Potrzeby większe niż możliwości

Dynamiczny rozwój firmy może przekroczyć możliwości systemu ERP, wdrożonego na wcześniejszych etapach działalności. Stary system, uszyty na miarę poprzedniego stadium rozwoju, często potrafi ograniczać możliwości, generując jednocześnie koszty większe niż uzasadnione. – Z systemu ERP można po prostu wyrosnąć, jak z garnituru szytego na miarę – opowiada Paweł Krajewski, ekspert w zakresie biznesowych rozwiązań IT, prezes Intersys Group. – Jeśli nieproporcjonalnie rosną nam koszty serwisowe przy zwiększaniu się liczby użytkowników lub zakup dodatkowych licencji, bądź funkcjonalności generuje większe wydatki, niż w poprzednich latach, czas zastanowić się nad zmianą. System klasy ERP powinien pozwalać na naturalne skalowanie, wspierając rozwój firmy, a nie ograniczać go w dowolnym zakresie.

Zmiany formalno-prawne

Uwarunkowania finansowe firmy oraz regulacje prawne są kolejnym czynnikiem, który trzeba uwzględnić. Potrafią one nieść za sobą wymogi techniczne lub formalne, które nieraz stają się poważnymi wyzwaniami. Przykładem, który do tej pory elektryzuje rynek, jest szereg wymogów systemowych wprowadzonych przez RODO. Kolejnym aktualnym odniesieniem jest nowelizacja dotycząca digitalizacji danych pracowniczych od 1 stycznia 2019, która również ma swoje oczekiwania od systemu ERP. – Kiedy zaczynamy dostrzegać, że nasz system przestaje pozwalać na elastyczne dopasowanie do zmieniającego się otoczenia lub koszty tych dostosowań istotnie rosną, warto rozejrzeć się za nowym rozwiązaniem – radzi Paweł Krajewski. – ERP powinien pozwalać na spełnienie wymogów prawnych pod względem bezpieczeństwa i poprawności procesu przetwarzania, bądź co bądź, newralgicznych dla firmy danych.

Optymalizacja kosztów utrzymania

- Rynek narzędzi klasy ERP w Polsce wyraźnie się konsoliduje – zauważa Krajewski. – Lokalne rozwiązania są coraz silniej wypierane przez systemy globalne, które wygrywają na wielu polach. Ich główną siłą są najwyższe standardy bezpieczeństwa danych, ale nie można pominąć również gwarancji ciągłości rozwoju i wsparcia producenta dla rozwiązania, z czym różnie bywa w przypadku mniejszych graczy – przestrzega prezes Intersys Group. Szczególnie istotne jest utrzymanie i rozwój systemu,
o wiele bardziej elastyczne i tańsze w przypadku popularnych rozwiązań, a którego nie zawsze bierze się pod uwagę przy pierwotnych założeniach TCO (Total Cost of Ownership, czyli całkowity koszt narzędzia). Częstą praktyką na polskim rynku jest również ocena projektu wyłącznie poprzez wskaźnik TCO, z zupełnym pominięciem wskaźnika TEI (Total Economy Impact). TEI pozwala zestawić stronę kosztową projektu (TCO) z przewidywanym wzrostem zysków w przyszłych okresach, spowodowanym np.: oszczędnościami wygenerowanymi przez nowy system bądź wzrostem rentowności sprzedaży osiągalnym dzięki optymalizacji kosztów produkcji. Pominięcie wskaźnika TEI można porównać do przygotowania prognozy przepływów pieniężnych z pominięciem oczekiwanych wpływów.

Sprawne wdrożenie, szybkie efekty

Globalny system to również szybsze wdrożenie przy jednoczesnej sprawniejszej jego personalizacji. Przykładem na to, jak odpowiednie rozwiązanie klasy ERP może efektywnie wesprzeć działalność biznesową, może być 6-osobowa spółka z branży spożywczej i motoryzacyjnej, która po 18 latach funkcjonowania w oparciu o systemy lokalne postawiła na globalne rozwiązanie – w tym przypadku Microsoft Dynamics NAV. Klient wziął pod uwagę nie tylko optymalny koszt wraz z czasem zakupu
i wdrożenia nowego ERP-a, ale też potencjał sprostania przyszłym wyzwaniom stawianym przez otoczenie rynkowe oraz możliwości analityczne, które pozwalają bardziej efektywnie zarządzać rozwojem firmy. W pierwszym roku działalności w oparciu o system NAV, zanotowała 46% więcej zamówień, o 43% wzrosła ilość wystawionych faktur, a masa zakontraktowanych dostaw słodyczy zwiększyła się o 24,5 tony – bez zwiększenia zatrudnienia. Zarząd firmy wskazuje natomiast na dużą intuicyjność korzystania z narzędzia, podkreślając szybką adaptację zespołu do pracy w nowym ERP-ie. Istotne są dla niego również szerokie możliwości zarządzania wieloma obszarami przedsiębiorstwa
w jednym panelu, wyposażonym w najbardziej aktualne dane finansowe oraz analityczne, co pozwala na podejmowanie szybkich i trafnych decyzji strategicznych.

- W mojej opinii, w obliczu dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowo-prawnego warto, aby szczególnie małe i średnie firmy korzystały z takich rozwiązań klasy ERP, które faktycznie akcelerują rozwój i wzrost przedsiębiorstwa. Może się bowiem okazać, że takie narzędzie zamiast firmę wspierać, generują koszty niewspółmierne do jakości pracy lub ograniczają pewne obszary operacyjne bądź decyzyjne, obecnie lub w przyszłości. Dobrze dobrany ERP naturalnie rośnie i rozwija się ze swoim użytkownikiem – i jemu również pomaga rosnąć – podsumowuje Paweł Krajewski.