Home office w stu procentach

Pracownicy e-point w normalnych warunkach pracują zdalnie od czasu do czasu, w zależności od zespołu, potrzeb i osobistych preferencji. Teraz jednak po raz pierwszy w historii pracujemy w domach w takiej skali.

W miarę rozwoju sytuacji, zaczęliśmy stopniowo przechodzić na tryb home office, a od ponad dwóch tygodni wszyscy wdrożyliśmy ten model pracy. Jeśli chodzi o sprzęt i kwestie organizacyjne, byliśmy na to przygotowani i sam proces poszedł bardzo sprawnie. Większość osób po prostu zabrała laptopy, ale niektórzy zdecydowali się wypożyczyć z biura dodatkowe monitory, a nawet ergonomiczne krzesła, aby stworzyć sobie w domu lepsze warunki do pracy.

Obserwując sytuację na świecie, mogliśmy z wyprzedzeniem rozpocząć przygotowania do zmiany organizacji pracy. Procedury w związku z koronawirusem wdrożyliśmy w firmie od 27 lutego - Paulina Zimoląg, Pełnomocnik Zarządu ds. Administracyjnych.

Odpowiednie narzędzia i infrastruktura

Jednak w gruncie rzeczy, gotowość do pracy zdalnej zaczęliśmy budować wiele lat temu. Potrzebą była nie tylko możliwa u nas praca zdalna przez kilka dni w miesiącu, ale przede wszystkim dyżury i konieczność sprawnej obsługi potencjalnych awarii (niezależnie od dostępności infrastruktury zlokalizowanej w naszych biurach, która mogła przestać działać np. podczas przerw w dostawie prądu). Dostęp do odpowiednich narzędzi pozwala firmie na zachowanie ciągłości 

Jeśli chodzi o wyzwania, to myślę, że największym z nich nie są narzędzia, a kultura pracy zdalnej. W odpowiedzi zespoły organizują codzienne statusy zdalne. Kierownicy są zobowiązani do dokładnego śledzenia postępów prac zespołu, mentorowania swoich inżynierów, nauki odpowiedzialności przy pracy zdalnej i pomocy mniej doświadczonym członkom zespołu  - Kamil Murawski, Chief Technology Officer.

Jakie narzędzia wspierają naszą pracę zdalną?

-        komunikator: Slack

-        videokonferencje: Google Hangouts Meet, zoom

-        zarządzanie zadaniami: Jira

-        repozytorium wiedzy o projektach i procedurach: wiki confluence

       -        dyski w chmurze: Google Drive, Dropbox 

Zarządzanie pracą zdalną

Praca zdalna może okazać się równie lub nawet bardziej efektywna niż praca w biurze. Aby być skutecznym, potrzebna jest pełna mobilizacja i skrupulatna weryfikacja działań. Bardzo ważne jest też, żeby zadania w jirze były dobrze opisane. Dużą rolę w organizacji pracy odgrywają managerowie działów.

Tak naprawdę jeśli pracujesz w zespole, na który zawsze możesz liczyć, praca zdalna mało zmienia. Zależy nam na tym, żeby pracować z ludźmi, którzy są w teamie na 100% i u nas tak to właśnie wygląda - Katarzyna Berkan, Expert Front-End Developer, Team Leader.

Nie wszystko online

Wiele działów nie może jednak przenieść wszystkich swoich działań na online. Administracja stworzyła na naszej firmowej Jirze projekt, w którym koordynatorzy umieszczają wszystkie dokumenty. W biurze codziennie przez trzy godziny dyżur pełni jedna osoba, która odbiera korespondencję i przesyła skany do koordynatorów. Ci zajmują się ich dystrybucją i przekazaniem do odpowiednich jednostek.

Biuro prawne już wcześniej bardzo często prowadziło wiele ustaleń i negocjacji zdalnie. Zawarcie umowy nie wymaga najczęściej fizycznej obecności podpisujących, tu na pomoc przychodzą podpisy w formie elektronicznej. Oczywiście nie wszystkie kwestie da się łatwo rozwiązać i część zadań wymaga pracy na dokumentach.

Obecnie najważniejsza jest odpowiedź na pytanie jak dostosować przepisy do obecnej sytuacji, w której nawet doręczenie korespondencji jest utrudnione. Staramy się rozwiązywać te problemy na bieżąco - Agnieszka Gajewska-Zabój, Radca Prawny

Praca zdalna z dziećmi w domu

Z powodu zamknięcia szkół, przedszkoli i żłobków, niektórzy pracownicy e-point postanowili skorzystać z zasiłku opiekuńczego, ale wiele osób zdecydowało się na pracę zdalną. To może być nie lada wyzwaniem. 

Pracuję na część etatu i teraz w zespole umówiłam się na codzienne zespołowe statusy, pracę w czasie drzemki dziecka (ok. 3h), a resztę nadrabiam wieczorem. Nie jest łatwo, ale staramy się. Dodaję zdjęcie, które doskonale obrazuje próbę pracy, kiedy maluch nie śpi - Ola Ucińska, Senior Developer.

Moje dziecko jest przyzwyczajone do standardów przedszkolnych, czyli ciągłej aktywności. Ostatnie dni zmusiły nas do przetestowania pracy z jedną stałą przerwą na zabawę, co na chwilę obecną wychodzi nam dobrze - dodaje Magda Krakowska, Menedżer ds. Prawa. 

Dobry czas na rozwój osobisty 

Czas, w którym jesteśmy głównie w domu, może być dobrą okazją do samorozwoju. e-point daje taką możliwość poprzez autorski Program Rozwoju Talentów, dzięki któremu pracownicy wspólnie z certyfikowanym trenerem mocnych stron mają okazję pracować nad swoimi talentami. W obecnej sytuacji sesje odbywają się wyłącznie online i nie zaobserwowaliśmy różnicy w ich jakości. Niektórzy preferowaliby kontakt osobisty, jednak feedback jaki otrzymujemy na ten moment jest bardzo pozytywny - taka forma pozwala szybciej przejść do sedna.

Czas pracy zdalnej mimo trudnych okoliczności, to bardzo dobry moment nad pochyleniem się w naszym życiu nad tym, co ważne. W tym trudnym czasie zachęcam do podróży w głąb siebie - If you can't go outside, go inside - Lilianna Żuchowicz, Talent Manager. 

Poza tym, w internecie pojawia się coraz więcej branżowych webinarów. Wiele osób postanowiło to wykorzystać, zachęcając do współuczestnictwa znajomych z pracy. W najbliższym czasie planujemy wewnętrzny event, który także odbędzie się w tej formie.

Jak zapobiegamy poczuciu izolacji?

Oprócz videokonferencji w sprawach zawodowych, wiele działów przeniosło codzienne rytuały z pracy do domu. Mowa tu chociażby o porannej kawie, którą niektóre zespoły piją wspólnie online.

Codziennie zespół biura zarządu ma videokonferencję. Podczas porannej kawy dzielimy się tym, co u nas słychać i radzimy w kwestii zadań. Poza tym zespoły mają osobne konferencje, w których omawiają statusy i ustalają plany prac - Małgorzata Puszkarska, Dyrektor Biura Zarządu.

Na co dzień w e-point działają gildie, które skupiają pracowników o wspólnych zainteresowaniach.  One również dostosowały się do obecnych możliwości. Dla przykładu, gildia sportowa ćwiczy wspólnie w ramach rywalizacji na Endomondo. Gildia kulinarna rozważa wspólne gotowanie, ale we własnych kuchniach. Z kolei gildia podróżników, mimo tego, że musiała odwołać swój planowany wyjazd do Kopenhagi, dołączyła do spotkań z podróżnikami online.

Wygląda na to, że w obliczu epidemii zdołaliśmy przenieść zarówno efektywną pracę, jak i nasze codzienne zwyczaje do trybu domowego. To nie oznacza, że nie tęsknimy za codziennością w biurze, każdy z nas liczy na to, że wrócimy do niego jak najszybciej. Wiemy jednak, że jako zgrany zespół przetrwamy ten trudniejszy czas. I tego samego, życzymy wszystkim innym firmom, które włączyły się do akcji #zostańwdomu.

Artykuł autorstwa Pauliny Zimoląg - Board Representative for Administration w e-point SA.