2013-03-14
Praca już dawno przestała być dla człowieka wyłącznie sposobem na zdobycie środków na swoje utrzymanie. Obecnie wykonywany zawód powinien przynosić satysfakcję oraz być sposobem na samorealizację.

Niestety do obowiązków większości z nas należy również wykonywanie wielu powtarzalnych działań i kontrolowanie licznych procesów zachodzących w firmie. A gdyby tak do najbardziej monotonnych czynności wykorzystać automat, który by nas z tego wyręczył? W końcu, jeśli praca sprawia przyjemność to człowiek działa efektywniej!

Dwa podstawowe sposoby na reorganizację pracy, znane od zarania dziejów, to wykorzystanie narzędzi oraz znalezienie i zastosowanie odpowiednich reguł. Narzędzia krzemienne, do uprawy roli, koło, sekstant, maszyna parowa, radio, układ scalony i wiele, wiele innych, sprawiły, że ludzkość osiągnęła obecny poziom rozwoju. Z kolei używanie uproszczeń na podstawie związków przyczynowo - skutkowych, pozwoliło pracownikowi skoncentrować się na nowych wyzwaniach, skracając czas wykonywania czynności rutynowych lub podejmowania decyzji w sprawie problemów, z którymi już wcześniej się zetknął sam lub jego poprzednicy. Obydwa sposoby poprawy jakości i szybkości pracy znajdują swoje zastosowanie, także we współczesnym zarzadzaniu firmą.

Podnoszenie efektywność pracy w firmie

W latach '50 rozpoczął się okres intensywnego rozwoju narzędzi tj. systemów do wsparcia zarządzania. Początkowo skupiano się na wspomaganiu wytwarzania i zarządzania stanem magazynowym, następnie księgowości, kadr oraz sprzedaży, aż wreszcie ostatnie lata to szybki rozwój aplikacji wsparcia sprzedaży, czyli narzędzi ułatwiających budowanie relacji z klientem. Rozwój ten był odpowiedzią na bardzo konkretne potrzeby firm. Sprostać należało licznym wymaganiom prawnym oraz chęci zapanowania nad organizacją pracy wewnątrz firmy, ale przede wszystkim,  należało zaspokoić potrzeby coraz bardziej wymagających klientów wobec rosnącej konkurencji.
Jak zgodnie twierdzą producenci systemów ERP, praktycznie każdy obszar działalności firmy, jeżeli nie został jeszcze, to może zostać wsparty przez systemy informatyczne.

Paradoksalnie mnogość wykorzystywanych systemów sprawiła, że użytkownik znów ma problemy
z organizacją pracy - tym razem tracąc orientację w wielości systemów. Stosując na przykład oddzielny moduł do obsługi klienta, drugi do prowadzenia księgowości, kolejny do obiegu spraw wewnętrznych, jeszcze inny do procesowania dokumentów, łatwo można się pogubić.

„Rozwiązaniem może być system do zarządzania przepływem pracy (ang. Workflow), który w jednym miejscu zbiera informacje pochodzące z różnych obszarów działalności firmy. Program umożliwia koordynowanie złożonych działań realizowanych przez zespół ludzi pracujących w różnych departamentach przedsiębiorstwa. Organizuje przepływ pracy poprzez automatyzację procesów biznesowych, w których dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, zawsze według odpowiednich procedur zarządczych" mówi Grzegorz Jurczak, kierownik projektu Workflow, systemu enova z Soneta Sp. z o.o.

Zarządzanie procesowe (BPM)

Naturalnym kierunkiem rozwoju jest więc połączenie wykorzystania reguł i narzędzi do automatyzacji pracy, tak by odpowiedzi na znane pytania mógł udzielić automat, a w przypadku działań wymagających udziału pracownika system dostarczył pełne środowisko pracy bez potrzeby przemieszczania się między systemami. Użytkownik powinien obsługiwać tylko sytuacje wyjątkowe, wymagające kreatywnego myślenia, powinien koncentrować się nad aspektem merytorycznym realizacji zadań, kwestię organizacyjne zrzucając na system. Z tej naturalnej potrzeby zrodziła się koncepcja systemów workflow, które zbierając informację z wielu obszarów działalności firmy, pomagają w organizacji przepływu pracy w firmie między wieloma osobami. Są również sposobem na przechowywanie i egzekwowanie procedur postępowania, a także dostarczenia środowiska pracy użytkownikowi. Wykorzystanie procesowej organizacji pracy jest naturalnym kierunkiem rozwoju firmy i świadczy o jej dojrzałości.

„Skuteczna informatyzacja stawia sobie za cel optymalne wykorzystanie technologii informacyjnych do realizacji procesów zachodzących w firmie. Podejście procesowe do organizacji pracy przedsiębiorstwa jest najskuteczniejszym sposobem na jej usprawnienie i osiągniecie istotnej przewagi konkurencyjnej. Nowoczesne rozwiązanie, jakim jest workflow pomaga porządkować procesy biznesowe i skutecznie nimi zarządzać" - dodaje Jurczak.

Obszary wykorzystania workflow - case study

Obszarów w firmie, w których można użyć workflow jest wiele: od przetwarzania ofertowania, zamówień i sprzedaży, przez proces obsługi zlecenia serwisowego, po te związane z automatyzacją generowania raportów okresowych z systemu ERP, czy organizacją czynności administracyjnych i wiele innych.

Za przykład może posłużyć proces potwierdzania zamówienia w firmie handlowej. Zamówienie może spłynąć do firmy jednym z wielu kanałów: telefonicznie, w formie listu tradycyjnego lub wiadomości e-mail. W przypadku dokumentu papierowego - po zeskanowaniu przez pracownika sekretariatu, w przypadku przyjęcia telefonicznego - po wprowadzeniu przez handlowca, a dla wiadomości e-mail - przez import, zamówienie trafia do systemu inicjując obieg. System może na podstawie wprowadzonych danych podjąć decyzję, czy wartość dokumentu przekracza określony poziom, jeśli tak, następuje przesłanie dokumentu do akceptacji przez kierownika handlu, w przypadku mniejszej kwoty od razu po weryfikacji niezalegania zamawiającego, system może wygenerować dokument  faktura sprzedaży i przekazać dokument handlowy do zatwierdzenia opiekunowi kontrahenta. Po zatwierdzeniu, podobnie jak po odrzuceniu dokumentu na dowolnym etapie, system informuje mailowo zamawiającego jak i handlowca - opiekuna o zaistniałej sytuacji. Udana sprzedaż może również skutkować np. naliczeniem dodatkowych punktów handlowcowi do premii w systemie płacowym jak i klientowi w systemie lojalnościowym.

Nadesłał: soneta