Definicję wyposażenia znaleźć można w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z tą definicją wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych. Wyposażeniem jest są zatem wszelkie przedmioty wykorzystywane w działalności (a więc nie towary), bez względu na przyczynę nie zaliczenia do środków trwałych (wartość, przewidywany okres użytkowania). Jednak obowiązki w zakresie opodatkowania przychodów ze zbycia wyposażenia oraz w zakresie ewidencjonowania wyposażenia dotyczą nieco innej kategorii majątku przedsiębiorstwa.

Wydatki na zakup wyposażenia rozumianego jako rzeczowy składnik majątku o przewidywanym okresie użytkowania nie dłuższym niż rok (bez względu na wartość początkową) stanowią koszty uzyskania przychodu w dniu poniesienia wydatku. Jeżeli jednak upłynie okres roku, a podatnik nadal będzie wykorzystywać nabyty składnik majątku na cele działalności gospodarczej, wówczas składnik ten okaże się środkiem trwałym, a podatnik zapłaci odsetki związane z zaliczeniem w koszty wydatków na nabycie tego przedmiotu.

Wydatki na zakup wyposażenia rozumianego jako rzeczowy składnik majątku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok  o wartości początkowej nie przekraczającej 3500zł stanowią koszty uzyskania przychodu w dniu przekazania tego przedmiotu do używania (a nie w dniu poniesienia wydatku). W przypadku zatem, gdy omawiany składnik majątku zostanie otrzymany przez podatnika po poniesieniu wydatku, wydatek na zakup takiego składniku majątku stanowić będzie koszt uzyskania przychodu w dacie faktycznego przekazania go do użytkowania, a zatem po jego otrzymaniu. W przypadku zakupu za granicą brak jest przeszkód w uznaniu, że rozpoczęcie użytkowania składnika majątku nastąpiło jeszcze za granicą (wątpliwości tego rodzaju mają często osoby zakupujące za granicą samochody).

Składniki majątku o wartości początkowej nie przekraczającej 3500zł można zaliczyć do środków trwałych i amortyzować (nawet jednorazowo w miesiącu przekazania do używania). Taki składnik majątku będzie jednak środkiem trwałym, a nie wyposazeniem. Będzie to skutkować również obowiązkiem korygowania podatku VAT w przypadku związku ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną.

Jednak nie wyposażenie

Jeżeli podatnicy nabędą lub wytworzą we własnym zakresie składniki majątku wymienione wyżej o wartości początkowej przekraczającej 3.500 zł, i ze względu na przewidywany przez nich okres używania równy lub krótszy niż rok nie zaliczą ich do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, a faktyczny okres ich używania przekroczy rok - podatnicy są obowiązani, w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął:

• zaliczyć te składniki do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, przyjmując je do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia;
• zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy o PIT, zwanym "Wykazem stawek amortyzacyjnych", a dla wartości niematerialnych i prawnych - przy zastosowaniu zasad określonych w art. 22m ustawz o PIT; jeżeli różnica jest wyższa od kosztów danego miesiąca, nierozliczona nadwyżka kosztów pomniejsza koszty w następnych miesiącach;
• stosować odpowiednie stawki amortyzacji, w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych;
• wpłacić, w terminie do 20 dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w składanych deklaracjach lub zeznaniu, o których mowa w art. 44 ust. 6 i art. 45 ust. 1 i 1a pkt 2 ustawy o PIT; odsetki obliczone od różnicy, o której mowa wyżej, wynoszą 0,1 % za każdy dzień.

Zasady powyższe stosuje się odpowiednio w przypadku zaliczenia wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku o wartości początkowej przekraczającej 3.500 zł do kosztów uzyskania przychodów, a następnie zaliczenia tych składników do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych przed upływem roku od dnia ich nabycia lub wytworzenia; w tym przypadku odsetki nalicza się do dnia zaliczenia ich do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.