Wypowiedź: Małgorzata Czernecka, psycholog, ekspert ds. efektywności.

Niemal 1/3 ankietowanych (27,9%) nie pamięta, co robiła poprzedniego dnia w pracy. Ponad połowa pracowników polskich organizacji myśli o pracy, kiedy jest w domu, a aż 42,2% zdaje sobie sprawę, że ich obecny sposób działania zawodowego wpływa negatywnie na ich zdrowie. Wszechobecna multizadaniowość sprawia, że tracimy na nieefektywną pracę w konsekwencji blisko 1/3 dnia, a firmy częściej płacą swoim pracownikom nie za efektywnie wykonaną pracę, ale za bycie w stanie ciągłego rozproszenia – pokazały wyniki raportu „Praca, moc, energia w  polskich firmach” opublikowanego przez firmę Human Power.

Ocenia się, że liczba dni utraconych z powodu stresu w pracy w 2013 r. wyniosła 77888,33 dni, a wartość nieobecności z tytułu stresu w pracy w sektorze przedsiębiorstw w Polsce to ok. 9,48 mld złotych rocznie (źródło: Stres w pracy oraz jego wpływ na występowanie wypadków przy pracy i  stan zdrowia osób pracujących). Co piąty (19,5%) badany  odczuwa często w pracy strach i niepokój. Niepokojący jest fakt, że ponad 40% badanych przyznaje, iż odreagowuje stres i problemy w pracy na swoich bliskich.

- Ilość zadań, jaką mamy do wykonania każdego dnia powoduje, że cały czas funkcjonujemy w ogromnym niedoczasie i pośpiechu, co w efekcie rodzi w nas frustrację, zniecierpliwienie, irytację, lęk, a nawet złość. Z łatwością nauczyliśmy się już korzystać z hormonów stresu (adrenaliny, noradrenaliny, kortyzolu), które utrzymują nas w wysokiej mobilizacji. Płacimy jednocześnie za to wysoką cenę – stajemy się powierzchowni, niedokładni i rzadko kiedy myślimy strategicznie. Jesteśmy też bardziej nerwowi w kontaktach z innymi – komunikujemy się w sposób szybki i zdawkowy. Nie zdajemy sobie nawet sprawy, że ciągłe utrzymywanie się w takim trybie działania blokuje nam jasny, logiczny i refleksyjny sposób myślenia – niezbędny do funkcjonowania na wysokim poziomie efektywności – mówi newsrm.tv Małgorzata Czernecka, psycholog i ekspert ds. efektywności. – Dla osób pełniących funkcje kierownicze negatywne emocje niosą podwójnie ryzyko, bo narażają również podwładnych na spadek efektywności działania. Jeśli menedżer nie radzi sobie w sytuacji kryzysowej i wywołuje w swoim zespole strach, gniew czy reakcje obronne, stopniowo upośledza jego zdolność do efektywnej pracy – dodaje Małgorzata Czernecka.

Szacuje się, że na skutek spadku efektywności związanego z wielozadaniowością tracimy 28% typowego dnia pracy. Wielozadaniowcy doświadczają częściej deprymującego stresu (badania pokazują, że mają szybsze tętno), popełniają więcej błędów (lub pomijają ważne informacje), podejmują mniej trafne decyzje, przeszacowują czas trwania danej czynności/zadania. Inne badania mówią, że przełączanie między zadaniami może spowodować 40% utratę wydajności (źródło: American Psychological Association 2006).

Ponad połowa ankietowanych (59,1%, w tym: 52,7% kierowników, 61,3% pracowników) stara się robić jedno zadanie w jednym czasie. Próbę wykonywania wielu zadań jednocześnie podejmuje 40,9% pytanych (47,3% kierowników, 38,7% osób na stanowiskach niekierowniczych). Wielozadaniowość jest również widoczna podczas kontaktów z ludźmi – podobny odsetek badanych (41,9%) zgłosił, że ma trudności z utrzymaniem 100% uwagi na swoim rozmówcy, bo wykonuje inne czynności podczas konwersacji. Co istotne, przeładowanie i przeciążenie zadaniami, objawia się nie tylko spadkiem naszej efektywności, ale również kłopotami z pamięcią – niemal 1/3 ankietowanych (27,9%) nie pamięta, co robiła poprzedniego dnia w pracy. Częściej niż co czwarty respondent ocenił (26,5%), że jego obecny sposób działania wpływa negatywnie na efektywność w pracy.

Można policzyć ile dziennie kosztuje w danym zespole nieustanne dzielenie uwagi między różnymi zadaniami. Jeśli lider zarządza 6-osobowym zespołem i każdy z pracowników ma w ciągu dnia 10 rozproszeń, to firma traci minimum 12 godzin. Warto przemnożyć uzyskany wynik przez średnią stawkę godzinową pracowników.

- Stare przysłowie mówi, że nie da się trzymać kilku srok za ogon. Żyjemy w czasach deficytu uważności, ciągłego rozpraszania, łudząc się, że multitasking może być efektywny. Badania wskazują, że, pracując koncepcyjnie aż 20-30 minut, musi upłynąć, aby nasz umysł wrócił do tego samego poziomu koncentracji, w jakim znajdował się w momencie, w którym jakiś czynnik zewnętrzny nas rozproszył. To wielkie marnotrawstwo energii i potencjału pracowników. Ogromna jest tutaj rola liderów, którzy mają wpływ na organizację samej pracy, w tym ustalania priorytetów aby to zjawisko ograniczać. Oczywiście w pierwszym kroku, powinni się przyjrzeć swoim praktykom i efektywności osobistej, na ile mogą być dobrym przykładem, jak skutecznie zarządzać swoją energią mentalną – komentuje Edward Stanoch, Prezes Zarządzający Aon Hewitt w Polsce.

Dobrą wiadomością jest to, że większość osób (77,2%), które wypełniły ankietę lubi swoją pracę (w tym: 86,0% kierowników, 74,2% pracowników). Połowa uważa (51,6%), że każdego dnia wykonują zadania, które sprawiają im przyjemność. Jednak 17,1% osób oceniła (10,6% kierowników, 19,3% pracowników), że obowiązki nie są źródłem codziennej przyjemności. Większość badanych (68,5%) uważa, że w pracy realizuje zadania istotne dla innych. Brak poczucia istotności wykonywanych czynności jest odczuwane przez 11,9% ankietowanych.