Jak zorganizować dobrą konferencję?
|
Zorganizowanie konferencji to zadanie bardzo czasochłonne, które wymaga wielu sił, środków i skoordynowania prac całego zespołu organizatorskiego. O czym zatem pamiętać przy organizacji konferencji i jak sprawić, aby była ona udana?
Zdefiniowanie koncepcji
Podstawową kwestią, od której należy rozpocząć organizowanie każdego wydarzenia jest określenie koncepcji spotkania. Należy odpowiedzieć sobie na podstawowe pytania, czyli co? w jakim celu? dla kogo? gdzie? kiedy? i jak chcesz zorganizować. Następnie niezbędne jest sprecyzowanie profilu uczestników konferencji oraz określenie ich liczby. Aspekty te w dużym stopniu decydują o wyborze konkretnego miejsca.
Harmonogram wydarzenia
Dalej konieczne jest opracowanie szczegółowego scenariusza. Powinien on zawierać ogólne ramy czasowe oraz wszystkie szczegóły związane z organizacją wydarzenia, takie jak np. terminy realizacji poszczególnych punktów planu. Ponadto należy również określić przybliżony budżet, który pozwoli zdecydować, które elementy są konieczne, a z których można zrezygnować.
Lokalizacja
Kolejna kwestia to wybór miejsca, w którym odbędzie się konferencja. Optymalnym wyborem będzie profesjonalne centrum konferencyjne, posiadające niezbędne zaplecze techniczne do organizacji i przeprowadzenia tego rodzaju wydarzeń. Warto również zwrócić uwagę na takie kwestie jak komfort dojazdu, możliwość dowolnego kształtowania wielkości sali czy też jakość wyposażenia.
Spokój i jeszcze raz spokój
Po dopięciu wszystkich szczegółów na ostatni guzik, przychodzi dzień konferencji. Niezwykle ważne jest, aby w tym dniu zachować spokój. Pomoże to na bieżąco kontrolować przebieg wydarzenia i pozwoli na szybką reakcję w momencie zaistnienia jakiś problemów. Jest to bardzo istotne, gdyż umożliwi uniknięcie sytuacji, w której jakieś niespodziewane zdarzenie wymyka się spod kontroli i zakłóca przebieg całego wydarzenia.
Informacja zwrotna
Po zakończeniu konferencji, należy zebrać opinie uczestników dotyczące danego wydarzenia. Można to zrobić za pomocą ankiety rozdawanej pod koniec konferencji czy też rozmowy telefonicznej. Ważne, by opinie te dotyczyły zarówno wartości merytorycznej wydarzenia, jak i kwestii organizacyjnych czy warunków panujących podczas wydarzenia. Informacje zwrotne będą pomocne przy organizacji kolejnych konferencji.
Artykuł powstał przy współpracy z https://www.salebiznesowe.pl
Nadesłał:
admin11
|
