Wprowadzenie 4 lata temu elastycznego czasu pracy umożliwiło pracodawcom efektywniejsze zarządzanie. Korzyści z takiego rozwiązania widoczne są przede wszystkim w planowaniu czasu pracy pracowników produkcji, nic więc dziwnego, że zdecydowanym liderem we wdrażaniu tego rozwiązania jest przetwórstwo przemysłowe (niemal 38%). Kolejne miejsca w rankingu branż wprowadzających elastyczny czas pracy zajmują handel i naprawy (15%) oraz budownictwo (9%).

Wprowadzenie elastycznego czasu pracy pozwala na wydłużenie okresu rozliczeniowego z 4 do 12 miesięcy oraz na wprowadzenie ruchomego czasu pracy. Pracodawcy, chcąc wdrożyć te rozwiązania w swoich przedsiębiorstwach, muszą zawrzeć porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli ich nie ma, to z przedstawicielami pracowników (art. 150 § 3 pkt 1 i 2 Kodeksu Pracy). Z udogodnień związanych z elastycznym czasem pracy dwa lata temu korzystały przede wszystkim duże i średnie firmy, w zestawieniu z roku 2017 widać w miarę równomierny rozkład, ze wskazaniem na duże przedsiębiorstwa, zatrudniające do 250 osób: duże firmy – 33%, średnie – 24%, małe – 25%.

IT w służbie elastyczności

Obecna sytuacja na rynku pracy nie jest komfortowa dla pracodawców. Z jednej strony niskie bezrobocie, które nie ułatwia poszukiwania i zatrzymania pracowników, z drugiej – zwłaszcza w przetwórstwie – sezonowość produkcji. Elastyczny czas pracy wydaje się rozwiązaniem optymalnym. „Pozwala na utrzymanie załogi w okresach tzw. niskiego sezonu poprzez zapewnienie jej minimalnego uzgodnionego w porozumieniu wynagrodzenia, a jednocześnie daje pracodawcy większą swobodę w zakresie utrzymania płynności funkcjonowania firmy. Mówiąc wprost – przekłada się na redukcję nadgodzin, które są dla pracodawcy dodatkowym obciążeniem, oraz na optymalizację eksploatacji maszyn i linii produkcyjnych, zgodnie z faktycznym zapotrzebowaniem” – wyjaśnia Paweł Wysocki, Prezes Zarządu firmy Quercus, zajmującej się wdrożeniami SAP w obszarze HR.

Wprowadzenie elastycznego czasu pracy może w praktyce wyglądać różnie w różnych firmach. Niektóre przedsiębiorstwa wdrażają tzw. równoważny czas pracy, czyli system, w ramach którego możemy np. zaplanować pracownikowi pracę w poniedziałki i środy w wymiarze 12 godzin, zaś w pozostałe dni ustalić sześciogodzinny czas pracy. „Istotne jest, aby wymiar godzin do przepracowania w całym okresie rozliczeniowych, np. 3 miesięcy, był taki sam. W takiej sytuacji nie występują ani niedoczas, ani nadgodziny” – mówi Prezes Quercus. Niektóre firmy przyjmują z kolei zadaniowy system pracy, który polega na tym, że pracownicy rozliczani są z wykonania konkretnych zadań, bez konieczności przychodzenia do biura. Rozliczane jest wykonanie zadania w wyznaczonym terminie, a nie czas na to poświęcony.

Większość osób rozumie elastyczny czas pracy jako brak sztywnych ram czasowych dotyczących rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy, czyli możliwość przyjścia między np. godz. 7 a 9, i zakończenia odpowiednio między godz. 15 a 17. W tym wypadku ważne jest, aby mimo tej elastyczności przepracować 8 godzin. Istotne staje się także wprowadzenie odpowiednio wydajnego systemu ewidencji czasu pracy.

„Niezależnie od wybranego modelu czasu pracy uelastycznienie wymaga wprowadzenia efektywnych narzędzi, które pozwolą na odpowiednią obsługę kadr, a więc będą wspierać, jak w przypadku produktów SAP, proces planowania czasu pracy tak, aby zapewnić m.in. normy odpoczynku dobowego, tygodniowego, przy utrzymaniu zgodności nominalnych godzin pracy z faktycznie przepracowanymi” – przypomina Maciej Kabaciński, Dyrektor Pionu HR w Quercus. Ekspert podkreśla, iż weryfikacja systemowa jest istotna zwłaszcza w sytuacji, gdy planowaniem równoważnego czasu pracy zajmują się liderzy, np. na produkcji, którzy niekoniecznie muszą znać przepisy. „Delegowanie części zadań związanych z planowaniem pracy na liderów czy menedżerów jest trendem, który obserwujemy już od kilku lat. To właśnie na bazie potrzeb, które w jego wyniku powstały, opracowaliśmy nasze autorskie narzędzie – Portal Pracowniczy, który pozwala na sprawne i intuicyjne zarządzanie kwestiami kadrowymi, na różnych poziomach uprawnień, także przez pracowników” – dodaje.

Elastyczność jako przewaga konkurencyjna

Mówi się, że obecnie trwa era pracownika. Brak specjalistów, zwłaszcza w takich zawodach, jak: programiści, informatycy, specjaliści ds. sprzedaży, finansów i księgowości, menedżerowie, sprawia, że coraz więcej firm stara się wprowadzać rozwiązania elastyczne, których celem jest budowanie reputacji pracodawcy jako firmy nowoczesnej, przystosowanej do warunków panujących na rynku pracy i wychodzącej naprzeciw potrzebom pracowników.

Coraz częściej słyszymy o elastycznych formach pracy, np. łączących home office z pracą w biurze. Są firmy, które w okresie letnim skracają czas pracy w piątki, zaś wydłużają w poniedziałki, aby umożliwić pracownikom wyjazdy weekendowe. Z kolei w Skandynawii niektóre przedsiębiorstwa zaczynają wprowadzać sześciogodzinny dzień pracy. Zdarzają się jeszcze inne modele: czterodniowy tydzień pracy, możliwość realizacji własnych projektów w konkretnym dniu oraz rozwiązania hybrydowe. „Wszystkie te propozycje mają dać pracownikom sygnał, że firma dba o ich komfort pracy, potrzebę rozwoju oraz balans między życiem zawodowym i osobistym” – wyjaśnia Maciej Kabaciński, dyrektor działu HR Quercus. „Opcje te mają jednak sens tylko wówczas, gdy przekładają się na wzrost efektywności pracowników, a więc pozwalają na realizację celów przedsiębiorstwa. Dlatego każda firma, która decyduje się na wdrożenie któregoś z wymienionych wariantów, powinna wprowadzić jednocześnie narzędzia, które pozwalają na mierzenie efektywności pracy w nowym modelu, jak np. SuccessFactors w SAP” – zaznacza.

Elastyczna motywacja

Na niektórych pracowników skrócenie dnia pracy wpłynie motywująco – będą precyzyjnie planować każdą minutę, aby zrealizować założone zadania w tym czasie. Trzeba jednak pamiętać o tym, że nie każdy pracownik dobrze radzi sobie z pracą pod presją czasu. Są tacy, którzy lepsze efekty osiągają w wolniejszym, bardziej swobodnym tempie. Być może im przysłuży się home office.

Współczesny pracodawca powinien dbać o efektywność pracy poprzez odpowiednie zarządzanie zespołem. Pamiętajmy, że utrzymanie pracownika jest tańsze niż pozyskanie nowego. Dlatego, jeśli jesteśmy zadowoleni z pracy danej osoby, postarajmy się zapewnić jej optymalne warunki, takie, w których osiągnie najlepsze wyniki. Jeśli jest to pracownik, który zmobilizuje się i wykona zadania w ciągu sześciu godzin, pozwólmy mu na to, jednak nie dokładajmy zadań, myśląc, że może wykorzystać jeszcze te dodatkowe dwie godziny. Pracownik przeciążony, prędzej czy później, straci zapał, a nie o to przecież chodzi. „Dzięki nowym technologiom, jak rozwiązania SAP dla HR, które pozwalają po pierwsze na analizy danych w czasie rzeczywistym, po drugie – na oceny pracownicze według obiektywnych kryteriów, a po trzecie – na analizy danych historycznych i przewidywanie przyszłych trendów, jesteśmy w stanie elastycznie zarządzać personelem, oferując mu dopasowane do potrzeb możliwości pracy. I choć często słyszymy, że w erze pracownika rola pracodawcy jest niełatwa, warto wykorzystać starą prawdę, że pracownik doceniony, to najlepszy pracownik” – podsumowuje Prezes Quercus, Paweł Wysocki.