Otwarta komunikacja i przestrzeń do rozmowy

Firma, w której pracownicy nie mają prawa głosu, ani prawa do zadawania pytań, i nie są traktowani po partnersku, nie może liczyć na wysokie miejsce w rankingu przedsiębiorstw, w których panuje dobra atmosfera. Dlatego budowanie takiej reputacji trzeba zacząć właśnie od wprowadzenia zasady otwartej i przyjaznej komunikacji. Niekoniecznie musi to być nieformalny sposób komunikowania się, choć niewątpliwie jest to spore ułatwienie. Jednak nie sama forma jest tu ważna, a właśnie życzliwość i partnerstwo, które oznaczają, że każdy może zadać współpracownikowi pytanie i uzyska pomoc. Ma to też drugą stronę – w sprzyjającej atmosferze mniej spraw jest zamiatanych pod dywan, więcej nieporozumień jest wyjaśnianych na bieżąco, co przekłada się na obniżenie tzw. niezdrowej rywalizacji.

– Z doświadczenia wiem, że w dłuższej perspektywie relacje oparte na rywalizacji a nie na współpracy, negatywnie wpływają na atmosferę w zespole. A to przecież w harmonijnym, przyjaznym środowisku powstają najlepsze pomysły. Zbyt duży nacisk i stres – zwłaszcza długookresowy – demotywują pracowników, a nawet mogą prowadzić do wypalenia zawodowego – opowiada Paweł Wysocki, Prezes Zarządu firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR.

Efektywny system rozwiązywania sytuacji konfliktowych

Kolejnym warunkiem stworzenia pozytywnej atmosfery w pracy jest umiejętne radzenie sobie z konfliktami. To oczywiste, że tam, gdzie pracują ludzie, pojawiają się sytuacje konfliktowe, problemy do wyjaśnienia, spory. W dobrze zarządzanym zespole są nie tylko wyjaśniane w momencie powstania/zidentyfikowania, dobry lider potrafi z nich również wyciągnąć korzyści dla zespołu, przyczyniając się do jego rozwoju.

– W tym przypadku kluczowa jest postawa lidera oraz umiejętność radzenia sobie z sytuacjami konfliktowymi w oparciu o obiektywne przesłanki. Nie chodzi o to, aby reagować na zimno, lecz, by dysponować wiedzą, która pozwoli zidentyfikować źródło konfliktu i znaleźć odpowiednie sposoby poradzenia sobie z nim. Sposoby, które czasem prowadzą do nowatorskich rozwiązań. Jeśli takie uda się w sytuacji trudnej wypracować, to jest to niewątpliwie sukces wszystkich osób zaangażowanych w rozwiązanie problemu. Idealna jest jednak sytuacja, kiedy przełożony dysponuje narzędziami, które ułatwią mu obiektywne spojrzenie na konflikt – wyjaśnia Paweł Wysocki.

Niektóre narzędzia, jak np. SAP SuccessFactors, pozwalają nawet unikać konfliktów (nie dopuszczają do ich wystąpienia) dzięki m.in. standaryzacji oceny efektywności pracy lub zaangażowania pracowników. Moduł SuccessFactors Performance & Goals posiada opcję kalibracji, która pozwala ustandaryzować ten proces. W efekcie wszyscy menedżerowie dokonują oceny pracowników w ustandaryzowany sposób, w oparciu o takie same kryteria. Eliminuje to mimowolne kierowanie się subiektywnymi opiniami, w efekcie obniżając ryzyko wystąpienia nieporozumień w tym zakresie.

Klarowny podział obowiązków i skuteczny feedback

Opisany wcześniej sposób poradzenia sobie z problemem kompetencyjnym może być satysfakcjonujący dla wszystkich stron tylko pod warunkiem czytelnego, dobrze opisanego i dającego się zweryfikować podziału obowiązków w firmie oraz motywującego systemu kontroli. Po pierwsze, pracownik, który wie, co leży w zakresie jego obowiązków i w jaki sposób będzie z tego rozliczany, czuje się pewniej. Po drugie – w takiej sytuacji łatwiej jest przełożonemu ocenić pracę podwładnego. Ważne, aby ów feedback nie był odwlekany w czasie, lecz w razie wystąpienia nieprawidłowości od razu docierał do pracownika.

– Najlepiej w formie zindywidualizowanej. Publiczne połajanki, jak mało co, psują atmosferę w zespole – przestrzega szef Quercus. I dodaje: – Zwłaszcza w przypadku oceny efektywności pracownika przydają się obiektywne narzędzia, które czarno na białym wskażą elementy do poprawy. Sztuką jest oczywiście sposób przekazania takiej informacji – i tu przydaje się szczera, otwarta komunikacja, najlepiej w formie pozbawionej nadmiaru emocji. Są sytuacje, kiedy rzeczowe podejście do sprawy przynosi o wiele lepsze efekty. Ale nie można przy tym być pozbawionym empatii, bo być może problemy pracownika mają głębsze podłoże.

Docenianie sukcesów

Feedback dotyczy oczywiście nie tylko niedociągnięć, ale również sukcesów pracownika. Sukces ma zwykle wielu ojców, dlatego warto wykorzystać tę jego „cechę”, przekazując dobre wiadomości w sposób, który wzmocni pozytywne relacje w firmie. Wspólne świętowanie sukcesów zbliża, a doceniony pracownik będzie czuł się potrzebny, wzrośnie jego zadowolenie z pracy i satysfakcja z dobrze wykonanego zadania.

Wspólne celebrowanie

Wspólne świętowanie sukcesów jest kolejnym ze sposobów budowania silnych więzi, a tym samym tworzenia przyjaznej atmosfery. Świętować można przecież zarówno w biurze, jak i poza nim. Wszystko zależy od: rodzaju sukcesu, stopnia zażyłości zespołu, miejsca pracy oraz okoliczności.

– Uważam, że jednym z czynników, dla których atmosfera pracy w Quercus uznawana jest za jeden z naszych największych atutów, jest fakt, że często i chętnie wspólnie spożywamy posiłki. Są to na przykład firmowe obiady w naszym chillout roomie, śniadania, na których każdy prezentuje jakąś swoją specjalność, ale także – sponsorowane przez firmę – wyjścia całego zespołu „na miasto”. Zaczęliśmy to celebrowanie wspólnego czasu od słodkich piątków raz w miesiącu i okazało się, że powiedzenie „przez żołądek do serca” sprawdza się również w przypadku relacji pracodawca – pracownik – stwierdza Prezes Zarządu Quercus.

Integracja ma sens

Idealnym pretekstem do wzmacniania więzi w zespole są wyjazdy integracyjne. Istotne jest to, aby były one zaplanowane w taki sposób, by rzeczywiście cieszyły, a nie stały się tylko przykrym obowiązkiem. Przygotowując je, trzeba zatem zwrócić uwagę nie tylko na termin i miejsce, ale przede wszystkim na program, dopasowany do oczekiwań zespołu, ale też i długofalowych celów firmy. Dlatego idealne jest połączenie zajęć np. rozwijających miękkie kompetencje z aktywnościami sportowymi, choć niekoniecznie opartymi na rywalizacji.

– Wszystko zależy od momentu, w jakim znajdują się firma i zespół, ale również od sytuacji zewnętrznej. Po trudnym czasie pandemii, w obliczu wojny w Ukrainie, dobrze jest np. włączyć w plan wyjazdów integracyjnych również warsztaty radzenia sobie ze stresem, albo – najprościej – seanse i zabiegi relaksacyjne. Oczywiście pod warunkiem, że wiemy, iż właśnie tego potrzebują współpracownicy. Bo może w ich przypadku lepsze efekty przyniesie aktywność połączona z adrenaliną i możliwością wykrzyczenia stresu? Warto zapytać o to pracowników. Ta wiedza pozwoli lepiej zaplanować event, a jednocześnie – zapewni lepszą atmosferę podczas samego wyjazdu – podkreśla Prezes Quercus, firmy wdrożeniowej SAP.

Otwarta komunikacja, jasno określony zakres zadań, umiejętność wyciągania pozytywów z sytuacji konfliktowych, rozwiązywania sporów oraz wspólne spędzanie czasu – to tylko kilka z całej listy elementów, które składają się na dobrą atmosferę w pracy. Często są to detale: możliwość hodowania własnych roślin na parapecie, kolorowe, przyjazne biura, elastyczny czas pracy. Jednak wspólnym mianownikiem, bazą dla dobrej atmosfery w pracy, jest poczucie wspólnoty i wynikająca z niego prawdziwa współpraca.