Najkorzystniejszym rozwiązaniem zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, jest finansowanie upominków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Prezenty z funduszu mogą trafić nie tylko do zatrudnionych w firmie, ale również do ich rodzin oraz do byłych pracowników - emerytów i rencistów.

Środki z funduszu mogą być wydatkowane w różnych formach - paczki z prezentami, bony towarowe, talony, karty z limitem płatniczym oraz świadczenia pieniężne. Jedynym warunkiem jest wydatkowanie ich z uwzględnieniem sytuacji materialnej poszczególnych pracowników. - Należy zróżnicować przekazywane środki według sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Jeśli firma o tym zapomni, w czasie kontroli urzędnik może uznać, że pomoc nie jest odpowiednio rozdysponowana, co oznacza, że fundusz nie prowadzi działalności o charakterze socjalnym, a przyznane świadczenia powinny zostać sfinansowane ze środków obrotowych. Ze środków obrotowych powinny być również organizowane wszelkie imprezy świąteczne i integracyjne, w których udział biorą wszyscy pracownicy - wyjaśnia Barbara Martowska, Główna Księgowa z Centrum Finansowo-Księgowego Ekkom.

Świadczenia finansowane z ZFŚS nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Najkorzystniejszym pomysłem na prezent finansowany z funduszu jest natomiast gotówka lub paczka - jako świadczenia rzeczowe i pieniężne korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych w granicach łącznego limitu 380 zł na osobę w skali roku podatkowego (nadwyżka podlega opodatkowaniu). Bony i talony, które można wymienić na towary lub usługi nie są świadczeniami rzeczowymi i niestety nie korzystają z w/w zwolnienia.

Od towarów zakupionych z zakładowego funduszu nie ma możliwości odliczenia podatku VAT. - Przedsiębiorca występuje w roli administratora środków zgromadzonych na koncie funduszu, a nie podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. Zakupione towary nie będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, co skutkuje brakiem możliwości odliczenia VAT przy zakupie - tłumaczy Barbara Martowska. Pracodawca nie zaliczy do kosztów podatkowych również wydatków związanych z zakupem paczek - kosztem jest odpis na fundusz w momencie przelania środków na wyodrębniony rachunek bankowy.

Wigilia firmowa jako motywacja do pracy

Co jeśli w firmie nie jest prowadzony fundusz świadczeń socjalnych? Zorganizowanie spotkania wigilijnego lub paczek dla pracowników ze środków obrotowych firmy wiąże się z dodatkowymi obciążeniami dla pracodawcy, ale również dla pracownika. Każdy prezent rozumiany jest jako dodatkowy przychód ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu i ozusowaniu na zasadach ogólnych, a przy rozliczeniu podatkowym będzie ujęty w informacji PIT-11.

Wigilia firmowa jako impreza integracyjna może zostać uznana za koszt podatkowy, gdy jesteśmy w stanie wykazać jej związek z przychodami np. że jej organizacja służy integracji pracowników, poprawie atmosfery oraz zmotywowaniu pracowników do lepszej i wydajniejszej pracy. - Imprezę świąteczną warto połączyć z podsumowaniem roku, omówieniem planów na kolejny, wtedy takie spotkanie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów - mówi Barbara Martowska. Jeśli w spotkaniu wigilijnym biorą udział również rodziny pracowników i kontrahenci, koszt organizacji imprezy w części ich dotyczącej należy zaliczyć do kosztów reprezentacji, które nie stanowią już kosztów uzyskania przychodu.

Organizując imprezę dla pracowników, warto pamiętać, że zamawiając jedzenie do siedziby firmy możemy odliczyć od usługi cateringowej podatek VAT, nie mamy jednak takiej możliwości, gdy impreza odbywa się w restauracji i korzystamy z usługi gastronomicznej.

Prezent tylko dla pracownika

Świąteczne prezenty finansowane ze środków obrotowych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu firmy, gdy są wręczane tylko pracownikom. Zarówno świadczenia pieniężne, rzeczowe, jak i bony zakupowe traktowane są jako dodatkowy przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu i ozusowaniu.

Pracodawca może odliczyć VAT przy zakupie paczek. Należy jedynie pamiętać, że przy obdarowywaniu pracowników mamy do czynienia z nieodpłatnym przekazaniem towarów, które podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Nie mamy takiego obowiązku, gdy podatku VAT w momencie zakupu nie odliczyliśmy.

Przedsiębiorca może również obdarować pracowników drobnym upominkiem do wysokości 100 zł, który nie powoduje konieczności opodatkowania tej transakcji na gruncie podatku VAT. Warunkiem jest prowadzenie imiennej listy obdarowywanych i przeznaczenie na prezenty do 100 zł rocznie na osobę.

Za co kupić prezenty za rok?

Z księgowego punktu widzenia wręczanie upominków najlepiej finansować z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Najlepiej wesprzeć pracowników wypłatą gotówki w zależności od ich sytuacji materialnej. Przed nowym rokiem podatkowym warto też zajrzeć do Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z 4 marca 1994 r. i zaplanować nowe rozwiązania przed kolejnymi świętami.

Centrum Finansowo-Ksiegowe Ekkom specjalizuje się w kompleksowej obsłudze księgowej oraz kadrowo-płacowej spółek prawa handlowego z udziałem kapitału polskiego oraz zagranicznego. Jako jedyne centrum finansowo-księgowe w Polsce udostępnia swoim klientom nowoczesne rozwiązania firmy HansaWorld umożliwiające wgląd w księgowość online w czasie rzeczywistym.

Więcej informacji znajdą Państwo pod adresem http://www.ekkom.com.pl/

Dodatkowych informacji udzielają:

Aleksandra Markiewicz

Multum PR sp. z o.o.

50-503 Wrocław,

ul. Paczkowska 48/10

tel. 665 600 096

Łukasz Kansy

Ekkom Sp. z o.o.

53-608 Wrocław,

ul. Robotnicza 68a

tel. 509 606 887