2013-02-01
Badania pokazują, że outsourcing IT pozwala obniżyć koszty inwestycji w technologie nawet do 25%. O szansach, jakie w czasie kryzysu daje firmom informatyka, opowiada Leszek Rożdżeński, prezes it WORKS.

Przewidywania na rok 2013 mówią wyraźnie - będzie kryzys, spowolnienie gospodarcze, wiele firm będzie musiało zamknąć działalność. Czy rzeczywiście daje się odczuć w biznesie takie nastroje, czy to tylko czarne wizje?
Leszek Rożdżeński, prezes it WORKS: Przewidywania są bardzo trudne, szczególnie jeżeli dotyczy to przyszłości. Natomiast – mówiąc poważnie – ekonomiści nie są jednomyślni w kwestii spowolnienia czy też kryzysu. Prognozy Instytutu Badań nad Gospodarką Rynkową z października 2012 mówią o wzroście PKB w 2013, 2%/rr. Moje obserwacje pozwalają mi skłaniać się do wizji umiarkowanego wzrostu, zwłaszcza w branży IT.

Czy zna Pan lekarstwo na kryzys?
LR: Uważam, że aplikowanie skutecznych leków wymaga wcześniejszej diagnozy, wtedy będzie nam łatwiej dobrać lekarstwo. Jednym z kluczowych elementów będzie zapewnienie płynności finansowej. Jak ogólnie wiadomo, firmy bankrutują nie dlatego, że w danym roku lub nawet dłużej generują straty, ale dlatego że stają się niewypłacalne. Dla mnie istotne jest i będzie dopasowanie kosztów do rozwoju biznesu. Chodzi mi głównie o bardzo przemyślane decyzje inwestycyjne, np. akwizycje lub przejęcia. Oczywiście znaczenie ma również redukcja kosztów, ale przeprowadzana tak, aby nie zdusić możliwości rozwoju biznesu. Jednym z lekarstw, które może być bardzo skuteczne, jest mocna koncentracja na działalności generującej przychody i zyski. Pozbywanie się np. IT w różnych modelach, odsprzedaż zorganizowanej części przedsiębiorstwa, kupowanie usług według potrzeb, nie zaś inwestowanie w IT, wykorzystywanie efektu skali – mogą być dobrymi lekarstwami.

Firmy tną koszty, usprawniają procesy biznesowe, decydują się na outsourcing – jakie kroki w Pana przekonaniu są w przypadku spowolnienia gospodarczego najbardziej efektywne?
LR: Jednym z ważnych argumentów podnoszonym przy decyzji o outsourcingu czy  polityce sourcingowej jest kwestia redukcji kosztów. Jest to oczywiście bardzo istotne, ale zwracam uwagę, że nie jedyne "za". Rzeczywiste oszczędności często są trudne do porównania, gdy trzeba zestawić obecny stan budżetu IT vs docelowy koszt usług IT. Wynika to z faktu rozproszenia lub niejednoznacznego przypisania tych kosztów w firmie.
Warto przed podjęciem decyzji dać zbadać swoją firmę pod kątem możliwości docelowej poprawy efektywności. Takie badanie wskaże, czego można się "pozbyć" i tym samym zamienić koszty stałe na zmienne, a w przypadku odsprzedaży zasilić konto firmy gotówką.

Jak technologie IT mogą pomóc firmom w trudnych czasach? W jakim zakresie, dzięki jakim funkcjonalnościom?
LR: Pomocne mogą być technologie w chmurze (cloud). Dzięki chmurze przedsiębiorca może korzystać z usług bez konieczności kupowania sprzętu czy oprogramowania – a to są rzeczywiste oszczędności. Firmy udostępniają dziś w coraz popularniejszym modelu cloud computing wiele różnych usług – począwszy od infrastruktury IT, a skończywszy na aplikacjach.
W przypadku infrastruktury w chmurze jedną z ważniejszych usług jest backup danych. Utrata danych bez możliwości ich odzyskania często kończy się katastrofą dla firmy. Nie trzeba kryzysu, aby firma straciła wszystko - wiarygodność, klientów. Dlatego warto zadbać zawczasu o bezpieczeństwo danych. Usługi w chmurze pozwalają na taki wirtualny backup danych, dzięki któremu firma chroni najbardziej newralgiczne elementy swojego biznesu – informacje.
W zakresie funkcjonalności systemów IT, które mogą pomóc realnie obniżyć koszty prowadzenia firmy, należy wymienić automatyzację procesów w firmie, business intelligence oraz narzędzia kontrolingowe. Takie rozwiązania wspierają efektywność firmy i pozwalają na wyeliminowanie elementów narażających firmę na straty.

W jakie rozwiązania IT warto zainwestować, chcąc przetrwać kryzys? Czy jest tu różnica między dużymi a małymi i średnimi przedsiębiorstwami, czy systemy są tak uniwersalne, że sprawdzą się wszędzie?
LR: Pytanie o inwestycje w IT jest tak naprawdę pytaniem o wybór między inwestowaniem a kupowaniem usług. Uważam, że kupowanie usług w elastycznym modelu rozliczeniowym jest lepszym wyborem. Inwestowanie np. w sprzęt komputerowy, który szybko się starzeje i ciągle pojawiają się nowe, bardziej wydajne modele, jest nieefektywne.
W moim przekonaniu informatyka zmierza w kierunku modelu, jaki występuje np. w energetyce. Kupujemy prąd, który mamy finalnie w gniazdku, i nie interesuje nas to, czy pochodzi z elektrowni jądrowej, wiatrowej czy innej. Podobnie dzieje się w zakresie IT – chcemy mieć gotową konkretną usługę, nie chcemy natomiast znać szczegółów infrastruktury ani tym bardziej mieć ich we własnym biurze czy na dyskach swoich komputerów.
Różnica pod względem informatycznym pomiędzy dużymi firmami a przedsiębiorstwami z sektora MSP wynika głównie z historii. Duże firmy mają rozbudowane i od lat funkcjonujące systemy, które trudno wymienić lub zastąpić. Rozwój takich firm nie jest już tak dynamiczny jak na początku ich działalności – wyjątkiem są tu przedsiębiorstwa decydujące się na M&A (akwizycje lub połączenia) – dlatego nie muszą koniecznie inwestować w nowe rozwiązania. Średnie i małe firmy muszą natomiast dobrze skalować swoje systemy, aby przewidywały rozwój biznesu, wybierają też jak najbardziej standardowe aplikacje, co obniża koszt ich utrzymania.

Na co zwracać uwagę, decydując się na wsparcie systemami IT? Jakie są główne kryteria wyboru rozwiązania odpowiednio dopasowanego do potrzeb?
LR: Zanim podejmiemy decyzję o inwestycji w IT, przede wszystkim należy odpowiedzieć sobie na pytanie, co systemy informatyczne mają realizować. W jaki sposób pomogą nam  efektywniej funkcjonować i być konkurencyjnym na rynku. Trzeba pamiętać, że najważniejsze jest "poukładanie" procesów w firmie  i określenie celów – informatyka ma być narzędziem do ich realizacji.

Jakie oszczędności można osiągnąć dzięki nowoczesnym rozwiązaniom IT? Jakie korzyści – poza finansowymi – dają firmom takie rozwiązania?
LR: Z naszych doświadczeń uzyskanych podczas przeprowadzania "badania" analizującego relację IT wewnętrznego vs przejście do modelu outsourcingowego wynika, że  w zależności od skali i rozproszenia oszczędności mogą sięgnąć od 10% do 25%. Outsourcing daje też wiele korzyści pozafinansowych – przede wszystkim zdejmuje z barków zarządzających konieczność zajmowania się działalnością niezwiązaną bezpośrednio z biznesem, który prowadzą. Często ważne jest też uporządkowanie i podniesienie poziomu jakości usług połączone z mierzeniem głównych wskaźników będących podstawą rozliczania usług. Takie elementy są również składowymi współpracy z outsourcerem i mogą być źródłem dodatkowych danych pozwalających na lepsze i efektywniejsze zarządzanie firmą.

Jak szukać dostawcy rozwiązań IT? Na co zwracać uwagę, dokonując wyboru tego dostawcy?
LR: W zakresie outsourcingu IT bardzo ważnym kryterium wyboru są wiarygodność, kompetencje, zaufanie i doświadczenie w długoterminowej współpracy.
W kontraktach outsourcingowych charakteryzujących  się okresem 2-5 lat istotne jest partnerstwo i model win-win. Nie ma zwycięzców, tylko wzajemne zrozumienie i dopasowanie, łącznie z kulturą biznesową. Takie podejście gwarantuje długofalowy sukces i – co za tym idzie – znaczne oszczędności.

Nadesłał: K-myk