2012-06-19
Coraz więcej przedsiębiorstw w różnych aspektach swojej działalności wykorzystuje systemy informatyczne ułatwiające organizację codziennej pracy.

Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw w różnych aspektach swojej działalności wykorzystuje systemy informatyczne ułatwiające organizację codziennej pracy. Jednak głównym celem ich stosowania jest wykorzystanie gromadzonych danych do poprawy relacji z klientami (bez których firma po prostu przestaje istnieć), a w konsekwencji do powiększania zasobów finansowych. Nowoczesna i bezpieczna infrastruktura informatyczna, zbudowana w oparciu o niezawodne systemy sieciowe, stanowi podstawę funkcjonowania każdej firmy. Rosnąca skala wykorzystania systemów do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) czy księgowo – fakturowych, rodzi potrzebę ujednolicenia danych pomiędzy nimi.

Wszystkie te systemy mają wspólną cechę – przechowują dane o klientach i kontrahentach. Jednak dopiero zebranie ich w jednym miejscu pozwala na pełne ich wykorzystanie i tworzenie wartości dodanej dla firmy. Taką możliwość daje wprowadzenie w firmie systemu CRM - zintegrowanej platformy informatycznej, która zapewni stały przepływ informacji z jednego systemu do drugiego.

Budowa systemu klasy CRM zakłada jego podział na dwa podstawowe obszary – operacyjny i analityczny. Ten pierwszy skupia się wokół gromadzenia wszelkich dostępnych w firmie danych o klientach, kontrahentach i współpracownikach. Umożliwia on też import danych z innych systemów, w tym:

z systemów fakturowo – księgowych:

• dane kontrahentów - nazwa, adres, telefon, fax, email, www, NIP, Regon itp.;
• dane finansowe firm - obroty kontrahenta, zaległości (aktualne i przeterminowane), limity kredytowe oraz stopień ich wykorzystania;
• faktury;
• wszelkiego rodzaju dane słownikowe (stawki VAT, typy płatności faktur itp.).

Z systemów do zarządzania zasobami:

• dane produktów - nazwa, jednostki miary, ilości minimalne itp., 
• ceny produktów,
• stany magazynowe produktów,
• dokumenty magazynowe.*

* przykłady pochodzą z systemu CRM7 www.crm7.pl

 

Dane te, połączone z danymi zebranymi z innych obszarów firmy (np. historia kontaktu z klientem w programie pocztowym) umożliwiają lepsze ich wykorzystanie przez działy zajmujące się bezpośrednio kontaktami z klientami. I tak np. dział handlowy mając dane o produkcie może szybko i sprawnie udzielić klientowi szczegółowych informacji, a na podstawie historii kontaktu dopasować dokładnie do jego preferencji. Dane te z powodzeniem wykorzystać mogą także pracownicy działu marketingu – przy tworzeniu grup docelowych swoich akcji są w stanie wyselekcjonować tylko te kontakty, które spełnią ich wymagania.

Ciekawą funkcjonalność, wykorzystującą integrację systemów, posiada wspomniany już system CRM7. Pozwala ona na przydzielanie importowanych firm do wybranych użytkowników oraz jednoczesne stworzenie okazji sprzedaży wraz ze zdarzeniem, które jest widoczne w kalendarzu poszczególnych pracowników.

Integracja pozwala także na pełniejsze wykorzystanie procesów biznesowych. Jeśli np. analizujemy stany magazynowe, to po imporcie ich do systemu CRM możemy ustawić proces, który przeprowadzi nas przez schemat realizacji zamówienia brakujących produktów.

 

Obszar analityczny systemów do zarządzania relacjami z klientami to przede wszystkim generowanie wszelkiego rodzaju raportów, możliwość ich przetwarzania i wyciągania wniosków, a przez to wspomaganie procesów decyzyjnych zachodzących w firmie. Posiadanie w CRM danych ze wszystkich systemów ma tu ogromne znaczenie. Nie jest bowiem możliwe monitorowanie statusów faktur czy ich raportowanie bez pobrania danych z systemu fakturowego.

Oczywiście większość systemów, czy to finansowo-księgowych, czy ERP, posiada możliwość raportowania, jednak różny sposób ich generowania czy zapisu sprawia, że analiza tych danych pochłania znacznie więcej czasu, niż w przypadku jednej zbiorczej bazy. Czas ten mógłby być przeznaczony na wdrażanie wniosków z nich płynących, jednocześnie przyczyniając się do polepszenia jakości funkcjonowania firmy.

Podsumowując, do najważniejszych korzyści płynących z integracji systemów informatycznych należą:

•         pełna współpraca pomiędzy aplikacjami;

•         zwiększenie wydajności oraz efektywności działania stosowanych systemów;

•          łatwiejszy dostęp do informacji zawartych w systemach i skuteczniejsze zarządzanie nimi;

•          wyższy poziom obsługi klientów.

Zestawienie tych elementów pozwala na lepsze zarządzanie całą organizacją, co bezpośrednio przekłada się na wzrost jej zysków.

Nadesłał: more7 Polska http://www.more7.pl