To pytania, które w obecnej sytuacji zadaje sobie praktycznie każdy przedsiębiorca. W obliczu nagłej fali zmian dotyczących właściwie każdej dziedziny życia, wielu przedsiębiorców może mieć trudności z odnalezieniem się w tej „nowej normalności”. Z wszechotaczającego szumu informacyjnego warto odsiać informacje, które w istotny sposób mogą wesprzeć prowadzenie biznesu w tych niecodziennych okolicznościach. Pomaga z tym spojrzenie na przedsiębiorstwo z szerszej perspektywy - nie tylko z punktu widzenia przepisów i zasad, ale też z perspektywy pracownika, pracodawcy i ludzkich emocji.

Umowy i relacje biznesowe

W związku z obecną sytuacją wiele firm doświadcza lub wkrótce doświadczy sytuacji, w której wykonanie zobowiązań kontraktowych stanie się bardzo trudne lub nawet niemożliwe. Należy wówczas zastanowić się nad zastosowaniem rozwiązań już teraz dostępnych na gruncie obowiązujących przepisów prawa, które może podjąć przedsiębiorca zmagający się z wykonaniem obowiązków umownych. 

Standardowym postanowieniem powszechnie włączanym do różnego rodzaju umów jest klauzula siły wyższej. Istotą tego zapisu jest zastrzeżenie, że strona nie odpowiada za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy, które zostało spowodowane działaniem siły wyższej lub w inny sposób ogranicza jej odpowiedzialność kontraktową w tym zakresie. Stan epidemii wywołuje szereg daleko idących, bezpośrednich konsekwencji prawnych, lecz równocześnie w istotny sposób wzmacnia legitymację do powołania się na zawartą w umowie klauzulę siły wyższej. Co prawda siła wyższa jest pojęciem używanym na gruncie polskiego prawa, lecz nie ma ogólnego przepisu w Kodeksie cywilnym, który przewidywałby ograniczenie odpowiedzialności umownej z uwagi na działanie siły wyższej. Należy przy tym pamiętać, że odpowiedzialność kontraktowa oparta jest na zasadzie domniemania winy, a ciężar udowodnienia, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest następstwem siły wyższej, spoczywa na stronie niewykonującej zobowiązania.

W sytuacji, gdy w umowie nie ma klauzuli siły wyższej, należałoby się̨ zastanowić nad alternatywnymi instrumentami, w tym nad tzw. klauzulą rebus sic stantibus z art. 3571 Kodeksu cywilnego. Przepis ten pozwala na zmianę sposobu wykonania świadczenia, jego wysokości lub nawet na rozwiązanie umowy, jeśli spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy. 

Kolejnym etapem może być podjęcie przez strony, w dobrej wierze, negocjacji w celu odpowiedniej zmiany stosunku umownego. Ostatecznie w razie przedłużającego się działania siły wyższej (np. dłużej niż 90 dni), każdej ze stron może przysługiwać, zgodnie z umową, prawo do jednostronnego rozwiązania umowy. Rozpoczęcie rozmów na wczesnym etapie działania siły wyższej może ograniczyć rozmiar ewentualnych szkód, a być może także zwiększyć szansę na utrzymanie relacji kontraktowej.

- Dokonując analizy prawnej i biznesowej powinniśmy odpowiedzieć sobie na kluczowe pytanie: czy powinniśmy rozwiązywać umowę, czy też jest być może perspektywa, aby zawalczyć o utrzymanie dobrych stosunków z kontrahentem. Nadchodzący kryzys kiedyś się skończy i wartość utrzymanej relacji biznesowej może być wówczas trudna do przecenienia. Niewykluczone, że rozsądniejszym rozwiązaniem byłoby jednak podjęcie trudu renegocjacji warunków umownych – podsumowuje Przemysław Walasek, partner w Taylor Wessing.

Umowy kredytowe, umowy najmu i inne zobowiązania umowne

- Większość podmiotów gospodarczych w prowadzeniu codziennej działalności korzysta z różnego rodzaju kredytów i to właśnie obsługa tych zobowiązań w sytuacji, z którą się dziś mierzymy, stanowi jedno z największych wyzwań i zagrożeń dla bytu i funkcjonowania firm - mówi Grażyna Kuźma, partner w Taylor Wessing.

Ustawodawca wyszedł naprzeciw przedsiębiorcom, którzy w związku z pandemią COVID-19 znaleźli się w trudnej sytuacji finansowej związanej z terminową spłatą zobowiązań wobec banków. Obecnie mogą oni się zwrócić do banku o restrukturyzację kredytu i rozpocząć negocjacje. W konsekwencji, konieczna będzie zmiana umowy kredytowej, zmiany w harmonogramie spłat, ustanowienie dodatkowego zabezpieczenia dla banku. W związku z czekającym kryzysem, te wszystkie działania mają na celu uniknięcie stawiania kredytów w stan wymagalności. 

Banki jednak nie mogą dowolnie zmieniać warunków umowy, harmonogramów spłat, sposobu zabezpieczeń itd., w sposób dowolny. W tym celu potrzebne są rozwiązania instytucjonalne. Te rozwiązania przynosi tzw. Tarcza antykryzysowa. Ustawa przewiduje możliwość zmiany umów kredytowych i terminów spłat kredytów bankowych bez powtórnego badania zdolności kredytowej. W normalnej sytuacji, każda zmiana wymaga ponownego badania zdolności kredytobiorcy. Ustawodawca zdecydował w tej wyjątkowej sytuacji na odstąpienie od tego wymogu. Bank może dokonać zmiany określonych warunków w umowie i terminów spłaty. Taka możliwość została jednak zagwarantowana tylko dla kredytów udzielonych przed dniem 8 marca 2020 roku mikro-przedsiębiorcom, małym i średnim przedsiębiorcom. 

Ustawa przewiduje także uzyskanie pomocy ze strony Banku Gospodarstwa Krajowego w realizacji zobowiązań wynikających z umowy kredytowej lub uzyskania dodatkowego finansowania. BGK jest upoważniony do udzielania gwarancji i poręczeń nieprzekraczających 80% pobranego kredytu. Ta pomoc jest przeznaczona dla większych przedsiębiorstw. Ustawa przewiduje również pomoc ze strony Polskiego Funduszu Rozwoju, który na podstawie wniosków będzie udzielał gwarancji, nabywał udziały i akcje. Czy są to rozwiązania wystarczające? 

- Z pewnością w tym trudnym czasie pozwoli to zapewnić firmom oddech finansowy i będzie dla nich odciążeniem. Chodzi o to, żeby utrzymać funkcjonowanie jak największej ilości przedsiębiorstw, a wiele z nich do funkcjonowania potrzebuje finansowania zewnętrznego - dodaje ekspertka.

Co z umowami najmu? Tarcza w obecnym kształcie spotkała się z krytyką fachowców i obserwatorów życia gospodarczego, w związku z tym, że ustawodawca ogranicza swoje działania do obiektów o powierzchni powyżej 2000 m2, które w okresie obowiązywania ustawy były objęte zakazem prowadzenia działalności. Wszystkie zobowiązania z umów najmu i innych o podobnych charakterze ex lege „wygasają”. Najemca, który chce skorzystać z możliwości zawieszenia zobowiązań wynikających z umowy najmu, powinien w ciągu trzech miesięcy od ustania pandemii zwrócić się z wnioskiem do wynajmującego o przedłużenie umowy najmu na dotychczasowych warunkach o następne sześć miesięcy. 

- Wszyscy zastanawiają się, w jaki sposób będzie to realizowane w praktyce. Ustawodawca nie jest w stanie rozwiązać wszystkich problemów, na razie postanowił „zamrozić” sytuację przerzucając cały ciężar na właścicieli obiektów i niestety tylko pozornie odciążając niepewnych swojej przyszłości najemców. Trzeba przy tym pamiętać, że właściciele obiektów w większości mają zobowiązania kredytowe wobec banków – podmiotów finansujących budowę tych obiektów, a co się z tym wiąże harmonogramy spłat kredytów. Jest to system naczyń połączonych. Z pewnością pojawi się wiele konfliktów i napięć. Potrzebne są rozwiązania systemowe, które mam nadzieję już są przez rząd przygotowywane.  Wszystkim zarówno wynajmującym jak i najemcom oraz podmiotom finansującym rekomendujemy, żeby problemy wynikające z obecnej sytuacji, starać się rozwiązywać za pomocą negocjacji i innych polubownych metod pozasądowych – podsumowuje mec. Grażyna Kuźma.

Rozwiązywanie sporów czasach pandemii

W okresie epidemii zawieszono możliwość przeprowadzania rozpraw w czasie posiedzeń jawnych, również zawieszono bieg terminów procesowych i sądowych. Nie oznacza to, że nic w sądach się nie dzieje. Rozpatrywane są tzw. sprawy pilne. Co mogą w tej sytuacji zrobić przedsiębiorcy? Eksperci zwracają uwagę, że obecne czasy dają duże możliwości dla korzystania z narzędzi ADR, w szczególności mediacji gospodarczej, która może być przeprowadzana również przy użyciu elektronicznych środków komunikacji.

Aby skorzystać z mediacji nie jest potrzebna specjalna regulacja umowna pomiędzy stronami. Mediacja może się odbyć także bez szczególnego skierowania sądu, kiedy to strony same decydują się na przeprowadzenie mediacji przez niezależnego, wybranego przez nich mediatora czy też niezależny, wyspecjalizowany ośrodek mediacyjny (tzw. mediacja prywatna) taki jak np. Międzynarodowe Centrum Mediacji przy Izbach Gospodarczych (www.mcm.org.pl). 

- Mediacja, zwłaszcza dziś, przeżywa renesans i daje ogromne szanse przedsiębiorcom, aby przejść przez kryzys np. renegocjować kontrakty, utrzymać relację biznesową - mówi dr Ewelina Stobiecka, partner zarządzający w Taylor Wessing, koordynator Międzynarodowego Centrum Mediacji, autorka bloga www.polubownie.eu.

Mediacja to bardzo odformalizowana metoda rozwiązywania sporu w biznesie, która jest kilkukrotnie tańsza niż proces sądowy czy postępowanie arbitrażowe. Mediacja może być także prowadzona za pomocą różnych środków porozumiewania się na odległość (w drodze wideo- czy telekonferencji, a nawet pisemnie on-line). Do mediacji z udziałem mediatora może dojść bez bezpośredniego kontaktu stron, a więc - aktualnie - bez zagrożenia dla ich zdrowia.

- Co ważne, gdy sądy zaczną znowu normalnie funkcjonować, każda ugoda zawarta przed mediatorem może zostać zatwierdzona przez sąd i staje się tytułem egzekucyjnym, a więc zyskuje walor i moc prawną wyroku sądowego - dodaje ekspertka.

Walne zgromadzenia/zgromadzenia wspólników oraz posiedzenia rad nadzorczych i zarządów online lub przez pełnomocnika

W związku z pojawieniem się nietypowej dla prowadzenia codziennej działalności sytuacji związanej z pandemią COVID-19 spółki oraz ich organy zderzyły się z zupełnie nową rzeczywistością. Jednak nawet nadzwyczajna sytuacja nie zwalnia z szeregu obowiązków przewidzianych w przepisach takich jak: zatwierdzenie zamknięcia roku obrotowego, sprawozdań finansowych czy innych czynności wymagających aktywności walnego zgromadzenia lub zgromadzenia wspólników. 

Wszyscy starają się przystosować do nowej rzeczywistości. Istotnymi ułatwieniami, które wprowadził ustawodawca są zmiany przepisów ksh rozszerzające możliwość korzystania z elektronicznych środków komunikacji w celu przeprowadzenia walnego zgromadzenia (zgromadzenia wspólników) ze zdalnym uczestnictwem akcjonariuszy (udziałowców) i członków organów, zdalnego odbywania posiedzeń rad nadzorczych i zarządów, a także możliwość głosowania za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej lub pełnomocnika tzw. proxy voting.

Korzystanie z rozwiniętych systemów odbywania walnych zgromadzeń, z zapewnieniem uczestniczenia w nich akcjonariuszy i wykonywania przez nich głosów, może być nie tylko bardzo kosztowne, ale narażone na istotne ryzyko wystąpienia zakłóceń w funkcjonowaniu sieci, opóźnień w przesyłaniu informacji czy przeciążenia systemu komputerowego administrującego posiedzeniem walnego zgromadzenia. Dodatkowo pojawić się może ryzyko ataków „hackerskich”, które mogą zakłócić przebieg walnego zgromadzenia lub wypaczyć jego rezultaty.

- W obecnej sytuacji, niemal powszechnego zapotrzebowania na możliwość zdalnego odbywania zgromadzeń, wydaje się wskazane, aby umożliwić akcjonariuszom (wspólnikom) uczestnictwo w walnym zgromadzeniu (zgromadzeniu wspólników) i wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika, który nie jest pracownikiem spółki, ale któremu spółka zleca wykonanie walnego zgromadzenia (zgromadzenia wspólników) - mówi Andrzej Mikosz, partner w Taylor Wessing.

Jak może wyglądać proxy voting w przypadku walnego zgromadzenia bądź zgromadzenia wspólników w praktyce? Pełnomocnik obecny w kancelarii notarialnej, w siedzibie spółki, czy nawet w swojej kancelarii, w obecności notariusza wykonuje prawo głosu wszystkich akcjonariuszy/wspólników, którzy udzielili mu pełnomocnictwa. Przebieg walnego zgromadzenia, może być transmitowany i umożliwiać zarówno zdalną obecność członków organów (zarządu i rady nadzorczej), jak i zadawanie pytań przez akcjonariuszy, którzy udzielili pełnomocnictwa.

Rejestr akcjonariuszy

Powyższe rozwiązania w znaczący sposób ułatwiają spółkom funkcjonowanie w nowej rzeczywistości, eksperci zauważają jednak, że nie na wszystkich polach. Niestety nie uległy zmianom przepisy dotyczące obowiązku prowadzenia od 1 stycznia 2021 roku rejestru akcjonariuszy. Terminy nieubłaganie biegną. Należy mieć na uwadze, że jeszcze przed 30 czerwca 2020 spółka jest zobowiązana po raz pierwszy wezwać akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w spółce. Ponadto, w dalszym ciągu przed pierwszym wezwaniem akcjonariuszy walne zgromadzenie zobowiązane jest zatwierdzić wybór podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy i upoważnić zarząd do zawarcia umowy. 

- Jest to bardzo istotne, ponieważ ustawodawca przewiduje daleko idące konsekwencje po dniu 1 stycznia 2021, jeżeli chodzi o możliwość zarówno wykonywania praw z akcji jak i rozporządzania nimi. Szczególnie doniosłe konsekwencje mogą mieć miejsce w odniesieniu do niektórych rodzajów obciążeń ustanowionych na akcjach, które w dniu 1 stycznia 2021 r. utraciły swoją ważność. Sytuacja może być szczególnie trudna dla holdingów, kiedy kilku lub kilkunastu spółkom trzeba będzie organizować rejestr - stwierdza dr Jakub Pitera, partner w Taylor Wessing.

Perspektywa pracodawcy

Jak wyglądają nowe przepisy dotyczące pracodawców, dla których obecna sytuacja jest niewątpliwie bardzo trudna?

- Zmiana i niepewność w znaczący sposób dotykają pracodawców w obecnych czasach. Badania pokazują, że już połowa firm liczy się z tym, że niezbędna będzie redukcja etatów i zwolnienia pracowników. Rynek pracy praktycznie z dnia na dzień z rynku pracownika stał się rynkiem pracodawcy – mówi Krystian Stanasiuk, partner w Taylor Wessing.

Już 2 marca 2020 r. Sejm uchwalił ustawę o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (koronawirusa), innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Wprowadzane przez rząd rozwiązania pomocowe dla pracodawców mają na celu wsparcie pracodawców i ochronę miejsc pracy. Zakres zaproponowanej pomocy jest coraz szerszy, co pozwala wyrażać nadzieję, że okażą się one wystarczające do utrzymania etatów w przedsiębiorstwach najbardziej dotkniętych spadkami obrotów.

Nowe przepisy przewidują możliwość wydania pracownikowi polecenia wykonywania pracy zdalnej przez czas oznaczony. Pracownik ma obowiązek zastosować się do polecenia pracodawcy, sam nie może natomiast zdecydować, że będzie pracował zdalnie. W okresie wykonywania pracy zdalnej pracownik zachowuje pełne prawo do należnego mu wynagrodzenia. 

Dalsze instrumenty mające na celu zachowanie miejsc pracy, to zwolnienie małych firm z obowiązku płacenia składek ZUS przez trzy miesiące. O zwolnienie będą mogły się ubiegać nie tylko firmy, które prowadziły działalność na dzień 1 lutego, ale także te, które pomimo trudnej sytuacji na rynku, rozpoczęły działalność w lutym i w marcu. Ustawodawca przewidział zwolnienie w pełnym wymiarze dla przedsiębiorców, którzy zgłosili do ubezpieczeń mniej niż 10 ubezpieczonych oraz zwolnienie w wysokości 50% łącznej kwoty należności z tytułu składek dla przedsiębiorców zatrudniających od 10 do 49 ubezpieczonych. Kolejnym wsparciem, z którego może skorzystać przedsiębiorca są dofinansowania wynikające z przestoju ekonomicznego, a także dofinansowanie wynagrodzeń. Maksymalny okres dofinansowań to obecnie trzy miesiące. 

Pracodawca może też skorzystać z możliwości zmniejszenia etatów i zmniejszenia pensji lub z nieco mniej popularnego wsparcia - dofinansowania wynagrodzeń na podstawie umowy ze starostą. Pracodawca ma również możliwość wprowadzenia elastycznego czasu pracy. Pracownicy mogą wykonywać pracę dłużej, co jest odpowiednio kompensowane czasem wolnym w innych dniach.

- Co ważne, korzystając z tych dofinansowań przedsiębiorca nie będzie mógł w okresie otrzymywania wsparcia (aktualnie max. przez okres trzech miesięcy) zwolnić pracownika z przyczyn go niedotyczących, np. z powodu spadku obrotów - podkreśla Krystian Stanasiuk.

Jeśli chodzi o wypowiedzenia mając na uwadze ww. ryzyka związane ze zdalnym doręczaniem wypowiedzenia, warto rozważyć alternatywę w postaci doręczenia elektronicznego. Wymóg pisemnego wypowiedzenia umowy o pracę spełniać będzie bowiem także wypowiedzenie przesłane pracownikowi e-mailem, które jako załącznik zawiera wypowiedzenie umowy o pracę podpisane za pomocą certyfikowanego podpisu elektronicznego. Należy pamiętać, że dokument musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a nie być zwykłym skanem podpisu lub dokumentem opatrzonym zwykłym podpisem elektronicznym lub podpisanym za pomocą platformy EPUAP. 

Perspektywa członka zespołu tworzącego przedsiębiorstwo

Organizacje mają za zadanie utrzymać biznes. Wiadomo, że biznes bez ludzi nie istnieje. Stąd dużo wyzwań dla managerów na każdym poziomie w strukturze organizacyjnej. Praca online rządzi się swoimi prawami i wymaga nowych umiejętności, nie tylko technologicznych, ale także społecznych. Relacja nie jest bezpośrednia, fizyczna. Managerowie muszą uruchomić swoje jeszcze wyższe kompetencje takie, jak m.in. empatia, wnikliwe słuchanie, dopytywanie, sprawdzanie stanu emocjonalnego, budowanie jeszcze głębszego zaufania niż dotychczas, ustalanie z pracownikami, pytanie ich o zdanie lub opinię. Bycie wrażliwym obserwatorem w poprzednich warunkach pracy było wyzwaniem dla wielu, a co dopiero w epoce online. Trzeba być uważnym i rozsądnie podejmować decyzje dotyczące ludzi.

Czas pandemii jest czasem pełnym wyzwań. Trudno nam znaleźć swoją własną strategię radzenia sobie, bo nikt z nas w takich warunkach jeszcze nie funkcjonował. Niektórzy niespokojnie śledzą wszelkie doniesienia, polują na różnego rodzaju informacje, chcą być na bieżąco ze wszystkim co dotyczy Covid-19. Pozorna kontrola daje przewalczyć uczucie niepewności. Inni z kolei unikają jak mogą informacji, nie czytają, nie oglądają, nie komentują. Chcą się uwolnić w maksymalny sposób od terroru wiedzy, bo to im daje przestrzeń do funkcjonowania. Z kolei jest część osób, która pomaga, poszukuje wszelkich możliwych miejsc, gdzie można się udzielać, dawać siebie, wspierać innych. To potrzeba bycia ważnym i pomocnym, dzięki czemu człowiek staje się spokojniejszy - taki samarytanin w kryzysie. Są i tacy, którzy działają - typ zadaniowca. Żaden wirus ich nie pokona. Szukają, rozwiązują, wymyślają, działają. Nie mają czasu na ubolewanie i utyskiwanie. Traktują ten czas jak wyzwanie. Nie można oceniać żadnej z tych strategii, czy jest dobra czy zła. Jeżeli tylko pozwala utrzymać się na powierzchni, a nie zapaść się w sobie, to jest efektywna.

- Wszyscy znaleźliśmy się w sytuacji, która jest dla nas nowa, nieprzewidywalna, pełna emocji, utrudnień i nieoczekiwanej zmiany. Ale czy rzeczywiście coś, co jest pandemią/epidemią może być kategoryzowane jako zmiana, o której się uczyliśmy i którą umiemy zarządzać? Pewnie nie. I długo jeszcze będziemy się uczyć, jak funkcjonować w takich warunkach, by powrócić do normalności, czymkolwiek ta normalność jest dla nas wszystkich - tłumaczy Izabela Salicka, psycholog społeczny, mediator organizacyjny, facylitator dialogu.

Wnioski ekspertów

Wszystkie powyższe wnioski powstały podczas interdyscyplinarnego webinarium zorganizowanego przez kancelarię prawną Taylor Wessing. Webinar poprowadzili:

·       Grażyna Kuźma, radca prawny (prawo obrotu nieruchomościami, finansowanie nieruchomości) 

·       Izabela Salicka, psycholog społeczny, mediator organizacyjny, facylitator dialogu

·       dr Ewelina Stobiecka, radca prawny (rozwiązywanie sporów)

·       Krystian Stanasiuk, LL.M., radca prawny (prawo pracy)

·       Andrzej Mikosz, radca prawny (prawo spółek, M&A i rynki kapitałowe)

·       dr Jakub Pitera, radca prawny (prawo spółek, M&A i rynki kapitałowe)

·       Przemysław Walasek, LL.M., adwokat (ochrona własności intelektualnej, prawo umów)

Zapis webinaru „Przedsiębiorstwo wobec zbliżającego się kryzysu” dostępny jest pod linkiem:https://www.youtube.com/watch?v=BQhEXANtb9c&feature=youtu.be

Kancelaria Taylor Wessing przygotowała kompendium praktycznej wiedzy prawnej przeznaczone dla przedsiębiorców -COVID-19 Alert Book w wersji polskiej i angielskiej można pobrać ze strony:

https://www.taylorwessing.com/en/insights-and-events/insights/2020/04/covid-19-alert-book