2014-10-12
Oceniając swoją pracę, obok niskich zarobków, statystycznie najczęściej narzekamy na zbyt dużą liczbę stojących przed nami obowiązków. W rzeczywistości jednak źródłem tego problemu są na ogół błędy w organizacji. Często bezproduktywnie tracimy bowiem czas na spotkaniach czy obniżamy swoją wydajność przełączając się co chwilę pomiędzy różnymi zadaniami. A rozwiązanie jest w tym wypadku proste – wystarczy wyrobić sobie kilka prostych nawyków.

Niezależnie od tego, czy mówimy o małej, rodzinnej firmie czy też może przedmiotem naszej analizy jest oddział dużej, międzynarodowej korporacji, problemy zgłaszane przez pracowników okazują się być zaskakująco podobne.

W obu przypadkach często bowiem brakuje ściśle określonych procedur (co dezorganizuje pracę, niosąc za sobą konieczność samodzielnego zbierania informacji) czy też wytycznych określających sposób realizacji danego zadania.

Niska efektywność nie bierze się z niczego

Innym z popularnych utrudnień jest często występująca zmiana priorytetów, wymagająca od pracujących każdorazowego przełączania się pomiędzy zadaniami, co powoduje znaczne obniżenie produktywności.

- W parze z tym najczęściej niestety idą także bardzo krótkie terminy realizacji danego działania czy pojawiające się przy tej okazji wymagane czynności dodatkowe, niemające w gruncie rzeczy realnego wpływu na efekt końcowy – wymienia Grzegorz Frątczak, ekspert zarządzania czasem i trener w dziedzinie zmiany złych nawyków.

A jeśli do tego dodamy jeszcze rozpraszające pytania podwładnych, brak czasu na refleksję i tworzenie długofalowych strategii pracy czy reagowanie wyłącznie na bieżąco w postaci „gaszenia pożarów”, szybko okazuje się, że w takich warunkach rzeczywiście trudno o efektywną pracę.

Delegowanie zadań i ustalanie priorytetów

Co zatem w takiej sytuacji zrobić? Przede wszystkim zacząć należy od prawidłowej diagnozy. Bez ustalenia przyczyny występowania problemu trudno będzie bowiem znaleźć skuteczne rozwiązanie.

- Punktem wyjścia w większości organizacji będzie poprawa w zakresie delegowania zadań. Rolą szefa jest upewnienie się, że jego podwładny dokładnie wie, czego się od niego oczekuje, jaka jest tego waga i jakie ograniczenia mogą przy tym wystąpić. Pracownik zaś powinien wymagać, by jego obowiązki były jasno określone i możliwie jak najbardziej sprecyzowane – dodaje Grzegorz Frątczak.

Drugim elementem, o który warto zadbać, jest systematyczne działanie bez częstej zmiany priorytetów. Przełączanie się pomiędzy różnymi czynnościami kosztuje bowiem mnóstwo czasu, energii i co za tym idzie pieniędzy, a dodatkowo stresuje zespół i obniża ogólną produktywność. Warto przy tym pamiętać, iż największą kreatywnością wykazujemy się, gdy jesteśmy wypoczęci i zrelaksowani.

Eliminowanie przeszkadzaczy

W niemal każdej firmie istnieje też wiele tzw. przeszkadzaczy, np. w postaci pracowników często zadających określone pytania. Taki stan rzeczy może być sygnałem, iż nasi podwładni nie zostali właściwie przeszkoleni. Zamiast jednak każdorazowo udzielać im pomocy, należy skłonić ich do większej samodzielności i próby rozwiązania danego problemu po swojemu.

Jednym z częściej występujących elementów rozpraszających mogą też być wiadomości e-mail. Dotyczy to rzecz jasna większych przedsiębiorstw, w których wysyłający w polu „Do wiadomości” każdorazowo dodają swojego przełożonego i kilku kolegów.

- W tym miejscu powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie: czy aby na pewno wszyscy muszą wszystko wiedzieć? Może znacznie więcej osiągniemy, jeśli każdy będzie odpowiedzialny za swoją część danego działania, nie tracąc przy tym czasu na czytanie setek e-maili? – podpowiada specjalista zarządzania czasem.

Spotkania celowe i z zasadami

Ostatnim elementem, w którym warto wprowadzić kilka usprawnień, są firmowe spotkania. Trudno rzecz jasna przecenić ich rolę – wspólne dyskusje rodzą zwykle szereg nowych pomysłów, poszerzają horyzonty i mobilizują do działania.

- Problem w tym, iż łatwo w tym wypadku przesadzić, osiągając cel odwrotny do zamierzonego. Czas poświęcony na zebrania to jednocześnie minuty czy godziny podczas których podwładni nie wykonują swoich obowiązków, co może przekładać się także na straty finansowe – zauważa przedstawiciel CEO Solutions.

Przystępując do organizacji takiego spotkania należy zatem zadbać, by trwało ono możliwie jak najkrócej, a wszyscy odbiorcy już wcześniej poznali jego agendę i podstawowy cel. Oprócz tego trzeba też uważnie dobierać uczestników, ograniczając się wyłącznie do osób bezpośrednio zainteresowanych omawianym zagadnieniem.

Na koniec zaś powinniśmy przyswoić sobie dwie złote zasady z zakresu efektywnego projektowania swojego czasu: nigdy nie czekamy z rozpoczęciem na spóźniających się (gdyż niebawem stanie się to normą) i w żadnym wypadku nie przeciągamy zebrań ponad ustalone ramy czasowe (co niejako wymusi na wszystkich zwięzłe wyrażanie swoich poglądów).

Nadesłał: publicum