W miejsce dotychczasowych czterech: ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego, Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Funduszu Emerytur Pomostowych, ZUS stworzy dla każdego indywidualny numer rachunku składkowego (NRS). O zmianach prawnych i docelowym numerze instytucja ma obowiązek powiadomić pismem, które dostarczy do końca br.

NRS - zasada

Nowy, 26 cyfrowy numer konta składa się z liczby kontrolnej rachunku bankowego (pierwsze dwie cyfry), zakodowanego identyfikatora ZUS (kolejnych jedenaście cyfr) oraz zakresu numerów deklaracji (kolejne trzy cyfry) i numeru NIP płatnika (ostatnie dziesięć cyfr). Stare rachunki bankowe dla składek ZUS zostaną zamknięte  z ostatnim dniem br.

Zadbaj o Twoje aktualne dane teleadresowe w ZUS

Bez wiedzy o indywidualnym numerze NRS nie będzie można opłacić składek. Już dziś warto upewnić się, że ZUS wie, na jaki adres przesłać nam oficjalne pismo  z nadaniem NRS. Wysyłka listów rozpoczęła się 1 października br. Jeśli dotąd nie otrzymali Państwo pisma lub w otrzymanym coś się nie zgadza (np. ostatnie dziesięć cyfr to nie jest nasz NIP) warto pilnie skontaktować się z placówką ZUS lub Centrum Obsługi Telefonicznej pod numerem 22 560 16 00, aby wyjaśnić sytuację. Ponadto, dla bezpieczeństwa własnych środków przelewanych do ZUS, można zapoznać się  z opublikowanym na stronach urzędowych wzorem pisma, aby mieć pewność, że pismo otrzymaliśmy właśnie z urzędu. Dodatkowo, na specjalnej stronie uruchomionej przez ZUS https://eskladka.pl/ każdy płatnik może sprawdzić swój indywidualny numer konta na podstawie typowych danych identyfikacyjnych.

Wpłaty – uproszczenie

Dzięki NRS płatnicy nie będą już musieli wypełniać takich danych, jak imię i nazwisko płatnika, NIP, REGON, PESEL, nr dowodu osobistego czy paszportu. Tytuł wpłaty będzie zbędny, podobnie jak numer deklaracji, określenie okresu, za który dokonuje się wpłaty, numer umowy oraz tytuł wykonawczy.

Bez pomyłek i wyjaśnień – będzie prościej

Dotychczasowe rozliczanie z ZUS wiązało się z możliwością pomyłki przy rozliczaniu tytułu składki – dodatkowe oznaczenia (składki bieżące, zaległe składki, spłaty układu ratalnego, odroczone składki) i wielość kont powodowały szereg nieporozumień. Z tego tytułu wiele wpłat od niemal 7 mln płatników składek uzyskało dotąd tytuł „niezidentyfikowanych”. Ponadto brak wiedzy o sposobie księgowania wpłat po stronie ZUS często powodował sytuację, w której płatnicy decydowali o regulowaniu bieżących składek, mając zaległości i… piętrzące się odsetki.

Kolejność zaliczania wpłat – najpierw zaległości

Zasady zaliczania składek wpłacanych przez płatników ulegają zmianie. Od 1 stycznia  2018 r. ZUS będzie naliczał w pierwszej kolejności najstarsze należności, według terminu wymagalności. Mając więc dziś w ZUS opłacone bieżące składki, ale także zaległości, gdy wpłacimy kolejną bieżącą składkę – będzie ona zaliczana przez urząd na nasze najstarsze zobowiązanie. W przypadku braku uregulowania dawnych należności (choćby ustaleniami z ZUS dot. spłat ratalnych) – może się okazać, że regularnie wpłacane bieżące składki nie będą dawały tytułu do ubezpieczenia!  Dlatego już dziś warto sprawdzić, jak przedstawia się nasza sytuacja w ZUS – tak aby mieć przejrzyste dane, a co najważniejsze – zgodne z tymi posiadanymi przez ZUS.

Terminowe i dokładne kwoty wpłat gwarantem ubezpieczenia

Od stycznia spóźnienie z zapłatą składek, czy zaniżenie kwoty będzie skutkować powstaniem zaległości podatkowej. Zasada zaliczania kolejnych wpłat najpierw na zaległości i odsetki może doprowadzić do sytuacji, w której opłacający składki nie będzie wiedział jaka część wpłaty będzie dotyczyć składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy czy FGŚP. Jest to szczególnie istotne dla osób, które prowadzą działalność gospodarczą, wspólników spółek osobowych, jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, a także osób z ww. współpracujących. Powstanie zaległości podatkowej będzie bowiem skutkowało utratą tytułu do dobrowolnego ubezpieczenia, a więc także prawa do świadczeń – np. ubezpieczenia w razie choroby, czy macierzyństwa.

Zwrot nienależnie pobranych świadczeń – tylko do 5 lat od zdarzenia

W związku z dotychczasowymi rozwiązaniami systemowymi dochodziło do sytuacji, w której część pobranych świadczeń – np. chorobowych – mogła zostać uznana przez ZUS za nienależnie pobrane. Urząd mógł domagać się ich zwrotu do 10 lat od zdarzenia. Nowe przepisy skracają ten termin i ZUS może żądać zwrotu środków do 5 lat od zdarzenia tj. ostatniego dnia okresu, za który takie środki pobrano.

Cyfryzacja ZUS na korzyść płatników

Ilość rachunków, które będzie obsługiwał ZUS znacznie się zmniejszy. Co więcej, rozdysponowanie składek z jednego konta na poszczególne fundusze będzie się odbywało automatycznie – algorytm zdecyduje o przypisaniu podziału wpłaty. Uproszczenie zasad rozliczania będzie sprzyjało lepszej komunikacji z urzędem. Ręczna praca urzędników zostanie w większej części wyeliminowana, co przełoży się na szybsze wydawanie zaświadczeń w formie pisemnej o niezaleganiu ze składkami. Dodatkowo, ustawa przewiduje prawne zrównanie „papierowych” zaświadczeń, z tymi generowanymi przez płatnika z elektronicznych systemów ZUS.

Cezary Karolczyk, ekspert z obszaru HR firmy Sage w Polsce