2014-09-16
Największym wrogiem każdej organizacji jest chaos. Nawet najlepszy produkt, czy usługa nie wybroni jej przed natłokiem procedur i związanych z nimi dokumentów. Czy można jakoś obronić się przed ich niekorzystnym wpływem? Zarządzanie bałaganem

Komputery na każdym biurku, informatyzacja procesów, e-maile w powszechnym użyciu a on ciągle jest królem. Papier, bo o nim mowa, trzyma się mocno. Zaskakująco trwały i lubiany bodaj przez każdą firmową komórkę. Ma jedną wielką wadę - czasami się gubi. Jak wyliczyła firma consultingowa PWC, mimo najlepszych starań i tak znika co dwudziesty dokument. Zaś poszukiwanie tych nieodpowiednio schowanych lub zapomnianych kosztuje 120 dolarów od sztuki. Choć dane dotyczą rynku amerykańskiego, u nas wcale nie musi być taniej i lepiej. Może wiec warto poszukać pomocy u wyspecjalizowanych firm w modelu usługowym?

- Przewagą outsourcingu jest fakt, że profesjonaliści są zaprogramowani na optymalizację - mówi Marcin Ogrodnik, dyrektor ds. sprzedaży ArchiDoc z Grupy OEX. - Przemawia za tym specjalizacja, w dziedzinie, która nie jest kluczowa dla większości z nas. Wynika ona z doświadczenia w pracy
z wieloma klientami oraz wiedzy eksperckiej. Dodatkowo okazuje się, że okiełznanie obiegu dokumentów wiąże się z reguły ze znaczną redukcją kosztów. A przecież koszty generuje nawet wyjątkowo porządnie prowadzona dokumentacja.

Ludzie zwyczajnie lubią trzymać w ręku to, co czytają. Stąd i kolejna ciekawostka z badania PWC - każdy firmowy dokument przeciętnie kopiowany jest aż 19 razy. Z kolei według firmy badawczej IDC 95 proc. informacji i tak trafia na papier, a przeciętny pracownik drukuje 45 arkuszy dziennie. Zapewne większość z nich po zastosowaniu ląduje w koszu, ale to przecież zmarnowane pieniądze. Znacznie taniej byłoby więc zrezygnować z drukowania wszystkiego co się da na rzecz obiegu elektronicznego.

Jak tłumaczy Marcin Ogrodnik, jego firma jest swoistym „firewallem" dla dokumentacji papierowej. - Dokumentami dotyczącymi spraw zamkniętych zarządzamy od A do Z, czyli rejestrujemy dane w systemie, skanujemy i bezpiecznie oraz profesjonalnie przechowujemy. Ale tam, gdzie klient dopiero będzie rozpoczynał załatwianie danej kwestii, np. dotyczącej pozyskania nowego klienta, jesteśmy pomocni w takim zakresie, jaki wynika z procesów wewnętrznych. Począwszy od odebrania dokumentów w kancelarii, ich rejestracji i/lub weryfikacji, poprzez wprowadzenie do udostępnienia elektronicznego, aż po rozsyłanie korespondencji. Wszystko po to, aby wyeliminować papier w ogóle lub najwcześniej jak się da a klient mógł efektywniej przeprowadzić proces biznesowy.

Jasne reguły, niższe koszty
Zamiłowanie do papieru, firmowe dyrektywy i ludzkie słabości sprawiają, że przejście na outsourcing firmowej dokumentacji wymaga wysiłku. Nikt nie obiecuje, iż odbędzie się to bezboleśnie, jednak w długim terminie firma zostanie oczyszczona ze zbędnych komórek organizacyjnych oraz niepotrzebnie zajmowanej powierzchni. Znany wszystkim kolporter prasy Ruch do 2011 roku posiadał kilkadziesiąt miejsc magazynowania dokumentów, w tym niezwykle ważnego zbioru dotyczącego obszaru kadr.

- W efekcie często byliśmy zaskakiwani sytuacjami, których nie udało nam się przewidzieć. I wtedy ArchiDoc wspólnie z nami wypracowywał rozwiązanie. To bardzo cenna wartość dodana, kiedy partner biznesowy, oprócz umowy wykazuje chęć współpracy i nie zamyka się jedynie na szacowaniu dodatkowych profitów - tłumaczy Dorota Wiśniewska, kierownik działu administracji Ruch SA.

W ostatecznym rozrachunku liczy się przecież nie tylko koszt zmarnowanego papieru, czy zbędnych roboczogodzin, ale i oszczędność na najmie, serwisowaniu sprzętu, czy choćby redukcji stresu. Zaletą jest także jasne określenie odpowiedzialności. Powierzając firmową dokumentację wyspecjalizowanej jednostce zewnętrznej od razu wiadomo, kto zepsuł, jeśli coś nie funkcjonuje.

Sęk w tym, że sytuacje kryzysowe są praktycznie wykluczone. Outsourcer po to specjalizuje się w tak newralgicznym procesie, by jego klient nie musiał się już martwić ani szukać rozwiązań we własnym zakresie. Firma właściwie może zapomnieć o optymalizacji obiegu dokumentu, bo za śledzenie nowinek (i ich implementację!) odpowiada ten, któremu się za to płaci.

- Każdego nieprzekonanego zapraszamy na wizytę referencyjną, by zobaczył jak nasza praca wygląda w praktyce. Przy tej okazji zawsze można dopytać i rozwiać swoje obawy. Niewątpliwie pouczające będzie przyjrzenie się liście firm, dla których pracujemy - zachęca Marcin Ogrodnik.

Potwierdza to Georg Dziwak, dyrektor IT w Compensie. - Outsourcer posiadał duże doświadczenie oraz rekomendacje z branży ubezpieczeniowej. Ponadto na początku przekazaliśmy część zadań i z czasem stało się naturalnym przekazanie całego procesu biznesowego - wyjaśnia.

Lepiej mniej, a lepiej
Oczywiście zupełnie papierowej formy nie da się porzucić. Niemniej zwiększanie liczby dokumentów to niestety ślepy zaułek. Według Datapro/Gartner Group 25 proc. wydrukowanych kartek i tak trafia w niewłaściwe miejsce lub jest nieprecyzyjnie opisane. To zaś skutkuje mnóstwem czasu na ich odszukiwanie. W skali roku robią się z tego przyzwoite koszty (nie licząc irytacji), podczas, gdy rozwiązanie dosłownie jest w zasięgu ręki.

- Co prawda można te procesy własnymi siłami zaimplementować w naszej organizacji, tylko ich opłacalność zależy od skali. Problem jest też w tym, że zbudowanie odpowiedniego zaplecza wymaga czasu i inwestycji. W końcu zadania, które przekazaliśmy outsourcerowi nie są naszym głównym obszarem działalności. I siłą rzeczy nie posiadaliśmy tu koniecznej wiedzy oraz doświadczenia - przyznaje Georg Dziwak.

Potwierdza to przedstawicielka Ruchu, która przyznaje, że jej firma zaufała outsourcerowi na tyle, iż przekazała całe spektrum zarządzania zasobem, w tym wystawianie dokumentów RP-7 dla byłych pracowników, czyli kilkudziesięciu tysięcy osób. - Korzyści to oczywiście optymalizacja struktury oraz efektywne zarządzanie portfelem nieruchomości. Ponowne włączenie tych procesów do organizacji jest praktycznie niemożliwe ponieważ wiązałoby się z olbrzymimi nakładami, co w dobie walki o koszty operacyjnie byłoby po prostu zabójcze finansowo - zapewnia Dorota Wiśniewska.

- Po to są parametry SLA, opisujące efektywność pracy outsourcera, aby wszystko łatwo dało się porównać. Do tego dochodzą takie udogodnienia jak przewidywalne koszty i rozliczenie za pomocą jednej faktury - zapewnia dyrektor ds. sprzedaży z Grupy OEX.

Warto więc zastanowić się jak uczynić z obiegu dokumentów siłę wspierającą konkurencyjność naszej organizacji w miejsce elementu stale ją redukującego.

Adam Mielczarek

Nadesłał: OEX