Podwyżki kosztów wynajmu biur, ograniczona dostępność powierzchni w budynkach o wysokim standardzie zlokalizowanych w centralnych obszarach biznesowych oraz niski poziom nowej podaży to główne wskaźniki, które będą miały wpływ na kształtowanie się sytuacji w sektorze w 2023 roku.      

Ostatnie trzy lata przyniosły wiele zmian na rynku biurowym. Zmienił się system pracy oraz sposób aranżacji powierzchni. Proces wieloletniego, szybkiego rozwoju rynku biurowego został zahamowany. Rosnące koszty budowy i finansowania projektów sprawiają, że inwestorom trudno jest oszacować ostateczną wysokość budżetu na budowę, w związku z czym przesuwają terminy rozpoczęcia realizacji nowych inwestycji.

Nowa podaż ostro w dół

Na rynkach regionalnych powstaje o 30 proc. mniej powierzchni biurowych niż przed pandemią, natomiast w Warszawie buduje się pięć razy mniej biur niż trzy lata temu.  Dostępność powierzchni prime na rynku warszawskim maleje. Efektem ograniczonej, nowej podaży przy popycie utrzymującym się na niższym niż w 2019 roku, ale stabilnym poziomie jest lekki wzrost stawek czynszowych. Dotyczy to szczególnie wysokiej klasy biurowców położonych w centrum i w strefach biznesowych usytuowanych poza ścisłym centrum Warszawy, ale także najlepszych nieruchomości na największych biurowych rynkach regionalnych w kraju.

Nowa oferta biurowa jest skromna. W Warszawie w trzecim kwartale br. większość powierzchni dostarczyła wieża Varso Tower, która licząc z iglicą jest najwyższym budynkiem w Unii Europejskiej, oferującym prawie 64 tys. mkw. powierzchni.

W stolicy Dolnego Śląska pozostaje w budowie największa w kraju ilość powierzchni biurowych. Wśród inwestycji realizowanych w mieście znajduje się Infinity (22 tys. mkw.) i Centrum Południe III (20 tys. mkw.). W Krakowie prowadzona jest m.in. budowa projektu Ocean Office Park B (26,5 tys. mkw.) i Kreo (24 tys. mkw.), a w Poznaniu powstaje Andersia Silver (40 tys. mkw.) i Nowy Rynek E (20 tys. mkw.).

Koszty wynajmu w górę

Mamy rekordową inflację, a prognozy mówią o dalszym jej wzroście, co przekłada się na koszt wynajmu biur. Wyzwaniem w 2023 roku będą przede wszystkim opłaty eksploatacyjne. Ze względu na inflację, rosnące koszty nośników energetycznych oraz spodziewane podwyżki płacy minimalnej prognozowany jest znaczny ich wzrost. Przełoży się to na wysokość zaliczek na poczet opłat eksploatacyjnych. Do tego dojdą podwyżki cen mediów.   

W obecnych realiach tym bardziej na znaczeniu zyska skutecznie przeprowadzany proces wynajmu biura i negocjacji warunków kontraktu oraz współpraca z merytorycznymi doradcami na rynku nieruchomości komercyjnych, ponieważ zawarte w umowach zapisy tym bardziej powinny zabezpieczać najemców w trudniejszym czasie. Wynegocjowanie optymalnych warunków biznesowych i prawnych będzie wymagało dużo więcej czasu oraz zaangażowania. Minimum 2 lata przed zakończeniem trwającej umowy powinien być rozpoczynany nowy proces analizy i wynajmu, dzięki czemu jest czas na wynegocjowanie wszystkich pozycji na każdym etapie działań i szansa na sporą optymalizację kosztów.

Pięcioletnia umowa najmu nie daje obecnie szans na realizację „biura pod klucz” bez dodatkowych dopłat ze strony najemcy. Ceny wykończenia wzrosły średnio o 30 proc. Najemcy muszą liczyć się z tym, że przy wymagających projektach konieczne będą dopłaty do aranżacji. Z tego względu częściej zawierane są teraz dłuższe, siedmioletnie umowy, co ma równoważyć wynajmującym wzrost kosztów wykończenia powierzchni, a najemcom zmniejszenie dopłat.

Negocjowanie warunków wynajmu

Przy negocjacjach umów należy zatem zwrócić uwagę na wysokość budżetu na aranżację, zwolnienia z czynszu i zawarte w kontrakcie mechanizmy ograniczenia czy kontrolowania wysokości opłat eksploatacyjnych.

Negocjacje warunków umów najmu to wbrew pozorom duży obszar. Można negocjować m.in.: kary umowne, przesłanki do wypowiedzenia umowy, prawo do podnajmu i cesji, wysokość opłat eksploatacyjnych, break option, czy odpowiedzialność przy naprawach. Naszym klientom doradzamy zawsze, aby do Umowy Najmu dołączyć finalny kosztorys, tak aby uniknąć późniejszych dopłat do aranżacji.

Mówiąc o obecnym rynku nie można nie poruszyć kwestii systemu pracy i funkcji dzisiejszych biur. Trzeba zaznaczyć, że celem nie jest dziś samo wynajęcie i aranżacja powierzchni, ale stworzenie miejsca, które będzie sprzyjać  odbudowie kontaktów ze współpracownikami, budowie więzi i poprawie komunikacji w firmie, co przełoży  się na wzrost satysfakcji z pracy.

Większość pracodawców mierzy się z nowymi preferencjami swoich pracowników, którzy niechętnie wracają do biur. Pomimo założeń przyjętych w większości firm, określających proporcje pracy zdalnej, która najczęściej mieści się w przedziale 2 lub 3 dni w tygodniu (średnio 40-60 proc. czasu pracy), frekwencja w biurach oscyluje w okolicy 30 proc. 

Hybryda kształtuje miejsca pracy

W najbliższej perspektywie biura funkcjonować będą jako centra pracy kreatywnej i cross-funkcyjnej oraz szkoleniowej. Ich główną funkcją będzie wymiana myśli, wiedzy oraz  budowanie relacji i kapitału społecznego. Celem re-aranżacji biur i przystosowywania ich do tej roli jest tworzenie takiej atmosfery miejsca, która będzie przyciągać do niego pracowników.

Aby przystosować miejsca pracy do hybrydy, firmy redukują obecnie liczbę biurek na rzecz przestrzeni do współpracy. Przechodzą na rozwiązania wykorzystujące elastyczne stanowiska pracy, co wymusza ich współdzielenie. Wprowadzane są zasady czystego biurka. W biurach udostępniane są przy tym locker’sy, zapewniające cichą, wyizolowaną przestrzeń. Powierzchnia aranżowana jest w taki sposób, by była możliwie najbardziej elastyczna i funkcjonalna.

Biura przeznaczone były kiedyś w znacznej mierze dla gości i kontrahentów zewnętrznych, teraz przede wszystkim służą zespołowi. Ich przestrzeń ma aktywizować pracowników i dostarczać im narzędzi niedostępnych w domu. Duży nacisk kładzie się obecnie na nowoczesne strefy konferencyjne, które wspierają spotkania hybrydowe, powierzchnie kreatywne i towarzyskie, takie jak duża kuchnia z jadalnią służąca integracji pracowników. Często ta część rozszerzana jest o strefę chillout lub miejsca przeznaczone do mniej formalnych spotkań.  

Mateusz Strzelecki, Partner, Head of Tenant Representation w Walter Herz