2011-08-30
Archiwizacja dokumentacji w tradycyjnej formie papierowej to duże wyzwanie dla placówki medycznej. Naprzeciw problemom placówek wychodzą jednak nowoczesne technologie, umożliwiające prowadzenie dokumentacji medycznej w formie elektronicznej.

Oprogramowanie zaprojektowane specjalnie dla potrzeb medycyny pozwala na tworzenie i archiwizację dokumentacji w sposób bezpieczny, pewny i zgodny z wymaganymi procedurami, a przy tym – nie wymagający zapełniania kolejnych szaf z papierami.

Tradycyjna metoda przechowywania dokumentów wymaga od placówki medycznej posiadania odpowiedniej powierzchni do magazynowania (im większa placówka, tym konieczne staje się większe pomieszczenie), zabezpieczenia jej przed niekorzystnym wpływem wilgoci oraz ryzykiem kradzieży, pożaru czy zalania podczas powodzi. W przypadku dokumentacji papierowej utrata danych jest nieodwracalna – wręcz niemożliwe jest tworzenie kopii zapasowych dokumentów, ich zniszczenie czy kradzież stanowią mają więc nieodwracalne skutki.

Przepisy prawne
Placówki medyczne są zobowiązane do prowadzenia dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami Ministerstwa Zdrowia. Na szczęście rozporządzenie Ministra Zdrowia z dn. 21 grudnia 2006 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania otworzyło drzwi elektronicznej dokumentacji, zapewniając gabinetom, przychodniom i sieciom placówek możliwość zastąpienia dokumentów drukowanych bądź wypełnianych ręcznie poprzez formę elektroniczną. W tym momencie placówki mogą prowadzić dokumentację w formie dowolnej (zgodnie z rozporządzeniem z dn. 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania).

Warto jednak pamiętać, że zgodnie z podpisaną przez Prezydenta RP w maju 2011 r. Ustawą o systemie informacji medycznej, nakłada na placówki służby zdrowia obowiązek informatyzacji dokumentacji medycznej od 1 sierpnia 2014 r. Będą one także zobowiązane do udostępnienia swoim pacjentom możliwości rejestracji na wizyty i badania oraz dostępu do własnej dokumentacji za pośrednictwem internetu.

Niechęć i obawy
Trzeba przyznać, że duża część lekarzy i pielęgniarek podchodzi do tego projektu bardzo niechętnie. Najczęściej wymienianym argumentem przeciwko wdrażaniu elektronicznej dokumentacji medycznej jest konieczność obsługi nieznanego, skomplikowanego programu, co może być uciążliwe dla personelu. Jak komentuje Przemysław Lepiarz z firmy ALPOL – rozwiązania IT, zajmującej się wdrażaniem oprogramowania dla placówek medycznych iMed24: Firmy, projektujące specjalistyczne oprogramowanie dla potrzeb medycyny doskonale zdają sobie sprawę z tego, jakie obawy może budzić korzystanie z rozwiązań IT. Dlatego też dokładają one najwyższych starań, by tworzone programy były proste i intuicyjne w obsłudze nawet dla osób nie korzystających na co dzień z komputera i nie wymagały długich szkoleń.

Zupełnie innym problemem jest brak podstawowych umiejętności obsługi komputera – posługiwania się myszką i klawiaturą czy pracy w środowisku Windows. W takim przypadku należy pamiętać o konieczności przeprowadzenia dodatkowych szkoleń w zakresie elementarnej obsługi komputera u części personelu.

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczną dokumentację medyczną już teraz?
Do momentu, w którym informatyzacja dokumentacji medycznej stanie się prawnie narzuconym obowiązkiem placówek zostało jeszcze prawie 3 lata, a mimo to wiele jednostek decyduje się na wprowadzenie nowoczesnych technologii już teraz. Dlaczego? Istnieje wiele powodów, przemawiających za wdrożeniem oprogramowania dla medycyny. Postaram się wymienić najważniejsze z nich.

1. Przyspieszenie wymiany informacji
Szybka wymiana informacji w branży medycznej to wartość kluczowa. Elektroniczna dokumentacja medyczna zapewnia błyskawiczny dostęp do historii choroby pacjenta o każdej porze dnia i nocy, bez konieczności wizyt w archiwum i czasochłonnego przeglądania dokumentacji papierowej. Pozwala to lekarzom i pielęgniarkom na stałe monitorowanie zdrowia pacjenta, również podczas wizyt domowych (profesjonalne oprogramowanie dla medycyny powinno posiadać funkcjonalności umożliwiające pracę zdalną).

Dzięki elektronicznej formie dokumentacji lekarze posiadają możliwość przekazywania sobie historii chorób wraz z załącznikami (np. wynikami badań), mając przy tym pewność, że odczytanie informacji przez innego specjalistę nie będzie stanowiło problemu, co w przypadku dokumentów wypełnianych ręcznie zdarza się dość często. Posiadanie dokładniejszych i pewniejszych danych na temat choroby pacjenta pomaga zwiększyć precyzję diagnoz.

Dodatkowym ułatwieniem jest możliwość korzystania z gotowych formularzy (np. kart pacjenta, recept) oraz tworzenia własnych. Taka funkcjonalność pozwala na przyspieszenie procesu wypełniania dokumentacji i dostosowanie jej do własnych potrzeb, z zachowaniem zgodności z procedurami.

2. Poprawa jakości obsługi pacjenta
Brak rejonizacji sprawia, że lekarze, przychodnie i sieci placówek medycznych, konkurując o pacjentów, muszą starać się zapewniać jak najlepszą obsługę. Zastosowanie specjalistycznego oprogramowania pomaga podnieść poziom oferowanych usług i, dzięki temu, przyciągnąć klientów. Pośród wielu udogodnień, udostępnianych pacjentom, na szczególną uwagę zasługuje możliwość samodzielnego rejestrowania się na wizyty i badania oraz dostęp do własnej dokumentacji medycznej przez internet.

Pacjenci nie muszą tracić czasu na osobiste załatwianie w placówce spraw, które niekoniecznie wymagają ich obecności, mogą również na bieżąco kontrolować swoje wyniki badań. Sprawniejszy obieg dokumentów wśród lekarzy oraz przyspieszenie rejestracji w placówce również wpływają na zwiększenie satysfakcji pacjenta.

3. Zmniejszenie wydatków na utrzymywanie archiwum, zwiększenie bezpieczeństwa
Prowadzenie dokumentacji medycznej w wersji elektronicznej pozwala na stopniową eliminację dokumentacji papierowej, której przechowywanie jest nie tylko uciążliwe, ale i kosztowne. Konieczność archiwizacji dokumentów przez 20 lat sprawia, że placówki medyczne są zmuszone do wypełniania kolejnych szaf pełnych papierów, które (szczególnie w przypadku przychodni bądź sieci przychodni) zajmują ogromną powierzchnię magazynową.

Informatyzacja dokumentacji zapewnia także zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych danych. Profesjonalne rozwiązania IT przeznaczone do obsługi jednostek medycznych posiadają funkcję automatycznego tworzenie kopii bezpieczeństwa (system back-up’u). W przypadku utraty danych spowodowanej np. pożarem czy kradzieżą serwera, kopia bezpieczeństwa gwarantuje natychmiastowe odzyskanie zapisanych w systemie informacji. Co ważne, dostęp do danych mają tylko osoby upoważnione, posiadające prywatny klucz szyfrujący.

4. Obsługa rozliczeń z NFZ
Oprogramowanie przeznaczone dla potrzeb medycyny powinno zapewniać placówce pełną obsługę sprawozdawczo-rozliczeniową z NFZ. Wprowadzanie danych do systemu (informacje o rozpoznaniach, wykonanych procedurach i wystawionych skierowaniach), obsługa sprawozdawczości AOS oraz sprawozdawczości POZ powinny być zaprojektowane w taki sposób, by personel medyczny miał możliwość przesyłania do NFZ wszystkich wymaganych dokumentów – rozliczeń wizyt czy deklaracji POZ.

Obsługa rozliczeń z NFZ eliminuje konieczność powtórnej pracy personelu w placówkach, które takich rozliczeń dokonują, co zmniejsza koszty utrzymania jednostki. Wygodną funkcjonalnością jest również automatyczne generowanie zestawień statystycznych.

5. Pewność zgodności z przepisami
Wybierając system do obsługi jednostki medycznej koniecznie należy upewnić się, że posiada ono certyfikaty, potwierdzające zgodność z obowiązującymi przepisami oraz procedurami, określanymi przez Ministerstwo Zdrowia. Takie certyfikaty są dla placówek gwarancją tego, że prowadzona przez nich dokumentacja spełnia wszystkie nałożone na nich wymogi. Warto również sprawdzić, czy program daje możliwość stosowania bezpłatnego niekwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Wbrew powszechnie panującemu mylnemu przekonaniu, bezpłatny niekwalifikowany (czyli generowany samodzielnie bez konieczności poświadczania certyfikatem) podpis elektroniczny może być stosowany do zatwierdzania dokumentacji wewnętrznej (przetwarzanej wewnętrznie przez zakład opieki zdrowotnej), co potwierdza rozporządzenie Ministra Zdrowia z dn. 21 grudnia 2006 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania.

Tylko w przypadku dokumentacji zewnętrznej (udostępnianej poza jednostkę medyczną) przepisy wymagają stosowania płatnego podpisu kwalifikowanego. Warto jednak zauważyć, że w takich sytuacjach dokumenty można po prostu wydrukować i poświadczyć odręcznym podpisem.

6. Niższe koszty
Pozostaje jeszcze jedna przyziemna, ale jednak istotna sprawa: cena. Dopóki informatyzacja dokumentacji nie jest obowiązkiem, a jedynie możliwością, z której mogą skorzystać placówki, cena oprogramowania będzie dużo niższa niż w momencie, gdy jednostki medyczne będą już zobligowane do jej wprowadzenia. W tym momencie to firmy oferujące rozwiązania IT dla medycyny poszukują klientów, stopniowo jednak ta sytuacja zaczyna się zmieniać. Gdy podaż zacznie się zwiększać, ceny natychmiast wzrosną.

A co z dokumentacją archiwalną?
Wprowadzając elektroniczną dokumentację medyczną warto zadbać o wprowadzenie do systemu dokumentacji archiwalnej. W ten sposób lekarze będą mieć dostęp do wszystkich aktualnych i historycznych informacji na temat pacjenta z poziomu jednego programu, co dodatkowo usprawni ich pracę. Należy jednak pamiętać o tym, że zgodnie z przepisami fakt zeskanowania archiwalnych dokumentów i załączenia ich do systemu nie zwalnia z konieczności przechowywania oryginałów.

Wielu lekarzy przed wdrożeniem elektronicznej dokumentacji odstrasza właśnie konieczność przeniesienia posiadanej już dokumentacji. Sama myśl o przepisywaniu czy skanowaniu danych zapisywanych przez np. 30 lat przyprawia ich o ból głowy. Odsuwanie momentu przeniesienia dokumentacji w czasie nie jest jednak dobrym wyjściem – im później zostanie to zrealizowane, tym więcej pracy będzie wymagało. Jeżeli wdrożenie systemu IT odbędzie się dopiero w momencie, gdy będzie to obowiązkowe – tuż przed 1 sierpnia 2014 – do przeniesienia będzie nie 30 lat danych, a 33. Biorąc pod uwagę rosnące koszty pracy, większa ilość danych wprowadzana do systemu w późniejszym czasie oznacza zdecydowanie wyższe nakłady pieniężne.

Podsumowanie
Systemy IT dla medycyny pomagają podwyższyć jakość obsługi chorych i przyciągnąć kolejnych pacjentów, dzięki czemu placówka zyskuje większe szanse rozwoju. Wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej już dziś gwarantuje spore oszczędności – nie tylko dzięki tańszemu oprogramowaniu i zmniejszeniu kosztów archiwizacji, ale głównie dzięki usprawnieniu pracy i zwiększeniu wydajności personelu poprzez automatyzację wielu codziennych czynności.

Nadesłał: D.Kusak