2018-08-08
Automatyzacja procesów w firmie to ważny aspekt. Dzięki dobrej organizacji wewnątrz przedsiębiorstwa łatwiej jest zarządzać relacją z Klientem i samą sprzedażą produktów czy usług.

Jednak prowadząc niewielką działalność, nie zawsze możemy pozwolić sobie na implementację kosztownych rozwiązań szytych na miarę. Jak więc zrealizować tę jedną z podstawowych potrzeb jednocześnie minimalizując koszty?

G Suite naprzeciw potrzebom i możliwościom

Alternatywą dla wielu zróżnicowanych aplikacji czy systemów do zarządzania firmą, może okazać się G Suite. To rozwiązanie opracowane przez Google z myślą nie tylko o małych i średnich biznesach, ale także tych o rozbudowanych strukturach.

Czym jest G Suite i jak może nam pomóc w zarządzaniu?

G Suite stanowi pakiet aplikacji dedykowanych firmie. Ma na celu maksymalną automatyzację możliwie największej liczby procesów wewnątrz przedsiębiorstwa, ale także komunikację pomiędzy pracownikami i Klientami.

G Suite nie wymaga skomplikowanych instalacji ani wyodrębnionej przestrzeni na dyskach stacjonarnych urządzeń. Jest rozwiązaniem zlokalizowanym w chmurze, w związku z czym, głównym wymaganiem umożliwiającym korzystanie z jego zasobów jest dostęp do Internetu.

W skład pakietu G Suite wchodzą między innymi aplikacje do zarządzania treścią i grafiką, w tym aplikacje odpowiadające pakietom Ofiice. Tę funkcję pełnią tzw. Google Docs, w których znajdziemy edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, aplikację do tworzenia prezentacji multimedialnych, a także formularze, ankiety, notatki i wiele innych, przydatnych narzędzi.

Zarządzanie spotkaniami dzięki G Suite

Jednak możliwości, jakie daje nam pakiet G Suite nie kończą się na edycji treści i danych. Można powiedzieć, że tam dopiero się zaczynają. Bowiem G Suite to także skuteczny i łatwy sposób do zarządzania czasem dzięki kalendarzowi online. Możemy zsynchronizować go nie tylko z naszą książką kontaktów, ale także z komunikatorem Hangouts i innymi kalendarzami Google, a także z pocztą dla firm od Google. Pozwala nam to na wgląd do dostępności naszych współpracowników i tworzenie spotkań w terminach bezkolizyjnych. Houngouts z kolei, także będący zawartością pakietu G Suite, daje możliwość prowadzenia rozmów w czasie rzeczywistym poprzez chat, rozmów głosowych, a także konferencji i wideokonferencji. Co więcej, poczta firmowa w ramach G Suite wcale nie musi mieć rozszerzenia @gmail.com, bo z powodzeniem możemy zintegrować wszystkie zasoby z naszą własną domeną.

G Suite zawsze i wszędzie

Dzięki lokalizacji zasobów pakietu w chmurze, każdy użytkownik mający uprawnienia do utworzonego przez nas środowiska, może korzystać z G Suite z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Możliwe jest swobodne zarządzanie nie tylko komunikacją, ale także projektami i zadaniami. Ponadto, możemy też śledzić wprowadzane zmiany na bieżąco, niemal w czasie rzeczywistym, a także je komentować.

Taki model zarządzania procesami może znacząco obniżyć koszty nie tylko wykorzystywanych w firmie systemów. To również daje możliwość sprawnego zarządzania rozproszonymi strukturami zespołów oraz bezproblemową i efektywną pracę zdalną.

Koszty wdrożenia G Suite

Pakiety aplikacji biznesowych od Google rozliczane są w modelu licencyjnym. Nie oznacza to jednak, że nie ma możliwości przetestowania ich przed podjęciem decyzji o zakupie oraz zawartości wybranego przez nas pakietu. Możemy bowiem przetestować G Suite za darmo i sprawdzić zasoby, które chcemy wdrożyć.

Choć implementacja pakietu G Suite nie wymaga instalowania oprogramowania stacjonarnie na dyskach komputerów biurowych, nie zawsze może okazać się łatwa. Zwłaszcza, jeżeli chcemy korzystać z więcej, niż edytorów tekstu. Nie ma jednak powodów do niepokoju, ponieważ nie musimy mieć zaawansowanej wiedzy technicznej ani konfigurować zasobów samodzielnie. Decydując się na zakup aplikacji Google For Business możemy skorzystać z doświadczenia partnerów G Suite takich, jak Fly On The Cloud, którzy pomogą we wdrożeniu, a także przeszkolą z funkcjonalności wybranych zasobów.

Nadesłał: slawek