asertywna, a przy tym miła i kulturalna. Nieoceniona jest tu dobra pamięć, umiejętność szybkiego bezwzrokowego pisania na komputerze czy stenografii. Nieodzownym atutem dobrej asystentki czy sekretarki jest także dyskrecja oraz takt – to właśnie sekretarka ma dostęp do najważniejszych spraw firmy, decyzji, które podejmuje prezes. Jest ona często najlepiej poinformowaną osobą w zespole.

- Z doświadczenia wiemy, że zawód asystentki czy sekretarki wymaga dużego tempa pracy - codziennością są jednocześnie dzwoniące telefony i przychodzący do sekretariatu pracownicy, petenci i goście. W takich warunkach trzeba nauczyć się przerzucać z jednej czynności na drugą- podaje przykład Mirosława Popek. - W naszym Studium tworzymy takie warunki szkoleniowe, aby przyszłe kandydatki do zawodu sekretarki były przygotowane na panujące w biurze, warunki pracy. Adeptki mają możliwość zweryfikowania swoich umiejętności w trakcie praktyk zawodowych – dodaje Mirosława Popek.

Profesjonalna sekretarka czy asystentka swoją osobą reprezentuje nie tylko swojego szefa, ale także i instytucję, a miła aparycja to nie wszystko. Oczekuje się na tym stanowisku nie tylko znajomości savoir vivru, ale i języków obcych, umiejętności obsługi urządzeń biurowych, znajomości podstaw ekonomii, prawa czy finansów. To sekretarka czy też asystentka często przygotowuje różne zestawienia, pisma czy dokumenty, wyszukuje informacje dla swojego przełożonego. Zdecydowanej większości postawionych przed nią zadań musi się po prostu nauczyć - najlepiej zanim przyjdzie do firmy, czyli w profesjonalnej szkole przygotowującej do wykonywania zawodu sekretarki-asystentki. Dzięki temu ani pracodawca, ani kandydatka na stanowisko sekretarki nie będą rozczarowani wzajemną współpracą.

Nadesłał: Państwowe Studium Stenotypii i Języków Obcych – Zespół Szkół Policealnych http://www.ogrodowa.edu.pl