Jeżeli firma produkuje, przetwarza i zarządza dużą ilością drukowanych materiałów oraz otrzymuje znaczące ilości korespondencji, którą później należy dystrybuować do odpowiednich osób w strukturze firmy, warto aby skorzystała z gotowych rozwiązań oferowanych przez zewnętrznych dostawców np. z usług kancelarii elektronicznej, polegających m.in na przetwarzaniu i zarządzaniu korespondencją przez zespół specjalistów, przy użyciu autorskich aplikacji oraz narzędzi dostawcy, bez potrzeby inwestowania we własną infrastrukturę. Oznacza to, że cała korespondencja przychodząca do klienta trafia do outsourcera, gdzie zostaje przetworzona na wersję elektroniczną. Materiały są indeksowane i kategoryzowane, co umożliwia przeszukiwanie ich treści czy automatyczne poddanie ich innym procesom przetwarzania. Wersja elektroniczna jeszcze tego samego dnia trafia do docelowego adresata. Z pomocą tego modelu można również przetwarzać informacje płynące m.in. z faksów, e-maili czy stron internetowych. W zależności od wymagań, dokumenty mogą być również przekształcane na wersje elektroniczne w siedzibie klienta.

Istnieje wiele powodów, dla których firmy powinny wdrożyć rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentami. Zarządzanie ogromną ilością materiałów zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej stanowi dla nich ogromne wyzwanie. Wiele z nich sięga po systemy z zakresu zarządzania dokumentami (ang. DMS – Document Management System) do kategoryzowania, przechowywania i przetwarzania danych gromadzonych w magazynach, na wewnętrznych serwerach i zewnętrznych repozytoriach w chmurze. Dzięki outsourcingowi procesów skanowania i przetwarzania dokumentów oraz korespondencji masowej, przedsiębiorstwa i instytucje publiczne mogą zaoszczędzić nawet 40 proc. związanych z tym kosztów.

Kolejnym problemem organizacji, który rozwiązują opisywane usługi, jest gubienie dokumentów, które dla instytucji publicznych i prywatnych może mieć nie tylko finansowe, ale i prawne konsekwencje. Ich e-archiwizacja przeprowadzona według najwyższych standardów bezpieczeństwa nie tylko zmniejsza zagrożenie utraty lub wycieku wrażliwych danych, ale także potrzebę wynajmowania magazynów do przechowywania papierowych wersji. Daje również możliwość monitorowania, który z pracowników miał styczność z konkretnym dokumentem. Dodatkowo ułatwia dostęp do fizycznych kopii, usprawniając wewnętrzne procedury. Daje również możliwość sprawdzenia, na jakim etapie realizacji jest sprawa czy projekt, którego dana dokumentacja dotyczy.

Dodatkowo elektroniczny obieg i archiwa dokumentów uniezależniają komunikację wewnętrzną i zewnętrzną od papieru, a firmie przynoszą szereg wymiernych korzyści na płaszczyźnie organizacyjnej i biznesowej, takich jak usprawnienie i zwiększenie efektywności pracy zespołu oraz uporządkowanie procesów. Przedsiębiorstwa, które korzystają z rozwiązań elektronicznego obiegu dokumentów, wskazują na poprawę jakości komunikacji wewnętrznej oraz zwiększenie wydajności i tempa pracy. Sprawy, które zajmowały jeszcze niedawno kilka dni, teraz można przeprocesować w kilka godzin.

Rynek wciąż się rozwija i w kolejnych latach obserwować będziemy stopniowy wzrost zainteresowania tego typu rozwiązaniami. Wiąże się to przede wszystkim z rosnącym zainteresowaniem firm i instytucji nowymi technologiami, które pomagają optymalizować procesy biznesowe. Głównymi odbiorcami usług i narzędzi z obszaru zarządzania dokumentami są duże firmy, realizujące np. masowe wydruki oraz dużą liczbę transakcji wymagających udokumentowania. Do takich organizacji należą m.in. przedsiębiorstwa z sektora telekomunikacyjnego oraz bankowości, finansów i ubezpieczeń. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby także małe i średnie firmy, które mają na co dzień do czynienia z dużymi ilościami papierowych materiałów do wyprodukowania, przetworzenia i zarchiwizowania korzystały z systemów zarządzania dokumentami. Chętnie po rozwiązania z zakresu outsourcingu zarządzania dokumentami sięgają np. kancelarie prawnicze czy pracownie architektoniczne – posiadające specyficzne dla swojej branży, konkretne oczekiwania co do jakości i formatu produkowanych materiałów. Z outsourcingu usług zarządzania drukiem i dokumentami korzystają też coraz częściej instytucje państwowe. Mamy wieloletnie doświadczenie w realizacji dużych kontraktów dla sektora publicznego na świecie m.in. w Stanach Zjednoczonych – za każdym razem zmiana tradycyjnego modelu na outsourcingowy przynosi znaczące oszczędności i podnosi wydajność pracy. 

Maciej Nuckowski

Dyrektor Działu Usług

Xerox Polska