2009-01-02
Zarządzanie własną firmą nie jest sprawą prostą. Trzeba korzystać z wszystkich dostępnych ułatwień, przede wszystkim z możliwości, jakie oferują nowoczesne systemy informatyczne.

Pracę można uprościć i przyspieszyć eliminując z zadań pracowników czynności, które może wykonywać za nich system. Prowadzi to do oszczędności czasu, wysiłku i przede wszystkim środków finansowych.

Integracja

Współczesne systemy do zarządzania korzystają z różnych typów baz danych. Podstawą jest korzystanie przez różne moduły z tej samej bazy tak, aby dane raz wprowadzone były dostępne wszędzie tam, gdzie są potrzebne. Integracja to także możliwość płynnej rozbudowy własnego systemu poprzez dołączenie kolejnych modułów, czy też ułatwienie w migracji na system większy w miarę rozrastania się przedsiębiorstwa - na przykład z CDN OPT!MA na CDN XL.

Automatyzacja

Systemy pozwalają eliminować proste powtarzalne czynności, które wykonywane przez ludzi narażone są na drobne pomyłki - które jednak mogą mieć poważne konsekwencje. Automatyzacja to przede wszystkim przyspieszenie pracy, to wprowadzenie jednorazowo schematu, który wykonywany jest później wielokrotnie. Przykładem może być zastosowanie schematów faktur cyklicznych, kiedy eliminujemy konieczność wystawiania takich samych faktur abonamentowych co tydzień, miesiąc, kwartał itp. Funkcjonalność jest dostępna w module CDN OPT!MA CRM, szczegóły utworzenia schematu w podręczniku dedykowanym dla modułu CRM.
Analogicznie można uprościć procesy księgowań poprzez stosowanie schematów księgowych. Budowa schematu księgowego swoją konstrukcją przypomina budowę zapisu księgowego. Składa się z nagłówka oraz pozycji odpowiadających poszczególnym dekretom księgowym.
Jak utworzyć schemat księgowy? Poprowadzi Cię CDN OPT!MA KH - pierwsze kroki.

Zarządzanie Klientami

Oprócz formalnych dokumentów w firmie równie istotne są różnego typu ustalenia, rozmowy, odbyte spotkania, podjęte decyzje. Ważne jest, aby takie zdarzenia również rejestrować w sposób pozwalający na łatwe przeszukiwanie, odnalezienie szczegółów ustaleń. Dobre zarządzanie Klientami to jeden z ważniejszych obszarów rozwoju firmy.
Potrzeby firm w zakresie CRM (ang. Customer Relationship Management - Zarządzanie Relacjami z Klientem) zależą zarówno od wielkości firmy jak i specyfiki jej działania. Zatem w zależności od firmy, CRM może oznaczać bardzo różne zagadnienia:  

1. rejestrację kontaktów z Klientami w najprostszej postaci (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy,...)

2. harmonogramowanie zadań i rejestracja wykonanych czynności (opiekun zadania, termin realizacji zadania, priorytet, procent wykonania zadania,...)

3. ustalanie procedur obsługi Klienta (stosowane np. przez biura rachunkowe) itp.

Dlatego warto zainteresować się modułami do obsługi tych zagadnień, jak CDN OPT!MA CRM. Dzięki dodatkowemu zastosowaniu programu CDN Przypominacz nie tylko zaplanujemy i zapiszemy zadania w terminarzu, ale również system przypomni nam o tym w podanym czasie.

Opis pełnych możliwości CDN OPT!MA CRM i CDN OPT!MA Przypominacz w podręczniku.

Integracja CDN OPT!MA z systemem bankowym

System CDN OPT!MA oferuje szerokie możliwości komunikacji z systemem bankowym zarówno w zakresie wczytywania przelewów do wykonania z pliku wygenerowanego przez system księgowy, jak również w zakresie importu operacji z pliku otrzymanego z systemu bankowego. Oprócz formatów przygotowanych przez producenta możemy samodzielnie definiować zarówno formaty eksportu jak i importu przelewów. Samodzielne definiowanie formatu jest łatwiejsze, jeżeli posiadamy dokumentację dostarczoną przez bank opisującą strukturę pliku.
Definiowanie formatów odbywa się w menu Słowniki/ Formaty przelewów, przy czym musi to być plik tekstowy z polami oddzielonymi separatorami. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno: Formaty wymiany elektronicznej pomiędzy bankami, w którym można dodawać bądź modyfikować istniejące już formaty. Jest również możliwość kopiowania zdefiniowanych formatów w ramach jednej bazy. Ponadto z tego poziomu można wyeksportować zdefiniowany format do pliku xml, bądź też, wcześniej wyeksportowany z innej bazy danych, zaimportować.
Dodanie nowego formatu otwiera okno: Format elektronicznej wymiany danych z bankami zostanie dodany składające się z czterech zakładek: Ogólne, Nagłówek, Pozycje, Stopka.  Na tym formularzu należy wypełnić informacje ogólne dotyczące formatu, takie jak: kodowanie, format daty, separatory, a następnie na kolejnych zakładkach dodać poszczególne pozycje formatu wybierając je z listy predefiniowanych pól.

Natomiast import zapisów kasowych/bankowych dostępny jest w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe/ Zapisy raportu. Ikona importu jest aktywna po wybraniu jakiegokolwiek otwartego raportu. Uruchomienie importu za pomocą ikony Importuj polecenie przelewu powoduje otwarcie okna Import przelewów z pliku.

Po wczytaniu pliku, tabela tymczasowa wypełniana jest informacjami odczytanymi z pliku Przeniesienie zapisów z tabeli tymczasowej do raportu zakończone jest standardowym logiem, który szczegółowo przedstawia, które zapisy zostały zaimportowane, a które nie i z jakiego powodu.
W związku z tym, iż wiele banków udostępnia pliki z przelewami w formacie MT-940 jest również możliwość importu przelewów z plików w tym formacie. Format tych plików jest znacznie bardziej skomplikowany dlatego też format importu przelewów z takich plików został na stałe zdefiniowany w programie i nie ma możliwości jego modyfikacji. Przy imporcie z listy rozwijanej należy wybrać format wymiany MT-940 oraz plik z rozszerzeniem *.STA. Wyciąg w formacie SWIFT MT-940 może zawierać dane dotyczące wielu rachunków, jednak jest on importowany do raportu dotyczącego jednego rejestru, czyli jednego rachunku bankowego. W związku z tym istnieje możliwość zaznaczenia parametru "Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków". Jeżeli parametr zostanie zaznaczony przed importem, zostaną wczytane wszystkie przelewy znajdujące się w importowanym pliku. Jeżeli parametr będzie odznaczony - zaimportowane zostaną tylko przelewy powiązane z rachunkiem dotyczącym rejestru, do którego importowane są dane.

Nadesłał: promo